İşVerenlerin Personel Dosyalarında Tutmaması Gerekenler

İşverenler, genel personel kayıtlarınıza asla belirli maddeleri yerleştirmemelidir. Personel dosyalarınızın ve kayıtlarınızın içeriğine genellikle bazı şirketlerde İnsan Kaynakları personeli, çalışan ve çalışan yöneticisi ve amiri tarafından erişilebilir.

Diğerlerinde erişim, İK personeli ile sınırlıdır ve çalışanlar kayıtlarına erişim talep edebilir. Avukatlar aynı zamanda dava ve Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) şikayetlerine ilişkin personel kayıtlarının içeriğini de mahkemeye verebilir.

Eski bir çalışanın ayrıca personel kayıtlarının bir kopyasını isteyebilirsiniz.

Bu potansiyel kullanımların tümü ve personel kayıtlarınızın potansiyel izleyicileri ile bir işveren, bir çalışanların istihdam geçmişinin personel kayıtlarında tarafsız ve gerçek bir şekilde belgelendirilmesine dikkat etmelidir. Sonuç olarak, bu genel talimatları kuruluşunuzun personel kayıtlarında bulunduğunuz dokümantasyona uygulayın.

Çalışan Personel Dosyasının İçeriği İçin Genel Kılavuzlar

• Personel kayıtlarındaki bilgiler olgusal olmalıdır. Süpervizör veya İnsan Kaynakları personeli görüşleri; rastgele notalar; dedikodu; asılsız söylentiler; araştırılmayan diğer çalışanlardan gelen sorular, raporlar veya tattletale iddialar; araştırılmayan ve sonuçlandırılmayan iddialar; ve diğer gerçek dışı bilgiler, yorumlar veya notlar bir çalışanların personel dosyasından çıkarılmalıdır.
  Bir HR yöneticisinin bir personel kaydıyla bulduğu rahatsız edici yorumun en kötü örneklerinden biri, bir işe alım yöneticisinin görüşme notlarını içeriyordu. Birisi belirtti: "Gerektiğinde merdiven basmak için muhtemelen çok yağlı. "Çalışanı, bir avukatı, hatta gelecekteki çalışanları ve bu gibi yorumları okuyan denetçileri düşünün.
  Başka bir şirkette yönetici, yöneticilerin ve diğerlerinin çalışanların dosyalarına "Mary'ün kızdı, çünkü para kazanmadı, çünkü kızgınydı." İşini müdürüyle bile olsa bile kasıtlı olarak yavaşlattı. " Problemi görüyor musun?

• Personel kayıtları uygun dosya adreslerine düşünceli bir şekilde atanmalıdır. Şirketinizin personel kayıtları için, eyalet ve federal yasalar, 1996 Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Hesap Verebilirlik Yasası (HIPAA) gibi istihdam kanunları ve işverenlerin en iyi uygulamaları temel alınarak bir protokol belirleyin.
  Sonra, protokole uyun. Tıbbi bir dosyaya ait olduklarında, personel dosyasına sıkışmış rastgele doktorların bahanelerini bulmak istemezsiniz. Ayrıca, bordro dosyasındaki bir çalışanın tanıtımının mantığı ve gerekçesi de istiyor musunuz?
  Arka plan denetimini içeren bir işe alma kararının kayıtlarını veya personel dosyasındaki eski işverenlerle yapılan görüşmelerin notlarını istemiyorsunuz.
• Personel kayıtlarında dokümantasyon yapan denetçiler, yöneticiler ve diğer çalışanlar, dokümantasyonu uygun şekilde yazmak için eğitilmelidir. Çalışanın kınanması sonucunda, çalışanın eksiksiz bir durum olduğunu belirten kişi, personel kayıtlarında herhangi bir ödül kazanmayacak, ancak eğitimsiz denetçilerden de benzer ifadeler yazdığı biliniyor.
  Daha da iyisi, kayıtlardan sorumlu olan İK personelinin dosyalarındaki erişimi sınırlandırması ve bir personel dosyasına yerleştirilmesinin ve verilmemesi gerektiğini bilen bir kişidir.
• Çalışanların istihdam geçmişinin olumlu ve olumsuz yönlerini de içerecek şekilde personel kayıtlarında yer alan bilgileri dengeleyin. Personel kayıtları her olumsuzluğun önemini vurgulamakta ve olumlu bileşenleri özlemek için çok sık olmaktadır.
• Bir denetçinin raporlayan personeli ve resmi şirket personel kayıtları ile ilgili kişisel notları arasındaki farkı tanıyın. Performans iyileştirmesi, projeleri ve hedefin tamamlanmasını izlemek ve yükseltmeleri ve performans geliştirme planlarını oldukça belirlemek için kullanılan denetçinin notları, örneğin, şirketin resmi personel kayıtlarında değil, bir amirin özel dosyasına aittir.
  Ayrıca, yönetim dosyasında not alma ve dokümantasyonu sürdürme konusunda denetçileri eğitme ihtiyacını da tanır. Özel notlara, görüş değil, gerçekler için aynı kriterler ve sesli olmayan özel örnekler de uygulanır.
  Süpervizörün özel notları bir dava örneğinde alındığında, özel notlar için bile dikkatli olunması önerilir. Resmi çalışanın personel dosyasında bulunan kayıtların kopyalarını yönetim dosyasında saklayan amirlerin uygulaması önerilmemektedir.
• Dokümantasyon ve mülakat notları işe almak biraz terbiyesizlik yaşatıyor. En iyi uygulama, doldurduğunuz her pozisyon için ayrı bir dosya tutmaktır; bu pozisyon, iş ilanıyla referans çeklerine doldurma ile ilgili tüm belgeleri içerir. Başvuru sahiplerinin özgeçmişleri, kapak mektupları ve başvuruları bu dosyaya aittir, ancak işe alınan çalışanın başvurusunu çalışan personel dosyasına taşımanız gerekir.
  Bu dosya, potansiyel çalışanların nitelikleri hakkında tarafsız sunum için gayret gösteren ve en kaliteli adayı seçme kararınızı destekleyen resmi denetim listelerine ve formlara sahiptir. Kiralama sürecinde alınan işe alım müdürünün görüş ve notları bu dosyaya ait değildir. İnsan Kaynakları, bu notları bir istihdam kararı ile ilgili eksiksiz bir dokümantasyon sağlamak için toplayabilir, ancak personel kayıtlarına ait değildir.
• Terfi, yanal fırsata geçiş ve maaş artışları gibi istihdam kararlarıyla ilgili gerçek dokümanlar personel kayıtlarına aittir. Yöneticinin veya İK'ın çalışanla ilgili görüşleri yok. Yazılı bir uyarı gibi resmi disiplin eylemi belgeleri de çalışanın personel dosyasına aittir. Personel Kayıtlarında Bulunması Gerekmeyen Belgelere Özgü Örnekler

