Bir Proje Kurulu'nun İşlevi Öğrenme

Projenizde bir Proje Kurulu var mı? Ayrıca bir Yönlendirme Grubu veya Yönlendirme Komitesi diyebilirsiniz. Bu makale, bu önemli yönetişim işlevinin rollerini ve sorumluluklarını ortaya koymaktadır.

Önce, Proje Kurulunun herhangi bir projenin organizasyon yapısının önemli bir parçası olduğunu söyleyerek başlayalım. Eğer şayet bir şansınız yoksa, bir şans ayarlamak konusunda müdürünüzle konuşmalısınız.

Proje Kurulu, proje sponsoru tarafından yönetilir ve genelde bir takım üst düzey paydaşların yanı sıra proje yöneticisini de içerecektir.

Kurulda normal olarak üç veya beş kişi vardır. Bunların hepsi anahtar proje paydaşları ve projeyle ilgili işleri gerçekleştirebilecek insanlar.

Sonuç: Projeyi denetlemek ve doğru yönde ilerlemeye devam etmek için bir araya gelen bir grup insan.

Proje panoları, proje ömrünün başlangıcında kurulur ve kapanana kadar proje boyunca çalışırlar. Bir Proje Kurulunun 4 kilit rolüne göz atalım.

1. Proje Kurulu Yönetişimi Sağlıyor

İlk önce, Proje Kurulu kritik yönetişim sağlıyor. Politikaların kurumsal düzeyde ve portföy veya program düzeyinde uygulanmasını sağlarlar. Proje ekibinin yürüttüğü şeyleri gözetliyorlar. Proje sponsoruyla birlikte, projenin başarıyla teslim edilmesinden sorumludurlar ve bu yönetişim rolü, proje ekibinin etik ve şirket için kabul edilebilir sınırlar dahilinde hareket etmesini sağlar.

Bunu proje yöneticisine sorarak ve yardım ve destek sağlayarak yapıyorlar.

2. Proje Kurulu, Yönlendirme Sağlıyor

Bir projede sıklıkla kararlar alınır ve bunların bazıları proje yöneticisinin sorumluluğunun dışına çıkacaktır. Proje yöneticisi kararı veremediğinde ve sadece sponsordan daha fazla paydaşla görüşülmesi gereken bir şey olduğunda, Proje Kurulu'na gidecektir.

Onların rolü, ekip için uygun yönü sağlayarak projeyi devam ettirmektir. Projenin başlangıcında vizyonun belirlenmesine katkıda bulunurlar ve projeyi sürdürebilirler.

3. Proje Kurulu Karar Vermektedir

Proje Kurulu öncelikle karar verme organıdır. Onların rolü, engellerin kaldırılması ve proje yöneticisinin başarılı bir şekilde tamamlanması için net bir yol görmesine yardımcı olarak projenin ilerlemesini sağlayan kararların alınmasıdır.

Proje yöneticisi, Proje Kuruluna tavsiyelerde bulunur. Bu adres için öneriler içerebilir:

• Olası zorlukları gidermek için hafifletme planları gibi riskler
• Konular
• Doğru ekip üyelerinin bulunmaması gibi kaynakların kaynaklanması sorunları
• Zamanlama gecikmeleri
• Bütçe aşımı.

Proje Kurulu, mutlaka proje yöneticisinin önerisine göre hareket etmek zorunda değildir. Bir grup olarak, ilerleme yolları için başka öneriler önerebilirler ve çoğunlukla bunu yapar. Genellikle projenin yöneticisi olduğundan daha büyük resmi, projenin çevre konusundaki görüşleri var, bu nedenle alternatif rotaları görebilir ve o sırada en iyisini seçebilirler.

4. Proje Kurulu Harcama Durumunu Onayladı

Son olarak, Proje Kurulu bütçeyi onaylamaktadır.

Her sipariş ya da bütçe kalemi normalde o zaman proje yöneticisi tarafından yönetilir: Her bir faturanın ödeme için imzalanması için Proje Kurulunuza gitmeniz gerekmez.

Bununla birlikte, proje düzeyinde genel olarak Proje Kurulu, parayı nasıl harcayacağınızı onaylamak için (bütçenizin planlarını) onaylamak ve ardından projenin devam etmesini sağlamak için devam eden harcamaların izlenmesinde rol oynamaktadır.

Ayrıca, acil durum fonlarını veya yönetim rezervlerini harcamanız gerektiği anlaşıldığında Proje Yönetim Kuruluna başvurmanız gerekecek. Fazla bağımsızlıkları yetkilendirebilirler ve proje ekiplerine bunun haklı çıktığı durumlarda ilave fonlara erişmesine yardımcı olabilirler.

Genel olarak, Proje Kurulu, proje ekibi için önemli bir yönetişim ve yönlendirme işlevi görür. Onların yönü ve tavsiyesi, proje yöneticisinin projeyi doğru yönde yönlendirmesine yardımcı olur ve bir şeyler ters gitmeye başlarsa yardım etmek için yardıma hazırdırlar.