Başarılı Proje Yöneticilerinin 10 alışkanlığı

Neden bazı proje yöneticileri, projelerini zamanında, bütçeyle ve memnun müşteriyle ve diğerleriyle hep birlikte getiriyor gibi görünüyor … iyi değil mi?

Stephen Covey'nin Yüksek Etkili Kişilerin 7 Alışkanlığı adlı kitabını duymuşsunuzdur. Bugün oldukça başarılı proje yöneticilerinin paylaştığı 10 alışkanlığa göz atalım.

Bu alışkanlıkların, performans değerlendirmesi ve müşterinin, ekibin veya sponsorun proje yöneticisine geri bildirim sunduğu proje sonu gözden geçirmelerinde defalarca belirtildiğini gördüm.

Her seferinde başarıyla teslim etmek için 10 yıllık tecrübeniz olması gerekmez. Alışkanlıklarınızı değiştirerek ve becerilerinizi geliştirerek, projenizin başarılı olma şansını büyük ölçüde artırabilirsiniz (ve işte kendinize daha az stresli bir zaman kazandırın).

Ve belirli bir sırayla (sayı 10 dışında) başlayalım!

1. Doğru Ekibin Kullanımı

En etkili ve başarılı proje yöneticileri ekip üyelerinin yeteneklerini bilir. Bu, doğru çalışmayı doğru insanlara tahsis edebilecekleri anlamına gelir.

Bir göreve yanlış kaynak kullanılması, daha uzun sürebilir veya kötü sonuçlanmasına neden olabilir. Sizinle birlikte çalışan kişilerin güçlü ve zayıf yönlerini bilmenize yardımcı olur, böylece onları proje görevlerine en iyi şekilde ayırabilirsiniz.

Kaynak yönetiminin sizi nasıl zaman kazanabileceğini öğrenin.

2. Proje Sorunlarını Yönetme

Tüm projeler zaman zaman konulara vurdu. Başarılı proje yöneticileri onları endişelendirmez.

Sorun yönetimi süreçlerini ve sorunların ortaya çıktıklarında nasıl başa çıkılacağını biliyorlar.

Siz de bunu yapabilirsiniz. Bir proje sorununu nasıl değerlendireceğinizi öğrendikten sonra, konu yönetiminin haftalık rutine dahil edilmesi kolay bir alışkanlık haline geldiğini göreceksiniz. Her hafta sorun günlüğünüzü gözden geçirmek için biraz zaman ayırın ve sorunlarınızı yönetmenin en üstünde kalmak kolay bir iştir.

3. Değişikliklerle Başa Çıkma

Projeler şeyleri değiştirmek üzere tasarlanmıştır, ancak bu tür değişiklik başkalarına da olmaktadır! Ayrıntılı proje takvimini bozan, yeni işler ve dokümantasyon güncellemeleri yaratan proje ekibinde karmaşık bir şekilde yönetilen değişiklikleri yönetmek daha zordur.

Başarılı proje yöneticilerinin takip eden bir değişim yönetimi süreci var. Tanımlanmış adımları takiben, yapılandırılmış ve tekrarlanan olduğundan herhangi bir işlemi alışkanlık haline getirmek daha kolay olur.

Değişim yönetimi süreci şu şekilde görünür:

• Değişim hakkında bilgi alın
• Değeri değerlendirin
• Değiştirmeyi yapmak için ne kadar çok iş oluşturun
• Değerli olup olmadığı hakkında bir öneri hazırlayın ileri doğru devam etmek.

Sonra sponsorunuzdan değişikliği dahil edip etmeyeceğiniz konusunda bir karar alırsınız.

Not: Bazı küçük değişiklikler, kendi sorumluluğunuz ve yetki düzeyiniz dahilinde onaylayabilirsiniz.

Başarılı proje yöneticileri, değişikliklerle başa çıkmanın işin bir parçası olduğunu bilir ve ortaya çıktıklarında onlarla başa çıkmak için bir plana sahip olurlar.