Aşağıdaki bilgiler personel kayıtlarına konmamalıdır.Dokümantasyon, ayrı bir dosya gerektirebilir, denetleme veya yönetim notları olarak sınıflandırılabilir veya bir işveren tarafından hiç tutulmamalıdır.

Herhangi bir

• tıbbi bilgi tıbbi dosyaya aittir. Bordro bilgileri
• bordro dosyasına aittir. Çalışanların Sosyal Güvenlik Numaralarını içeren belgeler veya yaş, ırk, cinsiyet, ulusal köken, engellilik, medeni hal, dini inançlar ve benzeri gibi bir çalışanın korunan sınıflandırmaları hakkında bilgi
• asla personel dosyalarında saklanmamalıdır. Gözetim dokümanları
• bir çalışanın işini yönetmek, hedefler koymak, sağlanan geribildirim vb. Amacıyla özel, amir veya yönetici sahibi bir klasöre konmalıdır. Çalışanın şikayetini, tanık görüşmelerini, çalışanların görüştüğünü, bulgularını, avukat tavsiyelerini ve kararlarını içeren bir araştırma materyali ve misilleme yapılmamasını teminen takip edilen personel, personel kayıtlarından ayrı bir soruşturma dosyasında bulunmalıdır.
• Dosya çalışan I-9, çalışan personel kayıtlarından uzakta bir I-9 dosyasında veya konumda
• oluşturur. Ceza geçmişi, kredi raporları vb. De dahil olmak üzere geçmiş denetimleri ve uyuşturucu testi sonuçlarını denetçiler, yöneticiler ve çalışanın erişemediği ayrı bir dosyaya yerleştirin. SHRM, bu ayrı dosyayı önerir veya bu bilgilerin çalışanın tıbbi dosyasında da bulunmasını önermektedir. Kendini tanımlama formları ve hükümet raporları gibi Çalışanlara Eşit Fırsat kayıtları
• kişisel dosyada veya süpervizörün erişebildiği herhangi bir yerde tutulmamalıdır. Bu yönergeleri izlerseniz, kuruluşunuz olgusal, desteklenebilir istihdam geçmişi ve personel kayıtlarını etkili bir şekilde uygun yerlerde saklar.
• Feragatname: Verilen bilgilerin, güvenilir olmakla birlikte, doğruluk ve yasallık açısından garanti olmadığını unutmayın. Site, dünya çapında bir kitleyle okunmaktadır ve istihdam kanunları ve yönetmelikleri eyaletten ülkeye ve ülkeden ülkeye değişiklik göstermektedir. Yasal yorumlarınızın ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için lütfen yasal yardım veya Devlet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarının yardımlarından yararlanın. Bu bilgi, rehberlik, fikirler ve yardım içindir. -