Proje Yöneticileri Tüm Gün Neler Yapıyor?

Ben sık sık bir proje yöneticisinin yaptıklarını sorarım çünkü rol çok geniş. İşte proje yöneticisinin rolü üzerine alıyorum. Proje yöneticilerinin bütün gün yaptığı şey budur.

Proje Yöneticileri …

Büyük Fikri Geliştirin

Proje yöneticisinin ilk görevi büyük fikri geliştirmektir. Her zaman böyle değildi. Kısa bir süre önce, proje yöneticilerinin tam teşekküllü bir fikir, muhtemelen tam bir iş davası alması ve yürütülebilecek bir proje planına dönüştürmesi beklenmiyordu.

Bugün, proje yöneticisinin rolü biraz gelişti ve bir projeye dönüşmeden önce kendinizi projenizin erken ve önceki bölümlerinde buluyorsunuz demektir. '

Projenin ilk resmini oluşturmak ve uygulanabilir olup olmadığını öğrenmek için proje sponsoruyla çalışacaksınız.

Birlikte Katıl Takım Ekip

Eğer büyük düşünce uygunsa, bir sonraki adımınız bu fikri gerçeğe dönüştürecek bir ekip oluşturmaktır. Bir proje ekibinde çeşitli rolleri yerine getirebilecek birçok kişiye ihtiyacınız olacak.

İdeal olarak, her bir işlev alanındaki uzman uzmanları arıyorsanız, ancak kullanılabilirliği de göz önünde bulundurmanız gerekir. Proje yöneticileri, istediği personeli her zaman bir ekiple alamaz, çünkü bu uzmanlar diğer projelerde meşguldür. Onların hazır olmasını bekleyemezseniz, mevcut kişilerle çalışmanız gerekir.

Takımda her zaman yer alan herkese ihtiyacınız olmayacaktır. Avukatlar ya da basın görevlileri gibi bazı işlevsel uzmanların, yalnızca ilgili noktalarda ekibe katılmaları gerekecek. Proje yönetimi ve kaynak yönetimi becerisinin bir parçası, görevlerinin yaklaştığını ve daha sonra uzmanlığa ihtiyaç duyduklarında projede onları hızlandırmak için onları bilgilendirdiğinizden emin olmanızı sağlamaktır.

Neyin Oluyor olacağını Organize Etme

Proje başlatma ve erken başlangıç ​​aşamalarında, yapılması gerekenleri tam olarak tanımlamak için ekibinizle birlikte çalışacaksınız. Bu, işin net bir şekilde tanımlanmasını ve herkesin hedefleri anladığından emin olmayı gerektirir.

Tüm bunlar işletme değeri veya avantajları açısından cümle yapmaya değer: başka bir deyişle, neden bu yeni işe girmeye başladığınızı açıklayın.

Kurşun Ekibi

Şimdi ekibinizi bir araya getirdiniz ve hep birlikte neler başarmanız gerektiğini biliyorsunuz, bunu başarmak için tüm ekibin birlikte çalışmasını sağlamak proje yöneticisinin görevi.

Göründüğünden daha zor! Bir ekibin başarıyla yönetilmesi, uyuşmazlıkların, çatışmaların ve her zaman iletişim üstündeki zorlukların müzakere edilmesi anlamına gelir. Zor zamanlar da olsa, ekibinizi harika bir iş için motive etmeniz gerekiyor.Ayrıca, doğrudan sizin için çalışmıyorsa bile, proje üzerinde çalışan kişilere koçluk, eğitim, danışmanlık ve geliştirme de dahildir. Bu, projelerde sıklıkla unutulan bir yüktür ancak insanlara saygı duyulduğunu ve en iyi çalışmalarını yapmaya teşvik edildiklerinde daha iyi performans gösterdiğini unutmayın. Projenizi insanların büyüdüğü ve yeni beceriler geliştirdiği bir yer haline getirirseniz, insanlar sizinle çalışmak isteyecektir.

Ekibe liderlik etmek aynı zamanda ekip üzerinde işbirliği kurmayı ve yönetmeyi de içerir. Bu, çevrimiçi proje yönetimi araçları veya yüz yüze ekip toplantıları ya da aradaki bir şey aracılığıyla yapılabilir. Birlikte çalışmak ve 'ekip' duygusu oluşturmak, projenizde, aniden ortaya çıkan son tarih gibi çatışma veya zor zamanlar olduğunda projenizin kaynaklarının üstesinden gelmesine yardımcı olacaktır.

Para Yönetme

Projeler maliyetlidir ve bir proje bütçesini bir araya getirebilme, bir proje yöneticisi için önemli bir beceridir. Bununla birlikte, rolünüz burada sona ermez. Projeye devam eden para ve kontrol maliyetlerini yönetebilmeniz gerekir.

Şunları yapabilirsiniz:

• Gerekli tüm proje görev ve kaynaklarını kapsayan tahmin geliştirme.
• Konunun uzmanlarıyla birlikte çalışarak bunların kapsamlı ve eksiksiz olmasını sağlayın.
• Tahminlerinizi kullanarak bir proje bütçesi oluşturmak.
• Projenin sponsoruna açıklamak için bütçenizi kullanın ve projenin kaça mal olacağı konusunda net olun.

