Küçük İşletmeleriniz Kağıtsız Olsun mı?

Kâğıtsiz hale gelen giderek artan sayıda küçük işletme. Yeni ve değişen teknoloji bize taşan dosya dolaplarını organize bir dijital formata geçirmek için ihtiyaç duyduğumuz araçları verdi. Ancak bu, kağıtsız hale getirmenin kolay olması veya küçük işletmeler için doğru karar olması anlamına gelmiyor.

Kağıtsızlaşmanın küçük işletmeleriniz için akıllıca bir karar olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacak bir kağıtsız ofisin artı ve eksilerine bir göz atın.

Kağıtsız Bir Ofisin Avantajları

1. Çevre Dostu - The Daily Green 'a göre, kağıt çöp atıklarının% 25'ini oluşturuyor ve Amerika Birleşik Devletleri ofis kağıtlarını sadece% 10 oranında keserse, 1,6 emisyonunu önleyecektir. milyon ton sera gazı. Ve bu sadece kağıt için, mürekkep kartuşlarının üretimini ve bertaraf edilmesini ve yazıcılar tarafından kullanılan enerjiyi dikkate almıyor. Kağıtsızlaşmak çevreye duyarlı bir karardır.

2. Maliyet Etkili - Kâğıt kağıtsız bir ofisin çevre için faydaları olduğu gibi küçük işletme bütçelerine de fayda var. Her ay kağıtta, mürekkepte, posta masasında ve kağıt yoğun bir ofisi destekleyen diğer sarf malzemelerine ne kadar harcadığınızı düşünün. Ardından, tüm fiziksel malzemelerinizi ve gerçek belgelerinizi depolamak için gereken alanı düşünün. Oldukça pahalıya mal olabilir. Zamanla, kağıtsızlaşmak, küçük işletmeleriniz için büyük tasarruflara neden olabilir.

3'ten büyük ->

3. Kolay Erişim - Kağıtsız olmak, tüm önemli belgelerinizin sayısallaştırıldığı anlamına gelir. Onları Bulut'a yedekleyebilir veya uzak bir masaüstü uygulamasıyla erişebilir, böylece size bir mobil büro veya herhangi bir yerden bu konuda çalışma olanağı sağlayabilir ve üretken kalabilirsiniz.

4. Dosya Organizasyonu - Aradığınızı bulmak için dağınık dosyalama dolabında veya kağıt destelerinde dolaşarak vakit harcadıysanız, kağıt belgelerinin ne kadar hantal yapılacağını biliyorsunuzdur.

Kağıtsız bir ofis oluşturduğunuzda, zamanla organize etmek, aramak ve çimdiklemek için daha kolay bir dijital dosya sistemi oluşturursunuz. Bu, belki bir arama yapmak kadar kolay acı veren bir süreç olan şeyi mümkün kılar.

Kağıtsız Bir Ofisin Eksileri

1. Sistem Hatası - Dijital hızlı erişim olabilir, ancak hızlı bir şekilde kaybedilebilir. Sisteminiz çökerse, yerel olarak bilgisayarınıza kaydedilen tüm işletme belgelerinize ne olacağını düşünün. Her şeyi kaybedebilirsin. Her küçük işletme için önemlidir ve özellikle kağıtsız olanların, yedekleme ve veri dışındaki alanlardan koruma sistemlerine sahip olmaları önemlidir.

2. Güvenlik - Dijital dosyalar, dosya dolabındaki veya ofis kapısındaki bir kilitle korunamaz; bu nedenle belgelerin ve hassas bilgilerin güvenli olması kağıtsız ofisler için ciddi bir endişedir.Çözümler arasında şifreleme, yerel sunucular ve kısıtlı erişim bulunur; bunların hepsinde kendi maliyetleri ve avantajları vardır. Ayrıca, bazı işletmelerin niteliğini göz önüne almak ve günlük olarak ele alınan malzemelerin hassasiyetini göz önünde bulundurmak (muhasebecinizi düşünün) önemlidir; sadece kağıtsız kalmaya kendilerini ödün vermeyin.

3. Yeniden Başlatma Süreçleri - Kağıtsız bir ofise geçişin bir kısmı mevcut işlem süreçlerinizi gözden geçirmek ve uygun alternatifler bulmaktır.

Örneğin, bir elektronik imza servisi, çevrimiçi faturalandırma ve ödeme hizmetleri ve fiziksel belge ihtiyacının yerini alan diğer uygulamalar kullanmaya başlamanız gerekebilir. Yerleştirildikten sonra tüm personelin yeni sistem konusunda eğitilmesi gerekecek.

4. Zaman Yoğun - Kağıtsızlaşmak bir gecede bir süreç değildir; dikkate alınması gereken bir çok faktör var. Kağıt dünyasını geride bırakmanın tüm etkilerini ve yalnızca kağıtsız olmasını destekleyen işlemlerinizdeki tüm değişiklikleri uygulayacak kadar uzun sürecektir.

Kağıtsız kalma kararı, iş dünyasına göre değişen bir konudur ve kesinlikle her şirket için doğru olan evrensel bir karar değildir. Kağıtsız kalma kararını vermenin en önemli parçası araştırmalarınızı yapmak, böylece yararların zorluklardan daha ağır olup olmadığına karar verebilirsiniz.

Sonra, yalnızca kağıtsız olmanın getirilerini sağlayacak, aynı zamanda verimliliğinizin artmasına yardımcı olacak bir sistematik süreç oluşturun.