Kurumsal Olay Planlamacılar için 8 tasarruf İpuçları

Kurumsal etkinlikler planlamak eğlencelidir ve fikirleri ve mekanları beyin fırtınası yapmak birçok kurumsal etkinlik planlamacısının keyif aldığı bir düzeyde yaratıcılık getirir. Ne yazık ki, bu fikirler bütçe sayıları girdikten sonra yollarını izleyerek ölüme kadar geçebilir ve gerçekleşme, etkinlik bütçenizin olayın vizyonunu karşılamaması nedeniyle belirlenir.

Bununla birlikte, yaratıcılık olay planlama süreciyle birlikte durmaz. Sınırlı bir bütçeyle başarılı bir etkinlik planlamak da gerekiyor.

Kurumsal etkinlik planlayıcıları için tasarruf sağlayan bazı ipuçları:

1. Bütçenizi Bilin

Kurumsal etkinliğinizi planlamaya başlamadan önce bütçenizi belirleyin. Hiçbir anlamı, göze alamadığınız fikirleri ve potansiyel mekanları bir araya getirerek zamanınızı harcamaktır. Aşağıdakiler için ayrılmış maliyetleri belirle:

Catering
Eğlence
Mekan
Misafir konuşmacıları
Dekorasyonlar
Diğer Olasılıklar

Planlamaya başlamadan önce bunu bilmek sınırlarınızın içinde kalmanıza yardımcı olacaktır.

Bu bütçe kalemlerini göz ardı etmeyin

Kurumsal bir etkinlik planlarken, aşağıdaki öğeler için maliyeti eklediğinizden emin olun:
Broşürler için baskı, sunumlar
Tabela ve bannerlar için masraflar
Pazarlama ve tanıtım masrafları < Yerinde kayıt hizmetleri

3'ten büyük ->

3. Bütçenizi Kabul Et

Bira bütçesinde şampanya tadın mı var? Umutsuzluğa kapılma. Küçük bir etkinlik bütçesiyle büyük bir bütçe etkinliği planlamaya çalışmanın hayal kırıklığını kendin kurtarın. Sahip olduğunuz bütçeyi kabul edin. Kaynak yetersizliğinden ötürü hayal kırıklığına uğramaksızın, yaratıcı olun.

Kurumsal etkinlik planlamacılarının sınırlı fonlarla başarılı, unutulmaz etkinlikler planlamaları için birçok yol vardır.

4. Mekan Müzakereleriniz Esnek Olun

Mümkünse, bir mekanla pazarlık yaparken esnek olun. Kurumsal etkinliğiniz için birkaç potansiyel tarih düşünün ve o zaman aralığında otel açılıp açılmadığını sorgulayın.

Oteller çoğu zaman hedef tarihinizdeki bir açılışı doldurmak için indirimli fiyat teklifi sunacak ve en yoğun talep süreleri etrafında çalışabilirseniz daha iyi fiyatlarla pazarlık yapabilirsiniz.

Ayrıca, bölgede gereksinimlerinize uyan birkaç mekan varsa, bunu avantajınıza kullanın. Şirketinizin işi için rekabet ederken, mekanlar, işinizi kazanmak için bölgedeki diğer imkânları fiyatla pazarlık edebilir ve fiyatlarını geçersiz kılabilir.

5. Otur aşağı yemeklerden kaçının

Kurumsal etkinliğinizde yiyecek sunuyorsanız, bir oturma yemekine karşı büfe tarzı sunmak çok daha maliyetlidir. Büfeler, sadece garsonluk masraflarını ve masa servisini ortadan kaldırmakla kalmaz aynı zamanda gıdanın kendisinde harcanan parayı da düşürebilirsiniz.

Misafirlerin birbirinizle buluşmasını ve birbirleriyle tanışmasını isterseniz, parmak yemeğini sunmayı ve oturup yiyebileceğiniz alanı azaltmayı düşünün.Konuklar ayakta durup küçük tabakları olduğunda, daha az yer ve daha fazla konuşurlar.

Tam açık çubuklar etkinlik bütçenizden bir miktar etkilenebilir, bu nedenle çubuğunuzu bira, şarap, gazoz ve meyve suyuyla sınırlandırmayı düşünün.

6. Kitap Konuk Konuşmacılar Erken

Havayolu biletleri ve otel odaları gibi, konuşmacı ücretleri, katılıma ne kadar yaklaştıkça tırmanmaya eğilimlidir. En iyi fiyatı elde etmek için erken yaptırın.

Biraz araştırma yapın ve o tarihte sizin bölgenizde bulunacak uygun bir konuk konuşmacı var mı diye bakın. Düşük bir fiyat teklif edebilir ve ulaşım ve konaklama masraflarından tasarruf edebilirsiniz.

7. Sponsorları Kullanmayı Düşün

Bugünün dünyasında arenalar ve konser salonlarından spor etkinliklerine kadar her yerde sponsorlar bulunmaktadır. Etkinliğinizin maliyetlerini karşılamak için sponsorları kullanmayı düşünün. İşinizle veya endüstrinizle yakından ilgili olan şirketler, adlarını kitlenize tanıtma fırsatı tanıyabilir. Şirket etkinliğinizde şirketinizle ve müşterilerinizle iyi bir uyum içinde olduğundan emin olun ve maruz kalmanın karşılığında ne sunacaklarını keşfedin.

8. Masraflarınızı İzlemede Özen gösterin

Kurumsal etkinlik planlamasında büyük olasılıkla, bireysel görevlerden sorumlu birkaç kişiden oluşan bir ekibe sahip olacaksınız.

Harcamaları ile ilgili olarak bu kişilerin hepsine dikkat edin. Bütçe yönergelerinizi net bir şekilde iletin ve izleme masraflarında gayretli olun. Yaptığınız satınalmaların düzenli olarak raporlanmasını isteyin ve harcamalar sizin tarafınızdan onaylanmadan önce onaylanması gereken kuralları belirleyin. Bu, denetimin, harcamalarınızı etkinlik bütçeniz dahilinde tutmak için kritik olduğu kurumsal etkinlik planlamasının bir alanı.