ROI ve ROO: Olayların ve Toplantıların Değerinin Ölçülmesi

Etkinlik lojistik planlaması ve yürütülmesi söz konusu olduğunda, toplantı ve etkinlik planlayıcıları genellikle olay süreçlerini soğuk hissederler. Aynı zamanda, çoğu kuruluş şimdi çeşitli etkinlikler yoluyla temel unsurlarıyla bina ilişkilerinin değerini farkediyor. Meslek için iyi bir şey.

Bazı etkinlik planlayıcıları, bu aşamada rahatlama hissi uyandırır ve nihayet katkıları için daha üst düzey yönetici rolleri kazanmaları sağlanır.

Ancak birçok durumda, yalnızca büyük bir iş etkinliği planlamak ve yürütmek yeterli değildir. İş etkinlikleri, belirli bir amaç için en çok yatırım olarak görülüyor ve etkinlik planlayıcıları, programlarının değerinin nasıl ölçüleceğini anlamalıdır.

Yatırım getirisinin (ROI) ya da hedeflerin geri dönüşü için Olay ölçümü (ROO) bazı planlamacılar için yeni bir alan olabilir, ancak bir organizasyona katılımlarını ve genel katkısını arttırmaya yardımcı olacak çaba türüdür, Tony Lorenz, eski CMM, Chicago'da kurulu ProActive, Inc., Freeman Company'nin başkanı. ProActive, deneyimsel pazarlama hizmetlerine odaklanan stratejik ve etkinlik ajansıdır. Lorenz şu anda AlliedPRA'nın CEO'su.

Etkinlik Ölçüm Temelleri

Çoğu olay profesyoneli, programlarının ölçümünün organizasyondan organizata değişeceğini kabul eder. Bunun bir nedeni, iş modellerinin şirketler, dernekler, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğerleri arasında oldukça farklı olmasıdır.

Olay planlamacılarından olaylarını ölçmeleri beklenen bazı yollar nelerdir?

Bir organizasyonun bir organizasyonun finansal tarafında çalışması durumunda, olayın mali tasarruflara dayanarak ölçmesi beklenebilir. Örneğin, otel odalarında, toplantı yerinde, catering vb. Toplam müzakere edilen tasarruf miktarı nedir?

Bir organizasyonun bir organizasyonun iş tarafında çalışması durumunda odanın programın genel iş planına katkısı temelinde olayı ölçmesi beklenebilir. Örneğin, bir çok ürünün yer aldığı genel bir ürün tanıtımının parçası olarak bir seminer düzenlenmesi.

Ve neredeyse tüm etkinlik planlayıcıları, neyin yolunda gittiğini ve ileride nelerin geliştirilebileceğini eleştirel bir şekilde ele alacaktır. Etkinlik bütçe dahilinde mi yapıldı? Müşteri sonuçtan memnun muydı?

Ve her yaklaşım kesinlikle geçerli bir ölçüm şekli olsa da, yalnızca en taktiksel düzeyde ölçümlere odaklanma eğilimindedir. Etkinlik profesyonelleri bugün, etkinlik katkılarını daha stratejik hale getirmenin yollarını aramalılar.

Stratejik Olay Ölçümü

Lorenz, toplantı ROI'sinin iki farklı boyutta incelenebileceğini açıklar: kuruluş ve katılımcı seviyeleri:

Kuruluş, ROI'yi, tüm maliyetleri toplayıp tahmin edilen bir değere kıyaslayarak ROI'yi görüntüleyebilir kuruluş tarafından.Ve o zaman etkinliğin maddi faydalarını belirler. bir organizasyon seviyesinde ve katılımcı seviyede.
Katılımcı seviyesindeki ROI, bireysel seviyede ölçülebilir ve katılımcı bazında değeri tahmin edebilir.

