Sonuç Veren Etkili Toplantıların Sağlanmasına Yönelik İpuçları

İnsanlar toplantılarda, toplantıların sonuçlarını sürekli kılmak, başarılı organizasyonlar için öncelik taşırlar. Toplantıları başarılı kılan eylemler toplantı öncesi, toplantı sırasında ve toplantı sonrası toplantı liderinin yönetimi gerektirir.

Bu toplantı yönetimi fırsatlarından herhangi birini ihmal ederseniz, toplantılarınız ve ekipleriniz yatırım yaptıktan sonra arzuladığınız meyvelere sahip olmayacaktır. Katılımcılarınıza beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlar elde etmelerini sağlamak için bu on iki toplantı yönetimi ipuçlarını kullanın.

Etkili Toplantıları Yapmak İçin Toplantı Öncesi Yapılması Gerekenler

Toplantı öncesi yapılan faaliyetler, toplantı sonuçlarının yerine getirilmesine zemin hazırlar. Gerekli tüm takipleri yapabilirsiniz ancak etkili bir toplantı planı başlatmak zorunda kalmazsanız, sonuçlarınız sizi hayal kırıklığına uğratacaktır. Bu ipuçları toplantıyı planlamanıza ve uygulamanıza yardımcı olacaktır.

Toplantıyı Planlama

Sonuç üreten etkin toplantılar, toplantı planlamasıyla başlar. Önce, toplantı planlamanıza yardımcı olması için diğer çalışanların olup olmadıklarını belirleyin. Ardından toplantıyı düzenleyerek neyi başaracağınızı kararlaştırın. Toplantınız için yapılabilir hedefler belirleyin.

Hazırladığınız hedefler etkili bir toplantı planının çerçevesini oluşturacaktır. Stephen Covey'nin Yüksek Etkili Kişilerin Yedi Alışkanlığı'nda , "Aklı bitimiyle başlayın" dediği gibi. Toplantı amacınız toplantı odağını, toplantı gündemini ve amacı gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz toplantı katılımcılarını belirleyecektir.

Toplantıya İhtiyacınız Var olduğundan emin olun

Toplantı planınızı geliştirdikten sonra, toplantıların belirlenen hedefleri gerçekleştirmek için uygun bir araç olduğundan emin olun. Bir toplantıyı planlamak ve bekletmek, katılanların zamanını hesaba kattığınızda pahalıdır, bu nedenle, bir toplantıyı sorunu çözmek, süreci iyileştirmek veya devam eden bir plan yapmak için en iyi fırsat olarak belirlemeye çalışın.

Toplantı hedeflerini bir e-posta tartışmasıyla veya şirket bülteni yoluyla bilgi dağıtarak ve talep ederek gerçekleştirebileceğinizi görebilirsiniz. Toplantının sizin için daha uygun olmasının yanı sıra toplantıya ihtiyaç duymadığından emin olun; gerçekten ihtiyaçlarını belirledikten sonra toplantı katılımcılarından daha iyi sonuçlar alırsınız.

Toplantıya Uygun Katılımın Sağlanması

Eğer bir toplantı, hedeflerinizi gerçekleştirmek için uygun araç ise, başarmak için toplantıya katılmak zorunda olan katılımcıları kontrol edin. Gerekli katılımcılar toplantıya katılmak için hazır bulunmalıdır.

Toplantıyı, kritik personel olmadan toplantıyı ertelemek yerine erteleyin. Bir delege önemli bir karar vericinin yerine gelirse, atanan personel üyesinin karar verme yetkisine sahip olduğundan veya toplantıyı erteleme yetkisine sahip olduğundan emin olun.

Toplantı Öncesinde Çalışmayı Önce Dağıtın ve Gözden Geçin

Toplantı kolaylaştırıcısı bir dizi broşür dağıtarak veya tartışmalar için bir Microsoft PowerPoint slaydını tasarlarken başladınız kaç toplantı yaptınız? Sinir bozucu? Emin ol. Toplantı, bir grup olarak okunarak, hedef başarı için çok verimli hale gelir.

Toplantı yapılması için belirtilen amaçlar karar verme ve sorulara cevap verme konusundayken bir grup okuma, insanların zamanının utanç verici bir israfıdır.