Sonra, proje boyunca maliyetleri doğru maliyet kontrolü ile yönetebilirsiniz. Bu, gerçek hayatta harcadığınız şeyleri birlikte koyduğunuz tahminler ve proje bütçesi ile karşılaştırmayı içerir. Umarım çok uzakta değillerdir, ancak çok fazla veya yanlış tahminler harcamaya yönelik bir eğilim fark ederseniz, bunu düzeltmek için herhangi bir şansla erkenden erken olursunuz. Ne fark ederseniz düzeltebilirsiniz, bu nedenle iyi bir maliyet kontrolü önemlidir.

Uzman önerisi: İyi bir maliyet kontrolü, yalnızca izleme harcamalarından fazlasını gerektirir. Ayrıca, proje üzerinde yapılan iş miktarını izlemelisiniz. Para ve görevlerin tamamlanması, projenin araçlarının ötesine geçip geçmediğini görmenizi sağlar.

Kararlar Verme

Bir şey kesin: Bir proje sponsoru devasa kararlar almak için hazır olduğunda, proje yöneticisi ve projedeki kararların çoğundan siz sorumlusunuz. Büyük olanlar bile. Kararı vermediğinizde dahi, sponsorun ne gibi bir karar alması gerektiğine dair bir öneri önerecek olursunuz, çünkü tüm ayrıntıları biliyorsunuz ve bunu dikkate alarak yaş arıyorsanız, ve bunu yapabilecek durumda olmayabilirler söyledi.

Katılımcı Menfaat Sahipleri

Yakın geçmişte, proje yönetimi literatürü paydaş yönetimi hakkında konuştu. 'Bugün bir paydaş' yönetme 'yapamadığınızı biliyoruz. Bunu önermek naif ve biraz hakaret edici, bu yüzden onlara "onları çekici" yapmaktan bahsediyoruz.

Pratik açıdan, sözü edilen araçlar değişmemiştir - sadece retorik ve farklı tutumdur.Menfaat sahiplerinin projede kimler olduğunu ve yaptığınız işle ilişkili olarak özellikle güçlü veya etkili olduklarını planlamaya devam edeceksiniz. Bir iletişim planı geliştirin ve uygulamaya koyun.

Paydaş katılımı, gelen değişiklikleri anlamalarını sağlamak için projeden etkilenen insanlarla birlikte çalışmak demektir.

Birazdan okuyun: Zor menfaat sahipleriyle başa çıkma (çünkü herkesin birlikte çalışması kolay olmaz).

Projenin Hedeflerini Sunun

Bunu ekibinizin katılımıyla yapacaksınız; şimdiye kadarki tüm çalışmalara öncülük etmiştir.

Ne vaat ettiğiniz üzerinde etkili bir şekilde bulunabilmeniz, bunun ne olması konusunda çok açık olmaya dayanıyor. Temel başarı faktörlerini ve ne yapmak istediğinize ulaştığınızı değerlendirmek için kullanılacak tedbirleri belgelemeniz gerekir.

Bu, projenin işletme vakası ya da proje başlatma belgesinde (ya da her ikisi de, değişen ayrıntı seviyelerine) düzenlenmelidir. Dolayısıyla, bu hedeflerin ne olduğunu görmek nispeten açık olmalıdır - bunları sağladığınızdan emin olmak daha az açıktır.

İyi planlama, güçlü liderlik ve büyük resmi ve ayrıntıyı görebilme yeteneği son derece yardımcı olacaktır.

Taşınmayı Yaşamak Yönetmek

Projenin hedeflerini gerçekleştirmek bir proje yöneticisi olarak rolünüzün sonu değildir. Uygulama aşamasının sonunda en önemli şey, projeyi ileriye götüren ekibe kesin ve eksiksiz bir teslimat sağladığınızdan emin olmaktır.

İyi bir devir, bir adım geri atılabileceğiniz anlamına gelir. Projeyle ilgili artık 'git' kişisin olamazsınız ve iş ekibinin size sunduğunuz şeyin en iyisini yapabildiğini bilerek bir sonraki projenize geçebilirsiniz.

Paylaşın Bilgi

'Öğrenilen dersler', gelecekteki diğer girişimlerde kullanılabilecek projeyle öğrendiklerini nasıl tarif ettiğimizdir. Proje yöneticisi, projenin sonunda dersler yoluyla öğrenilen bir toplantı yapmalıdır. Bu, ekibin örgütsel bilgiyi büyütmesine ve muhafaza etmesine yardımcı olur. Başka bir deyişle, şirketin aynı hataları tekrar yapmasını durdurur.

Yani bir proje yöneticisi bütün gün bunu yapar. Gerçek Yapılacaklar listeniz bu listeyle biraz farklı olabilir, ancak esasen tüm görevler bu proje yöneticisi unsurlarına katkıda bulunacaktır. Bu geniş kapsamlı ve zorlayıcı bir iştir ancak aynı zamanda çeşitlidir ve harika bir kariyer seçeneği!