En İyi Etkinlik Planlayıcı veya Yapımcı İşe Alma İpuçları

Dışarıda bir etkinlik planlayıcısı veya yapımcının işe alınmasının zor bir görev olması gerekmez, ancak en iyi etkinlik planlamacılarından yararlanma ve firmanıza birer taahhütte bulunmadan önce bunları dikkatlice taramanıza özen göstermelisiniz. olay.

Seçiminizi yaparken, etkinliğinizin amacı, çalıştığınız bütçe, harici olarak işe alınma nedeniniz ve iş için uygun adaylar da dahil olmak üzere göz önüne alınması gereken bir dizi değişken vardır ve şans eseri bir şirketlerin şirket etkinliklerinin oluşturulmasına yardımcı olmak için en iyi etkinlik planlayıcısı veya üreticisini seçmek için kullanabilecekleri büyük kaynak sayısı.

Bir sonraki şirket etkinliğiniz için bir etkinlik planlayıcısı olup olmadığınızı belirlemenize yardımcı olması için aşağıdaki kılavuzu kullanın; bunu yaparsanız, iş için en iyi adayı nasıl seçeceğinizi öğrenin.

Etkinlik Planlayıcınızı Belirleyin ve Etkinlik Planlayıcısı için İhtiyaç Duyun.

Çoğu insan, etkinliğin planlayıcısı ya da yemekhaneyi seçmenin, etkinliğin bütçesinin belirlenmesiyle başlar, ancak gerçek şu ki, neden bekletmek istediğinizi tanımlayarak başlamak daha önemlidir İlk etapta bir olay. Olayı planlamanıza yardımcı olacak bir harici veya dahili kaynağa ulaşmadan önce, olayın önemli hedeflerini paylaşmak için bir konumda olmak istersiniz. Kimlerle, neyde, nerede, ne zaman, neden ve nasıl olacağı hakkında kendi sorularınızı yanıtlayın. Daha sonra düzeltmeler yapmak için çok zamanınız olacaktır.

Hedeflerinizi tanımladıktan sonra, etkinliğinizde hangi temayı ve mesajı iletmek istediğinizle ilgili birkaç net fikir ortaya çıkmaya başlayacaktır, ancak en önemlisi, hangi etkinliklerin ve hizmetler sizin adınıza geçmesi için harici bir kaynağa ihtiyaç duyarsınız.

Bir planlayıcı için hangi bütçeye sahip olduğunuzu belirlemek ve mekan seçmenize yardımcı olacaklarını, menüler oluşturup yiyecek ve içecek seçeneklerini, kaynak konuşmacıları ve eğlenceleri konusunda tavsiyelerde bulunacaklarını, günün her saatinde yerinde olmalarını istersiniz. üretim ihtiyaçları ve / veya davetiyeler ve davetliler listesi gibi önemli iletişim dokümanlarının oluşturulmasına yardımcı olunması.

Eğer etkinliğinizi yalnız başına planlıyorsanız ve halen bu ihtiyaçlardan herhangi birine sahip değilseniz, bu görevleri ve sorumlulukları yönetmek için bir etkinlik planlayıcı kiralamak isteyebilirsiniz.

Kalifiye Olan Etkinlik Planlayıcısı'nı bulmak için Yerel Kaynaklar kullanın

İnsanlar genellikle, ağız dolu sözcüklerin yıldönümü partisi, kahvaltı iş toplantısı, hafta sonu geri çekilişi veya başka türde etkinlikler için bir etkinlik planlayıcı işe almanın en iyi yol olduğunu düşünüyor; ve kesinlikle yardımcı olsa da, bu muhtemelen en etkili yaklaşım değildir.

İlişkiniz için en iyi etkinlik planlayıcısını bulmaya çalışıyorsanız, olay plancıları topluluğunda deneyimli ve güçlü bir şöhrete sahip olan birini araştırmak en iyisidir.Ağızdan ağıza yeni müşteriler bulmak isteyen bir planlayıcının kolay satış fırsatı vardır ancak akranların itibarları çok etkilidir.

