Bir Projenin Beş Aşamasını Anlamak

Çevik yaklaşımlar gibi bazı proje metodolojileri, daha hızlı ve tekrar eden döngüler içinde aşağıdaki aşamaları sıkıştırmak veya tekrarlamakla birlikte, her aşamadaki çalışmalar görünür ve her projede ayrıdır.

Resmi Projeler Beş Aşamalı Süreci izleyin;

1. Başlatma: proje ekibi oluşturma, proje kiralama ve başlangıç.
2. Planlama: proje kapsamının tamamlanması, detaylı iş dökümünün tanımlanması, riskin değerlendirilmesi, kaynak gereksinimlerinin belirlenmesi, programın sonuçlandırılması ve gerçek iş için hazırlanma.

1. Yürütme: proje tanım ve kapsamı tarafından gerekli olan gerçek işi yapmak.
2. İzleme ve Kontrol: yürütme aşamasında kaynakların ve bütçelerin gerçek yönetimi, raporlanması ve kontrolü.
3. Proje Kapatma: projenin teslim edilmesi, öğrenilen derslerin değerlendirilmesi, proje ekibinin ertelenmesi.

Geleneksel Proje Akışı

Projenin boyutundan bağımsız olarak aşamalardaki hareket aynıdır. Proje, proje yöneticisini tanımlayan ve projenin önemini açıklayan bir tarife ile başlatılır veya başlatılır.

Proje başlatıldığında, planlama aşamasına geçilir. Burada, çekirdek ve çalışma ekipleri, proje kapsamını gerçekleştirmek için tamamlanması gereken çalışmaları, zaman, maliyetler, kaynaklar ve riskler için tahminler ve değerlendirmeler geliştirir.

Planlama safhasından sonra, çalışma başlar ve öncel veya önceki faaliyetlerden halef faaliyetlerine geçmek için gerekli olan belirli bir düzende gerçekleşir.

Bu aşamada proje bağımlılıkları önemli bir rol oynamaktadır.

İcra devam ederken proje yöneticisi ve ekip üyeleri, kritik yol faaliyetlerine vurgu yaparak genel projeyi izler, raporlar ve kontrol eder. Bu çalışma yürütme aşaması tamamlanıncaya ve proje müşteriye teslim edilinceye kadar devam eder.

Projenin son aşamasında, teslimatın tamamlanması, alınan derslerin değerlendirilmesi ve proje ekibinin görevlendirilmesi ve üyelerin sonraki girişimlerine geçmeleri sağlanmalıdır.

Çevik ya da tekrar eden kalkınma tipi projeler için, planlama ve yürütme, proje tamamlanıncaya kadar aşamaları müşterinin tatmin edene kadar tamamlayarak kısa püskürtme ya da sprintlerde gerçekleşir.

Her Sahne için Ayrıntılı Açıklama

Başlatma: Sağlam bir proje başlatma projenizi başarıyla tamamlamakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki aşamaların tümünün temelini oluşturacaktır. İnisiyasyon sırasında, proje ekibinin görevlendirilmelerini sağlayacak, onları genel proje hedefleri hakkında kısaca bilgilendirecek ve müşteriyi veya proje sahibinden projeye verimli bir şekilde plan yapabilmeniz için mümkün olduğunca çok soru sormalısınız.Ayrıca, proje hakkında ekip heyecanı oluşturmak ve proje planlamasını etkileyebilecek son dakika ayrıntılarını toplamak için harika bir zamandır. Ek adımlar şunlardır:

• Paydaş analizi
• Yönetici sponsor atama
• Tüzük belgesi geliştirme ve iletişim
• Formal başlangıç ​​toplantısı

Planlama : Projeyi başlattıktan ve toplandıktan sonra tüm ilgili bilgiler, daha sonra projenizi planlamaya başlarsınız. Planlama aşaması, projenizin boyutuna, ne kadar çok bilginizi organize ettiğinize ve ekibinizin ne kadar büyük olduğuna bağlıdır.

