Çalışan Kayıtları İşverenlerin Bakımda Olmaları Gerekenler

Çalışanların kayıtlarının bir işveren olarak ne kadar tutulacağını bilmek ister misiniz? İşveren, her çalışan için dört çalışan kayıt dosyası tutar. Ayrıca, işveren, tüm çalışanlar için diğer çalışan kayıt dosyalarını tutar.

Burada işverenlerin çalışanlara ve bazen de yöneticilerine ve yöneticilerine erişebilecekleri ve saklayacakları çalışan kayıtları hakkında daha fazla bilgi var.

• Her çalışan için bir personel dosyası muhafaza edilir. Bu personel dosyaları gizli belgeleri içerir ve İnsan Kaynakları personeli tarafından yönetilir ve sürdürülür. Personel dosyaları, bazı şirketlerde işveren, çalışan ve çalışan yöneticisi tarafından kullanılan temel çalışan kayıtlarıdır. Diğerlerinde - ve bu yaklaşımı öneriyorum - personelin dosyasına erişim, İK ve denetime tabi çalışanla sınırlıdır.
  Bir personel dosyasındaki tipik belgeler arasında, istihdam başvurusu, bir aile acil durum iletişim formu, belgeli disiplin eylemi geçmişi, bir özgeçmiş, çalışan el kitabı makbuzu çalışanı imzalandığında, işveren onay belgelerini imzalarsa, periyodik değerlendirme, iş değerlendirmesi , ya da performans geliştirme planı, eğitim sertifikaları ve devam kanıtları ve her çalışan için mevcut kişisel iletişim bilgileri.
  Tüm personel dosyaları aynı belgeleri içermez, ancak her bir personel dosyası aynı belgeler içermektedir. Bir çalışanın performans belgeleri, disiplin işlemi, bir ödül veya olağanüstü bir başarı işareti olmadığı sürece personel dosyasına ait değildir. Günlük performans notları, yöneticilerin çalışanlarının performansını, hedeflerini ve katkılarını izlemek için tuttuğu dosyaya aittir.

• Bordro dosyaları da çalışan kayıtlarını tutar. Bordro dosyaları, çalışanların işleri, bölümleri, tazminat değişiklikleri, garnitürler, krediler ve bir çalışanın ücretini ödemek ve çalışanın tazminat öyküsünün bir kopyasını saklamak için gerekli diğer bilgileri içeren bir geçmişi içerir.
  Bordro dosyası ayrıca, çalışan tarafından doldurulan W-2, W-4 ve sosyal güvenlik tevkifat belgeleri gibi hükümet formlarının geçmişi içerecektir. Dosya aynı zamanda çalışanların sosyal yardım bilgilerini ve çalışanın ücret listesinden ödemeleri geri çekme iznini içerecektir.
• çalışan tıbbi dosya da muhafaza edilir. Tıbbî dosyadaki çalışan kayıtları, İnsan Kaynakları personeli ve dosyalarında kayıtları saklanan çalışanın dışında hiçbir kimse tarafından bulunmamaktadır. Tıbbi dosyalar, doktor notlarını, FMLA başvuru belgelerini, uyuşturucu testi bilgisini, gerekli fiziksel bilgileri ve bir çalışanın veya ailenin üyelerinin sağlık durumuyla ilgili diğer belgeleri içerir.
  Tıbbi dosyalar, çalışan kayıtlarının gizliliği nedeniyle, en yüksek derecede güvenli depolama ve gizlilik hakkı elde eder.Tıbbi dosyaların, İK personelinin dışında çalışanlar tarafından erişilemeyen bir odaya kilitlenmiş kilitli dosya çekmecelerinde tutulması önerilir.

• I-9 Dosyalar tüm çalışanlar için diğer çalışan kayıtlarından ayrı bir dosyada saklanan ev kayıtlarını tutar. İşveren, hükümet görevlileri ve I-9 çalışanlarını incelemeye yetkili diğer kuruluşlardan çalışanların gizliliğini korumak için bu çalışanın kaydını diğer çalışan kayıtlarından ayrı tutuyor.
  I-9'ları ayrı bir yerde tutmak, Federal I-9 dosya incelemesi için seçildiysen, devlet memurları çalışanın ya da kuruluşunuzla birlikte çalıştığı diğer kayıtlara erişemez.
  Bu araştırmalar her yıl artmaktadır, bu nedenle çalışanlarınızın I-9 formlarını doğru bir şekilde doldurduklarından emin olabilirsiniz veya para cezasına tabi tutulabilir ve potansiyel olarak cezaevine girebilirsiniz.

Çalışanlar, normal çalışma saatleri boyunca bir İnsan Kaynakları personeline başvurarak çalışan kayıtlarını görüntüleyebilirler. Hiçbir çalışan, kayıtlarında, bir İK personelinin bulunduğu bir yerde görülecek bir belgeyi değiştiremez veya kaldıramaz.

Çalışanların el kitabında bir çalışan personel kayıtları görüntüleme politikasına sahip olmanız ve dosyalarınızı görmek için çalışanların isteklerine göre bunu ayrım gözetmeksizin takip etmeniz gerekir.

Eğer bir çalışan, işyerinden ayrıldıktan sonra personel kayıtlarının bir kopyasına ilişkin yazılı bir talep gönderirse, onlara bir kopyasını göndermeniz gerekmektedir. İsterseniz önceki çalışanın zamanını ve kopyalarını fatura edebilirsiniz, ancak pek çok işverenin yaptığı gibi inanmıyorum.