Genel olarak sosyal etkinlik veya kurumsal toplantı olup olmadığına bakılmaksızın, bir etkinlik planlayıcısı veya yiyecek servisi işletmecisi işe alma kuralları değişmeden kalır: etkinliğinizi oluşturan uzmanlığı olan birini işe almak istersiniz.

Profesyonel üyelik gruplarının bölümlerini düşünün veya Uluslararası Toplantı Uzmanları, Uluslararası Özel Etkinlikler Topluluğu, Yiyecek İçi Yöneticiler Ulusal Birliği veya Düğün Uzmanları Derneği'nin ulusal veya yerel bölümüyle kontrol edin; endüstrisinde kimlerin makaleler yayınladığını bulmak da önemlidir.

Belirli bir pazarda hizmet veya uzmanlık sunmak için kimlerin şöhreti olduğunu bilmek isterseniz, birçok etkinlik planlayıcı aktif üyesi olduğu için yerel kongre ve ziyaretçi bürosuna danışın; ayrıca yerel ticaret odalarıyla ilişkileri sürdürür; Uzmanları araştırmanın başka bir yolu, otel kongre satış departmanına ulaşmaktır - sizinle güveneceklerini paylaşacaklardır.

Röportajlar ve Başvuru Sahipleriyle Olay İhtiyaçlarını Tartışın

En etkinlik planlayıcıları, belirli etkinliklerinizi duymaya hevesli olacak, ancak ilk önce kısa ayrıntıları sunacaklar ve ilk röportajda uzmanlıklarına biraz daha odaklanacaklar, Bu süre zarfında, adayların sayısını en güçlü üç başvurana düşürmelisiniz.

Daha sonra, her bir etkinlik planlayıcısına veya firmasından, işleriyle ilgili bilgi paylaşmalarını, geçmiş olaylarla ilgili deneyimlerini ve olasılıkları nasıl planladıklarını, başvuranın yanıt tarzını ve takip eden soruları dikkatle izlemelerini rica edinmelisiniz. Şirketiniz, etkinliği veya amaçlarını yapmış olabilir.

İyi planlamacılar, etkinliğinizin genel hedefleri, zaman çizelgesi, bütçe, konuk sayısı ve kişisel tercihleri ​​hakkında bir tartışma geçirecek. İyi planlamacılar, organizasyonunuz hakkında sorular soracak ve hedefleriniz ve özel etkinliğiniz hakkında bilgi edinecek - geri kalanın üzerinde öne çıkan adayları bulmak için röportaj yaparken bu işaretleri araştıracaktır.

Her ne kadar ilk görüşme turunda bir başkasını karşılamak her zaman mümkün değilse de, özellikle programınız şehir dışındaysa, etkinliğiniz ve şirketiniz için doğru planlayıcıyı veya üreticiyi seçmede kritik bir adım olabilir.

Yüz yüze görüşmeler, bir planlamacının uzmanlığının ötesinde, şirketinizdeki ekiple bu olayı yaratmada yardımcı olacak ekibiyle olan yakınlığı hakkında bilgi sağlar; yalnızca büyük bir avantaja sahip olmayan bir adayı seçmek istersiniz. kaliteli olaylar üretmek için sicili değil, aynı zamanda ekibinizle birlikte olan kişidir.

Seçenekleri Kısaltma ve Seçim Yapma

Bağırsak içgüdüsünüzü, arkadaşlarınızın veya hatta meslektaşlarınızın ve iş arkadaşlarınızın tavsiyesi üzerine ya da tek başına gerçekleşen toplantıda gitmek bu kadar iyi değil - bu sizin etkinliğiniz ve < isminiz ve itibarınız ile ilişkilendirilir - adaylarınızın referanslarını da kontrol etmeniz gerekir.Adayların daha önce birlikte çalıştıkları müşterilerin adlarını sorduğunuzdan emin olun; aynı zamanda bahsetmediğiniz olayları bulmak için her bir planlayıcının tarihini araştırın. Belli bir müşteri ile birkaç olayı berbat ettiğini fark edebilirsiniz onun özgeçmişini yapma. Bir adayın şirketinizle iyi ilişkilere girdiğini doğruladığınızda, alanında uzmanlık sergilediğini ve onunla birlikte üretmek istediğiniz etkinliği iyi anlamış olduğunuzda, seçiminizi bir adayla daraltmanın zamanı geldi ve olayla ilgili fikirlerini dinleyin. Hedeflerinize ve fikirlerine göre, iyi bir etkinlik planlayıcısı, temanıza yardımcı olacak bir plan sunar - özel bir akşam ve samimi bir grup için akşam yemeği ise, planlayıcı size birçok fikir içeren bir fikirle gelmelidir programınız için ayrıntılar.