4. Proje Giderlerini Yönetme

Çanta dizelerini kendiniz tam olarak kontrol etmemiş olsanız bile, projenizin maliyeti doğuracağı muhtemeldir. Kontrolünüzdeki finansal unsurları yönetebilmek bir alışkanlık haline gelmek zorundadır çünkü düzenli ve rutin olarak yaklaşım yapmazsanız, işin o kadar büyük olabileceğini göreceksiniz ki bunu yapmak imkansızdır.

Fantastik proje yöneticileri, faturalar, alıntılar ve tahminler için çalışan dosyalama sistemleri ile masrafların üstünde kalırlar. Bütçeleme yazılımınızı kullanma alışkanlığınıza girin (sadece bir e-tablo olsa bile).

Ne kadar harcama yapacağınıza dair bir planınız oluncaya kadar proje maliyetlerinizi yönetemezsiniz. Başlamak için bunu bir proje bütçesi nasıl oluşturacağınız konusunda okuyun.

5. Teambujding

Proje ekibi büyük olasılıkla sizin için çalışmayacak, bu nedenle neden başarılı proje yöneticilerinin alışkanlıklarının bir bölümünü teşvik ediyor?

Bunun nedeni, etkin bir şekilde birlikte çalışmalarına ihtiyaç duymanız ve projede yer alan kişilerin birbirlerine güvendiği bir noktaya hızla gelmesi gerektiğidir. Bunu ekibin yapımı yoluyla elde ettiniz.

Takımınızın dağılıp atıldığı durumlara dikkat edin. Zorbalık davranışları özellikle kabul edilemez.

Zorbalık konusunda proje yöneticilerinin neler yapabileceklerini öğrenin.

6. Süreçleri Anlama

Oldukça başarılı olan proje yöneticilerinin altıncı alışkanlığı, kontrol alanlarında varolan süreçleri anlamalarıdır.

Bu, iş prosedürlerinin takip edilmesi gerektiğini bildikleri anlamına geliyor. Bunun için bir prosedür olduğunu bildikleri ve adımları takip edebildiklerini bildikleri için bir iş vakası yazmayı öğrenmeye çalışmakla vakit harcamıyorlar.

Dedi ki, en başarılı proje yöneticileri işlemek için bir köle değildir. Yapacak doğru şey ne zaman yürümek gerektiğini bilirler. Görevleri herkes için daha kolay hale getirmek için ne zaman biraz çimdiklemek iyi olur, biliyorlar. Bunun bir örneği, süreçleri buna göre uyarlayarak küçük bir projeden bürokrasiyi kaldırmak olacaktır.

7. Takvim Güncellenmesi

Proje zamanlamaları şansa bırakılmamalı ve en başarılı proje yöneticileri, zamanlamalarını düzenli olarak kontrol etmeyi ve güncelleştirmeyi alışkanlık haline getirmelidir.

Projenizin ilerlemesini izlemek için birçok yol var, ancak en önemli şey bunu yapmanızdır! Bu alışkanlığınızı kendiniz yapmaya çalışıyorsanız, günlüğünüzde kendiniz ve programınızla haftada bir kez kısa bir görüşme yapın. Her hafta aynı saati kullanın ve nerede olduğunuzu ve nerede olduğunuzu gözden geçirmek için 30 dakikanızı ayırın. Gerekli düzeltmeleri yapın, ekibe haber verin ve projeyle devam et.

Not: Zamanlamanızın değişiklikleri projenin bitiş tarihini veya önemli kilometre taşlarının teslim tarihini etkiliyorsa sponsorunuzla konuşun.Resmi bir onay sürecine girmeden taban çizgili planınızın temellerini değiştirmemeniz gerekir.

8. Proje Riskini Yönetme

Risk sicilinize ne dahil edileceğini bilmek bir şeydir, ancak alışkanlıkla gözden geçirip ortaya çıkan riskler üzerinde hareket etmek, farklı bir şeydir.

Projenizin başlangıcını, riskleri tanımlamak için kullanmak ve sonra tekrar düşünmek için yeterli değildir. Risk yönetimi, proje alışkanlıklarınızın bir parçası olmalı; çünkü riskler olmadan, bu risklerin sizin için sorunlara dönüştüğünü ve sorun yarattığını göreceksiniz.