Planlamanın nihai sonucu, herkesin atanmış görevlerini yerine getireceği açık bir proje planı veya çizelgesi olmalıdır. Bir proje planlarken, Microsoft Project veya Basecamp gibi bir proje planlama programını kullanmak son derece yararlıdır. Bu programlardan birine erişemiyorsanız, ücretsiz proje planlama yazılımı için genel bir çevrimiçi arama yapın. Bir proje planlama programı kullanmak yararlı olmasına rağmen, her zaman gerekli değildir. Planınızı oluşturmak ve ekiple iletişim kurmak için Excel ve Word'ü kullanmak eşit derecede etkilidir. Planlama aşamasındaki belirli görevler şunları içerir:

• Çeşitli paydaşlar için bir iletişim planı hazırlanması
• Ayrıntılı bir iş analizi yapısı geliştirilmesi.
• Kritik yolu belirleme.
• Proje planındaki kaynakları çizme ve projenin bağımlılıklarına ve kaynak kısıtlamalarını temel alan işin sıralamasını düzeltme.
• Detaylı bir zaman çizelgesi hazırlama.
• Riskleri değerlendirmek ve risk önceliklendirme ve azaltma planı geliştirmek.

Uygulama: Artık sağlam bir proje planınıza sahip olduğunuza göre, ekip görevlendirilen görevlere karşı projeyi yürütmeye başlayabilir. Herkesin işi gerçekten yapmaya başladığı aşamadır. Herkesin projenin bir bölümünü yürütmeye başlamak için ihtiyaç duydukları şeyi yapmasını sağlamak için, icra toplantısında resmi olarak yürütme aşamasını başlatmak isteyeceksiniz. Ekibi doğru yolda başlatmak, başarıyı projenin ayrılmaz bir parçasıdır, böylece çizelgeyi ve iletişim planını net bir şekilde ifade eder.

Monitor and Control: Proje yürütme aşamasında iken, planlandığı gibi hareket ettiğinden emin olmak için projeyi izlemeye ve kontrol etmeye başlayacaksınız. Bir projeyi izlemek ve denetlemek için çeşitli yollar vardır. Ekip liderleri ile günlük check-in'ler, günlük "stand-up'lar" düzenlenir veya daha haftalık düzenli statü toplantıları etkili olur. Bu toplantılardan veya iletişim kanallarından çıkan bilgiler, geri bildirim döngüsünü ve sonuçta proje için gerekli olan yeniden planlamayı ve düzenlemeleri bildirir. Bu aşamada ek önemli faaliyetler şunları içerir:

• Paydaşların proje statüsüyle ilgili farkındalık kazanmalarını sağlamak için önceden belirlenmiş iletişim planına bağlı kalma.

• Kritik yoldaki çalışma ekiplerini ve çalışma faaliyetlerini izleme.

• Faaliyetleri paralel veya gerektiğinde, hızlı izleme veya tamamlama, zamanlamayı kaynak ekleyerek çökertme, program performansını geliştirme fırsatlarını belirleme.

• Gerçek ve karşı karşıya kalan maliyetleri izleme.

• Bazı durumlarda, proje planı için kazanılan tutarı izlemek, hesaplamak ve raporlamak.

• Riskleri izleyin ve azaltın ve gerektiğinde risk planını iyileştirin.

Projeyi Kapatın: Projenizin tüm ayrıntıları ve görevleri tamamlandıktan ve müşteri veya proje sahibi tarafından onaylandıktan sonra; sonunda projenizi kapatabilirsiniz. Bir projenin kapanışı, başlatılması, planlanması ve yürütülmesi kadar önemlidir. Projedeki tüm bilgileri belgelemek ve gerektiğinde geri dönmek için onu düzgün bir şekilde organize etmek isteyeceksiniz. Ayrıca proje üzerinde bir post-mortem düzenlemek için iyi bir zaman, böylece tüm ekip üyeleri proje sırasında doğru veya yanlış gittiğini düşünebilir. Sonuç belgelenmelidir, böylece sonuç diğer proje üyeleri ile paylaşılabilir ve bir proje geçmişi klasöründe açılabilir. Son olarak, firmanızın politikasına göre geribildirim ve performans değerlendirmeleri sağlayarak proje ekibini resmen ertelemek önemlidir.

-

Art Petty tarafından güncellendi