Bu noktada, etkinlik planlayıcı size bütçenizi almış gibi hissettiren ve değerini iki katına çıkaracak fikirler sunmalıdır. Bu, etkinliğiniz için vizyonlarını belirleme biçiminde belirgin olmalıdır.

Bütçenizi Etkinlik Planlayıcısının Olanla Karşılaştırma

Etkinlik hedeflerinize dayanarak, programınızın çeşitli öğeleri için ne kadar üreteceğini genel bir anlamda yaratmak mümkündür; bu, olayın türüne göre değişir barındırma ve ne içerdiğini. İlk kez bir etkinlik düzenleyen birçok kişi, bira bütçesinde bir şampanya etkinliği planlamak isteyen tuzağına düşerler, bu nedenle birçok kişi yardım için etkinlik planlamacısına başvurur.

İdeal bir aday, sunduğunuz bütçeyi alıp büyülü bir şeye dönüştürür; ancak bu fikirler fiyata gelecektir ve planlamacıdan, masraflarını ve olası kaynaklarını nasıl açığa vurmasını istemeniz önemlidir bu ücretler kapsanacak ve bütçenin tamamına dahil edilecektir. Etkinlik planlayıcı ücretleri, planlayıcıdan planlayana veya etkinlik şirketinden etkinlik şirketine farklılık gösterecektir.

Etkinliğinizin niteliğine bağlı olarak, etkinlik planlamacısına, sundukları etkinlik yerlerine ve hizmetlerine para yatırma, evrak işi ve sözleşme yapmanız istenecektir. Bu, işle ilgili mükemmel kabul edilebilir bir yöntemdir, ancak bu noktada en iyi tavsiye, profesyonel tavsiye almak ve kendi hukuk müşavirince incelenmemiş bir sözleşme imzalamamaktır. Özellikle, büyük bir firmanın aynı kaynakları.

Planlayıcınızla kalın ve Ateş ve Yeniden Doldurulmaya Hazırlanın

Etkinliğin planlanmasıyla ilgili olarak ortaya çıkan en kötü hikayeler genellikle takip eksikliğinin bir sonucudur. Etkinlik planlama, lojistik ile etkin bir koordinasyonun sağlanmasını ve iş planlamacısının sizin şirketinizin olayın hedef ve amaçlarına tam olarak hesap verilememesi durumunda bunları bir üçüncü şahsın ertelemesini gerektirir.

Bu nedenle, bir işe alım müdürü olarak, üretim yerinin her unsurunun sıkıntı çekmeden durmasını sağlamak için planlayıcı veya yapımcı ile yakın çalışmalısınız - etkinlikler için ödeme yapılmasını sağlamak için yerlere ve tedarikçilere hazır olduğundan emin olmalısınız. Her satıcıya önce ve sonra yapılmış.Çoğu olay plancısının vaat edilen hizmetleri sunmadığını söylemek zor değil, sadece lojistik onaylandığından emin olmalısınız.

Her şey planlandığı gibi giderse başarılı bir etkinliğe ve gelecek için mükemmel bir etkinlik planlayıcı kaynağına sahip olursunuz, ancak planlama süreci yazılı olarak kabul edilen hizmetler için sorunsuz çalışmazsa, proje planlamacı ile iyi uyum içindedir.

Istediğiniz hizmetleri almıyorsanız, sabırlı olmak ve lojistik ve yol boyunca herhangi bir olası yanlış anlamayla çalışmak makul olmakla birlikte, ciddi tartışmalara hazır olmalısınız. Gerekirse, kötü planlamacıları ateşlemeye ve yedek bir seçeneğinize her zaman hazır olmaya hazır olun.