İş Toplantılarına Katılmayı Arttırmak İçin İpuçları

Ekonomi ve diğer siyasi faktörler, iş görüşmelerinin nasıl algılandığı konusunda muazzam bir etkisi oldu ve olay planlamacıları, iş toplantılarında alt düzeylerde katılımı önlemek için daha fazla baskı ile karşı karşıya kaldılar ve konvansiyonlar.

Büyümekte olan bir ekonomide bile, birçok kez seyahat masrafları bu tür etkinlikler için çok yüksek olarak algılanmaktadır ve pek çok profesyonel sadece basitçe gitmeyi tercih etmektedir.

Vardiya rağmen, çoğu şirket ve organizasyon hala toplantıların önemli etkisini görüyor. Montreal, Kanada'daki DNL Olay ve Lojistik Şefi Daniel Fortin şöyle diyor: "İnsanlar bir araya geldiğinde yaratılan sinerjinin yerini alamaz." Günümüz ekonomisinde başarılı toplantılar gerçekleştirmek, düşük seyahat masraflarını karşılayan yerel ve merkezi toplantılar üzerinde yoğunlaşmak anlamına gelebilir ancak daha da önemlisi, bu on ipucunun toplantı katılımını artırmak için kullanılması anlamına gelecektir.

Hatırlatma Çağrıları Yapın

İlk davetiyelerin gönderilmesinden sonra, hatırlatıcıyı yapın ve mümkün olduğunca çok davet alanına yapılan telefon görüşmelerini takip edin ve kişisel davetiyeyi uzatın ve olayın katılacağını tavsiye edin. Tarihsel olarak, telefon takibi, iş görüşmesine katılımı önemli ölçüde artırır. Yaklaşan etkinlik hakkında diğer iş etkinliklerinden bahsettiğinizden emin olun. Ağız hâlâ, bizi bir sonraki ipuca götüren bir vızıltı yaratmanın harika bir yolu olabilir.

Sözcüğü Yayın

Yerel yayınlar, ulusal yayınlar, üye yayınları, ticaret yayınları, kişisel bültenler ve diğer herhangi bir iletişim aracı da dahil etkinliğinizle ilgili haberleri her yerde ve yerde yayınlayın. Hedef kitlenize hangi araçların ulaştığını düşünün.

Online Destekleme (Şirket Web Sitesi, Sosyal Medya ve E-posta)

Etkinlik ayrıntılarını şirket web sitenize gönderin.

Etkinliği blogunuzda ve aylık e-bülteninde tanıtın. Etkinlik ayrıntılarını, hedef kitlenizin LinkedIn, Facebook ve Twitter gibi etkin olduğu sosyal medyaya gönderin. Kuruluşunuzun üyelerini de aynı şeyi yapmaya teşvik edin. Onlardan bağlantılarını, arkadaşlarını ve takipçileriyle etkinlik bağlantısını paylaşmalarını isteyin. Endüstri forumları gibi ilgili çevrimiçi topluluklara katılıyorsanız, bu topluluklardaki etkinliğinizi tanıtın.

Her Yerde Davetiyeleri Dahil Edin

Olası konuklara sözcük kazandırmanın bir başka yolu, etkinliklerinizde iş iletişimi yöntemlerinize katılmak için yapılan davetiyeleri sızdırmaktır. E-posta imzanıza özel etkinlik web sitenize veya davetiyenize bir bağlantı ekleyerek bir satır ekleyin. Sesli posta veya çevrimiçi bekletme mesajınız varsa, yaklaşan etkinlik bilgilerinizi kayıtlı mesajınıza eklediğinizden emin olun.

Sosyal Ağınızı ve Ağlarını Kullanma

Sosyal ağlar, arkadaşlarınızı, müşterilerinizi, iş ortaklarınızı ve profesyonel tanıdıklarınızı değerlendireceğiniz insanlar grubunun büyümesiyle ilgilidir. Katılımcıların konuk veya iş ilişkisi kurmaları için teşvik edildiğinde, aradığınız katılımı kazanmak daha kolaydır. Kendi ağınızdaki kişilerin olayı zaten bildiğini düşünmeyin.

