Satınalma Performansının Ölçülmesi

Satın alma departmanı ekonomik krizde tedarik zincirinde giderek daha önemli bir rol oynadığından satın alma performansını ölçmek önemlidir.

Hammadde ve hizmetlerin maliyetinde bir azalma, şirketlerin iş kazanmak için bitmiş ürünlerin fiyatını rekabetçi bir şekilde pazarlamalarına izin verebilir. Herhangi bir satın alma departmanının başarısının belirgin bir performans ölçütü, şirket tarafından tasarruf edilen para miktarıdır.

Bununla birlikte, işletmelerin satın alma performansını ölçerken kullanabilecekleri bir dizi performans ölçümü vardır. Bunlar arasında şunlar sayılabilir:

• Satınalma Verimliliği
• Satın Alma Etkinliği
• Satınalma İşlevsellikleri
• Performans Ölçümleri

Satın Alma Verimliliği

İdari masraflar, satın alma verimliliğini ölçmek için temel oluştururlar. Bu performans ölçümü, departmanın satın aldığı satın alınan ürünlerin miktarı ile ilgili değildir.

Ölçüm, satın alma departmanının departman için bütçeye karşı gerçekleştirmesi beklenen etkinliklerde ne kadar iyi performans gösterdiğiyle ilgilidir.

Satın alma maliyetleri bütçe dahilinde ise, satın alma departmanının etkinliği beklentileri aşacaktır. Eğer departman bütçeden fazla fon kullanıyorsa satın alma işlevi verimli değildir.

Satın Alma Etkililiği

Satın alma departmanının bir kalem için ödedikleri fiyat mutlaka satın alma performansının iyi bir ölçüsü değildir.

Bir öğenin fiyatı, piyasa koşulları, mevcudiyeti ve diğer talep baskısı nedeniyle dalgalanabilir. Bu nedenle, satın alma departmanı fiyatı denetleyemeyebilir. Satın alma etkinliğini değerlendiren popüler bir yöntem, envanter devir oranlarını gözden geçirmektir. Oran, dönem boyunca, envanterin kullanıldığı veya döndürülmüş olduğu ortalama sayısını ölçer.

Envanterin likiditesini ölçmek için kullanılan oran. Bununla birlikte, hisse senetlerine sahip olmakla ilgili mevsimlik gerekliliklerin bu ölçümün yanlış olabileceğinden, bu satın alım etkinliğini her zaman önemli bir ölçüt değildir.

Satınalma İşlevsellikleri

Satın alma performansı, satın alma işlevinin işlevsel gerekliliklerine göre ölçülebilir.

Bölümün temel işlevi, mümkün olan en düşük maliyetle istenilen zamanda doğru öğeyi sağlamaktır. Performans ölçümü bu unsurları hesaba katabilir ancak tedarikçi kararlılığı, malzeme kalitesi sorunları ve tedarikçi indirimleri ile ilgili faktörleri dikkate almaz.

Performans Ölçümleri

Satın alma fonksiyonunun performansı çeşitli ölçümler kullanılarak ölçülebilir.

Bir şirket bu etkinlik ölçümlerinden hangilerinin satın alma departmanının performansıyla alakalı olduğuna karar verebilir. Ölçümler şunları içerebilir:

• Maliyet Tasarrufu. Satınalma departmanı, daha önce yapmış olanlardan daha düşük bir fiyatla bir ürün tedarik ederse, maliyet tasarrufu yapar. Bu, yeni bir tedarikçi bulunduğunda, daha ucuz maliyetli bir yedek parça kullanıldığında, satıcı ile yeni bir sözleşme imzalandığında, daha ucuz bir ulaşım yönteminde bulunulduğunda veya satın alma departmanının mevcut tedarikçi ile daha düşük bir fiyat anlaşması yapması durumunda oluşabilir.
• Artan Kalite. Bir öğenin kalitesi farklı bir tedarikçi kullanarak veya mevcut tedarikçi ile müzakere ederek iyileştirildiğinde, iyileştirme atık veya üretim kaynaklarının azaltılmasına yansıyacaktır.
• Satın Alma İyileştirmeleri. Satın alma bölümünde kullanılan yöntemdeki verimlilik etkinliği artıracaktır. Bunlara EDI, e-satınalma sistemleri, satıcının yönettiği envanter ve makbuz süreçlerinde ödeme dahildir.
• Ulaştırma İyileştirmeleri. Bir satın alma departmanı, satıcıdan üretim tesislerine ürün taşıma maliyetini düşürmek için bir taşıyıcı veya taşıyıcılarla pazarlık yaparken öğenin birim maliyeti düşürülecektir. Bu maliyet tasarrufu etkinlik ölçümü olarak kullanılabilir.

Satın Alma Performansı

Satın alma performansı üzerine bir dizi çalışma yapılmış ve sonuçlar, her satın alma departmanını kapsayacak bir yöntem bulunmadığını kaydetmiştir.

Bununla birlikte, performansı değerlendirirken ortak olarak görülen bazı kilit önlemler bulunmaktadır. Yani, maliyet tasarrufu, tedarikçi kalitesi, teslimat metrikleri, fiyat etkinliği ve envanter akışı.

Bu önemli önlemlerin ortak olmasına rağmen, bu tedbirlere verilen ağırlık hiçbir şekilde tekdüze değildir ve sektörler ve işletmeler arasında değişir. Buna ek olarak, bu önlemlerin bir satın alma biriminin genel etkinliği için önemi zamanla değişecek ve bu nedenle periyodik olarak değerlendirilmeli ve değiştirilmelidir.

Gary Marion, Lojistik ve Tedarik Zinciri Uzmanı tarafından güncellendi.