Gerçek toplantının öncesinde gerekli ön hazırlıkları yaparak toplantılarınızı en üretken hale getirebilir ve sonuçları sağlayabilirsiniz. Bir toplantıdan 48 saat önce çalışma öncesi, çizelgeler, grafikler ve okuma materyalleri sağlamak, toplantı başarısını etkilemektedir. Tahsis ettiğiniz hazırlık süresi ne kadar fazlaysa, toplantılarınız için daha iyi hazırlanmış kişiler olacaktır.

Toplantı hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olacak belgeler arasında, raporlar; veri, çizelgeler ve rekabetçi bilgilere, ay-to-date satışa ve üretim planlarına bağlantılar; Önemli tartışma noktalarını gösteren Microsoft PowerPoint slaytları; ve daha önceki veya ilgili toplantı ve projelerden tutanaklar, notlar ve takip toplantıları.

Katılımcının toplantı öncesi ön çalışmayı okuyacağı ciddi bir beklenti ile, zamanında dağıtılan bilgileri okumak için izlemeye başlayan bağlantılar bile, toplantıların başarılı olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Etkili Toplantıları Yapma Toplantısı Sırasında

Toplantı saatini etkin bir şekilde kullanmak konuyla ilgili coşku oluşturur. Katılımcılardan bağlılık ve başarı hissi verir. İnsanlar gündelik zorluklarından daha büyük bir şeyin bir parçası hissediyorlar. Bu nedenle, izleme aşamasını belirleyen, iyi organize edilmiş, aktif bir toplantı toplantı sonuçları üretecektir.

Etkili Toplantı Kolaylaştırma

Toplantı lideri toplantı katılımcıları arasında etkileşim için olumlu, üretken bir ton oluşturmaktadır. Etkili toplantının kolaylaştırılması, amaçların veya öngörülen sonuçların ve gündemin gözden geçirilmesiyle başlar. Kolaylaştırıcı, grup üyelerinin odaklanmış ve üretken kalmasına yardımcı olur.

Toplantı tasarımı ve gündem toplantı için bir çerçeve oluşturdu. Katılımcıları yoluna devam ettiren etkin bir kolaylaştırıcı, toplantıdan beklenen ve istenen sonuçların alınmasını sağlar.

Toplantı Öncesi İşi Kullanın

Toplantı öncesi verilen ön çalışma ve diğer bilgileri toplantı sırasında kullanın veya bunlara referans verin. Katılımcıların, arzulanan sonuçların yerine getirilmesi için ayrılmaz olan materyali gözden geçirmek için öne ihtiyaç duydukları zamanı harcama ihtiyacını güçlendirirsiniz.

Katılımcılarınız toplantılarınıza katılmadan önce hazırlanacak ve sonuçlarınız sağlam bir hazırlık ve liderliğe tanıklık edecektir. Hiç kimse hazırlıksız, ilgisiz veya takım arkadaşının gözünde katkıda bulunmak istemiyor.

Her Katılımcıyı Eylemlere Katmak

Her çalışma grubunun, toplantılara katılan çeşitli kişilikleri vardır. Sessiz iş arkadaşlarınız ve her platforma egemen olmaya çalışan insanlar var. Toplantıyı kolaylaştırmak veya katılmakla birlikte, her bir katılımcıyı toplantı hedeflerinin gerçekleştirilmesine dahil etmeniz gerekir.

Bu, her katılımcının toplantı konusuna ve takipte yatırılmasını sağlar. Herkesin tepeden inmeye çalıştığı baskın bir çalışandan daha fazla sonuç alacaksınız.

Etkili Bir Toplantı Takip Planı Oluşturun

Toplantı sırasında, aksiyon maddeleri ile bir takip planı yapın. Etkili planlar aşağıdakileri içerir.

• Eylem maddesinin başarısını "taahhüt" taahhüdünde bulunan kişinin adı olan
• , eylem maddesinin son tarihi olan
• ve
• tamamlamayı neyin oluşturduğuna dair bir anlaşma içeren belirli eylem maddesi eylem maddesinin.

Gerekli sonuçları verecek öğeleri gerçekleştirmeye çalıştıklarında gerçek hayat senaryolarını ve ekip üyelerinin karşılaşabileceği başarısızlık engellerini tartışın. Katılımcılar katılırken, gerekirse bir sonraki toplantı için bir zaman belirleyin.