Onlara ulaşmak ve onlara hatırlatmak hiç acıyor.

Bir Misafir Konuşmacısı Dahil Et Bir Çizin Kim olduğunu

Toplantı amacı, konusu, teması ve misafir konuşmacılar alakalı, taze ve eğlenceli olmalıdır. İş etkinliklerine katılımı artırmanın başarılı bir yolu, özellikle aynı sektörde veya ilgili endüstride çalışıyorlarsa popüler konuk konuşmacıları getirmektir. Etkileşimli ve eğlenceli olacak bir emisyere sahip olmayı da düşünmelisiniz.

Harika Bir Etkinlik Yer Seçin

Yeni bir etkinlik ve ilgi çekici etkinlik yeri seçin. İster büyük çekiliş seçilen şehir ya da mekânın kendisi olmasına bakılmaksızın, insanlar uygun bir etkinliğe katılma olasılığı daha yüksek ve harika bir atmosferin keyfini çıkarmak için bir fırsat sunuyor. Etkinliğin katılımcılarınız için uygun bir yerde olmasını sağlayın ve park etme veya toplu taşıma gibi diğer kolaylıkları göz önünde bulundurun.

Yaratıcı Olun

Amaç, bir etkinliği benzersiz kılmaktır. Yeni etkinlikler önerin; sunum sırasında yeni bir interaktif format kullanın; orijinal olmak için çaba sarf et. Gündemine dikkat et. Katılımcıların ayrılmaya hazır olduğu zaman geleneksel hediye çeklerini kullanmayın. Bir sonraki konferans / etkinliğinizin planlanması yoluyla katılımcıların ilgisini çeken yenilik hakkında bir oturum dahil etmeyi düşünün. Eğlenceli ve bilgilendirici bir oturum gelecekteki etkinliklere katılım üzerinde pozitif bir etkiye sahip olacak. Bir beyin fırtınası oturumu yapın ve gelecek yılki etkinlik için fikirlerini planlama komitesine geri götürün.

Geri bildirim Anketi Yollayın

Bir beyin fırtınası oturumu açıp katmayın ya da değil, olaydan sonra geribildirim anketi göndererek gelecekteki başarınızı en üst düzeye çıkarın. Gelecekteki toplantı önerilerini ve bu geribildirimin alınması gelecekteki toplantıları ve etkinlikleri planlamak için çok yararlı olduğu için her zaman yapıcı eleştirileri isteyin.

Örneğin, bazı insanlar sabahları semineri tercih ediyor ve bazıları öğleden sonraki programları tercih ediyor. Bazıları Salı günleri gibi, diğerleri ise Perşembe günleri gibi. Geribildirim anketinizde, katılımcılarınızın etkinlikte ne gibi olmasını istediklerini öğrenin. İzleme, pazarlama başarınızın anahtarıdır.

Dinle ve Götürün

Katılımcıların ve katılımcıların ihtiyaçlarını dinlemek her zaman önemlidir, ancak geribildirim istemek için dinlediğinizi göstermeye dikkat edin. Eski söz giderek, iki kulak ve bir ağız var, bu yüzden konuşurken iki kat daha dinlemeliyiz. Etkinliğinize devamın, barındırdığınız önceki etkinliklerin kalitesiyle ilgili olabileceğini her zaman unutmayın. Konuklarınızın ihtiyaçlarını dinlemek için bir ün oluşturun ve bu vaatlerde bulunmak ve vermek istersiniz.

Daha Fazla Harika İpuçları

Bir sonraki etkinliğinize iş toplantısı katılımınızı artırmak hakkında daha fazla ipucu için, Seminerlere ve Kurumsal Etkinlikler için Katılımı Nasıl Artırır başlıklı makalelere göz attığınızdan emin olun.