Bu, standart süreçlerin ve bir risk incelemesi yapmak için düzenli olarak yer ayırmanın yardımcı olabileceği başka bir alandır. Ekip toplantılarınızın bir parçası olarak ekleyebilirsiniz. Riskleri ekiple gözden geçirmek, artık tehdit oluşturmayan şeyleri kapatmak ve hafifletmek istediğiniz eylemleri planlamak bir alışkanlık haline getirin.

9. İzleme Süresi

Proje yöneticileri, proje zaman yönetimi hakkında çok şey biliyorlar, ancak zamanlama ve planlama alanına girme eğilimindedir. Burada bahsettiğimiz şey, daha düzenli, günlük olarak takip etmek. Zaman çizelgelerinden bahsediyoruz.

Proje ekipleri, daha önce yapmadıysalar zaman çizelgelerini kullanmak için hevesli değildir. Pek çok proje yönetimi yazılımının, ürüne özgü zamana dayalı izlemeleri vardır. Bu, anahtarı bir takvim olarak zaman takibine sokmayı kolaylaştırabilir.

Takımınızın zamanını takip edip etmediğinizi (önerilir) bir gün içinde kendi zamanınızın nereye gittiğini bilmeniz önemlidir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı not etmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz. Bu, öncelikli proje görevlerine zaman ayırıp harcamanıza gerek olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır. Öldüğünü düşünebilirsin, ama gerçekten öyle mi? Timesheet'ler veya bazı formların saat kayıtları, bir not defterinde yalnızca saatlik bir kayıt olsa bile yardımcı olacaktır.

10. İş Değişimini Sağlama

Son olarak, proje yöneticilerini en başarılı hale getiren alışkanlık, proje çıktılarını iş sonuçlarına eşitleme becerisidir. Projeniz şirket için şaşırtıcı bir şey elde etmek için tasarlandı ve bunu yaptınız. Harika.

Fakat kullanıcıların ürününüzü kullanmaması veya yazılımın güncelliğini yitirmesi veya müşterilerin sizin gibi şaşkınlığa kapılmaması durumunda, projeniz zaman kaybına uğradı.

En başarılı proje ekipleri, hedefledikleri iş sonuçlarını bildiklerinden emin olunuz. Bu ticari değişimi sürdürülebilir bir şekilde sunacak bir çözüm oluşturuyorlar. Proje sona erdiğinde verdikleri, tamamen kullanılmış ve müşteri tarafından tamamen benimsenmiştir. Başarıdan ötürü başarılı olmak için yapıldığı için başarıdır.

İş hedeflerini anlamak, müşteriler ve paydaşları etkilemek isteyen herhangi bir proje yöneticisi için önemli bir ölçüttür. Değerli bir şey verdiğinizi gösterebilirseniz, sahip olduğunuz ve şirkete getirdiğiniz değeri göstermek kolaydır.

Paydaşlarınıza bekledikleri iş değerini ve projenizin hangisi olursa olsun kullanmak istediklerini sormak alışkanlık haline getirin.Başarı nasıl tanımladıkları hakkında onlarla konuşun. Her projenin başında bunu tekrarlanabilir bir sürece inşa edebilirsiniz.

Başarı için kaç alışkanlık Var mı?

Listeyi okudunuzktan sonra, bu alışkanlıklardan birçoğunuz zaten var mı? Muhtemelen bugün burada yaptığınız şeyleri ve başkalarını da düzenli olarak yapmak için daha fazla gayret göstermeniz gerektiğini biliyorsunuzdur. İyi haber, yeni bir alışkanlığın yaratılmasına kararlıysanız nispeten kolaydır. Yakında bu şeyler ikinci doğada olacak ve şirketinizdeki en başarılı proje yöneticilerinden biri olma yolunda iyi durumda olacaksınız.

Hangileri, haftalık rutininizde çalışmaya başlayacak ve inşa edecek?

Diğer Okuma

Charles Duhig'in Alışkanlık Gücü okumanızı öneririm.