Toplantıdan Sonra Etkili Toplantılar Yapma

Toplantı öncesi ve toplantılardaki eylem ve planlama, beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olmakta büyük rol oynamaktadır. Toplantıyı takip eden eylemleriniz de bu kadar önemlidir. Bir sonraki planlı toplantıdaki izlem sonuçların alınması için yeterli bir yatırım değildir.

Toplantı Tutanağı Yayınla

Dakikalarınızı ve eylem planınızı 24 saat içinde yayınlayarak başlayın. İnsanlar, hemen aksiyon öğelerine başladıklarında, sonuçlara en etkili şekilde katkıda bulunacaklardır. Seçim için toplantı, tartışma ve mantığa dair yeni bir anı var.

Hala hevesli ve hazır olmaya devam ediyorlar. Çoğu kişi, tutanaklarla baş etmeye başlamadan önce tutanakların gelmesini beklediğinden, dakika dağılımında gecikme sonuçlarına zarar verecektir.

Etkili Toplantı Takip Etme

Son başvuru tarihlerine saygı duymak ve takip etmek, toplantılarınızdan sonuç almanıza yardımcı olacaktır. Son başvuru tarihi toplantı sırasında kuruldu. Toplantının ardından, bir eylem maddesine sahip her kişi, taahhütlerinin kişisel başarıları için bir plan yapmalıdır.

Adımlarını planlayanlara yazdıkları, görevleri başka bir personele devrettikleri ya da görevi tamamladıklarından bağımsız olarak, birey izlemeden sorumludur.

Toplantı plancısı da öyle. Toplantının sonuçlarını, toplantılar arasında yarı yolda bir eylem öğesi olan her bir kişiyi izleyerek geliştirebilirsiniz. Amacınız ilerlemeyi kontrol etmek ve görevlerin devam etmesini sağlamaktır. Unutmayın ki, sorduğunuz şey tamamlanmış olur.

Bir sonraki toplantıda İzlemenin Hesap Verebilirliği

Her katılımcının neden gruba bağlılıklarını başaramadıklarını söyleyen bir takip toplantısına katıldınız mı? Sonuç acımaksızdır. Sonuçlar için hesap verebilirlik normunu veya geleneklerini oluşturmak, toplantı döngününün başında başlar.

Kolaylaştırıcılar tarafından toplantılar arasında orta yol takipleri yapılmaktadır, ancak grup taahhütlerini kabul edilemez kılmak için başarısız olmalı. Bir sonraki toplantıda ilerleme ve sonuçlar hakkında rapor verin ve hepsinin başarıyla tamamlanmasını bekleyin.Alternatif olarak ilerlemeyi bir sonraki toplantıda kontrol edin ve ilerleme kaydedecek gerçek bir barikat varsa ilerlemeyi belirleyin.

Sürekli İyileştirme Toplantısı Süreci'ne bilgi verin

Her toplantıyı dinleme uygulaması, sürekli iyileştirme için güçlü bir araçtır. Katılımcılar, mevcut toplantı süreci hakkında neyin etkili veya etkisiz olduğunu tartışıyorlar. Ayrıca, grubun toplantı tutan konuyla ilgili ilerlemeyi tartışıyorlar.

Başarılı ekipler, bir başka düzeye sürekli iyileştirme yaparak, tüm projelerini ve sonuçları yaratmanın ne kadar etkili bir şekilde yönetildiğini belirleme süreci hakkında bilgi verir. Gelecek toplantılar değerlendirmeyi yansıtmaktadır. Toplantılar, organizasyon sonuçları oluşturmak için daha etkin bir araç olarak gelişir.

Sonuç

Sonuçlar, iyi planlanmış ve uygulanmış toplantılardan ulaşılabilir ve tahmin edilebilir. Toplantıya katılanların toplantılara yatırım yaptıkları zamandan beklenen, olumlu ve yapıcı sonuçlar elde etmesini sağlamak için bu on iki öneriyi uygulayın. Kuruluşunuz başarılarınızı ödüllendirecek ve bu etkili toplantı ipuçlarını kullandığınızda iş arkadaşlarınız sizi sevecek.