ProActive, müşterileri olayları etkilemek için stratejik bir yaratıcı süreci takip etmelerini tavsiye eder ve Lorenz, tutumları ölçmeye odaklanır. Bu, büyük ölçekli etkinlikler için özellikle etkilidir:

Keşif. Plancıların, toplantı içeriğini, konuşmacılar vb. Nihai olarak tanımlamak için plancıların kilit paydaşları dahil edebilmesi için keşif işleminin başında ortaya çıkması gerekir. Planlayıcılar, hem organizasyonun organizasyonu hem de toplantı katılanlar için stratejik hedefleri tanımlayabilecek kilit paydaşları içermelidir. Bu, onlardan kısa, altı ila sekiz açık uçlu soru sormasını isteyerek elde edilebilir.
Etkinlik Öncesi Anket. Bu, toplantı veya etkinlik planlayıcısı tarafından ROI ve ROO için nicelleştirilebilir ölçütlerin tanımlandığı zamanlardır. Sorunlarını, endişelerini ve ihtiyaçlarını çoklu seviyelerde tanımlamak için davetlilerin geniş bir örneğini araştırın. Bu, planlamacıya, toplantıya katılanlar için ölçme kıyaslamalarını tanımlamada yardımcı olur.
Toplantı Öncesi Temel-7 Temel Çizelgesi. Bu adım, toplantı katılımcısının keşif sırasında tespit edilen maddelerle ilgili psikolojik ve davranışsal algılarını ölçer.

Duygular / tutumlar ("Ben istiyorum")
Beceriler / beceriler ("Yapabilirim")
Bilgi / Anlama ("Biliyorum")
Fikirler / algı ve düşünce
Niyetler / taahhüt ("Yapacağım")
Davranışlar ("Yapıyorum")
İş sonuçları / etkileri - ROI ("Teslim ediyorum")

Toplantı Dizaynı. Paydaş hedefleri ve katılanların algıları hakkında bir anlayışla, planlayıcılar şimdi toplantının ana hedeflerini ve bu mesajların nasıl sunulacağını tanımlayabilir. Ne tür sunumlar Program etkileşimli atölye çalışmalarını içermeli mi? Bir fuar katında katılımcıları eğitmek faydalı olacak mı? Mesajınızı iletmek ve güçlendirmek için hangi araçları kullanacaksınız? Konuşmacılar kimlerden oluşmalıdır?
Toplantı veya Olayı Tutun.
Olay Sonrası Anket / Kıyaslama. Olaydan sonra, programın keşif ve olay öncesi anket sonuçlarına dayanarak tanımlanan bu kriterlere ne kadar iyi ulaştığını ölçmek önemlidir. Program tutum, algı, inanç vb. Değişikliklerle sonuçlandı mı? Katılımcılar bu değişiklikler üzerinde hareket edecekler mi?
İzleme Faaliyet Etkisi. Stratejik ölçüm, katılımcı davranışlarını toplantıda uzun vadeli etkilere odaklanmayı gerektirir. Bu aynı zamanda programın maddi ve mali olmayan etkisini belirlemek için iyi bir zamandır.

Toplantı Ölçme Sürecini Optimize Etmeye Yönelik Öneriler

Lorenz, toplantı planlamacılarından olaylardaki dönüşlerini artırmalarına yardımcı olmak için altı yönerge sunmaktadır:

Toplantı öncesi / toplantı öncesi süreci uygulayın.
Psikolojik, davranışsal ve finansal boyutları ölçün.
Büyük, önemli toplantılar için ROI ölçümünü kullanın
Yıllık sonuçların ölçülmesi ve izlenmesi.
Profesyonel standartlar ve personel becerileri kurun.
Zamanla iyileştirme

Küçük Ölçekli Olayların Ölçümü Önerileri

Emin olun ki, bireysel bir program için resmi bir ölçüm programı büyük, pahalı olaylar için faydalı olacaktır. Ancak, yıl boyunca planlanan iş etkinliklerinin geri kalanı için - yıl boyunca planlanan yüzlerce küçük olaya olay ölçümleri uygulamak mümkün mü?

Elbette.

Lorenz, kuruluşların organizasyon için kritik olan beş veya altı kriter sorusunu belirlemelerini öneriyor. Ardından, olayların serisinin psikolojik, davranışsal veya finansal etki yaratıp bırakmadığını belirlemek için çeşitli olayları ölçün.

Sonuçları bir araya getirin. Örneğin, bir organizasyon, benzer kriterlere sahip farklı pazarlarda yıl boyunca 30 benzer etkinliğe sahip olursa, bu kesinlikle niteliksel ve niceliksel önlemler alabilir.

"Lorenz, başarıyı izole edin ve oradan önlemler alın" diye tavsiyede bulunur.

Organizasyonda yer alan kilit paydaşlar, bir etkinliğe veya bir dizi etkinlikle uğraşanların olayları planlamaya yardımcı olanlara ne kadar kredi verilmesi gerektiğini belirleyecekleri konusunda son söz söyleyecek.