Çalışan Kurumsal Kredi Kartı Verilmeden Önce 8 Adım

Bir işletme, bir alışveriş yapmak ya da bakım yapmak zorundadır. Bu giderleri göz önünde bulundurarak, seçilen çalışanlara kurumsal kredi kartları vermeyi düşünmek genellikle iyi bir fikirdir.

Bu kartların çalışanlara verilmesi, iş adına belirli işlemler yapabilecekleri ve daha sonra her bir finanstan sonra mali müşavirliğe tüm makbuzları yazabildikleri anlamına gelir. Bir şirket olarak, her çalışana nakit avans vermek yerine kurumsal kredi kartları nakit verme sorunlarını çözmeyeceğiniz için en iyi seçenek haline gelmektedir.

Ancak, kurumsal kartlar çıkarmadan önce ihtiyati tedbirler almalısınız. Bunu yapmadan, bazı çalışanların işletme fonlarını kötüye kullanma olasılığı vardır. Kurumsal kredi kartları elindeyken yetkisiz alım riski artar ve herhangi bir koruyucu önlem alınmaz. Bu riski kontrol altında tutmak için aşağıdaki politikalar yardımcı olacaktır:

Başlangıçta, Beklentileri Ayarla

Kartları çıkartırken, kart kullanımıyla ilgili olarak onlardan beklenen şey hakkında tüm çalışanları ayarlamanız ve bilgilendirmeniz önerilir. Kart sahibinin sorumluluğunu, kartların kullanılacağı masraf türlerini ve her masraf için birinin sunması gereken belge türlerini canlı bir şekilde açıklayan bir politika oluşturmanız gerekir.

Bu, kart sahibinin kartı nasıl kullandığını engellemek için her şirketin koyması gereken anahtarlardan biridir. Bunu yapmadan, işletmeniz uzun vadede işletmeyi yürütmenin maliyetini artıran bütçelenmemiş ek masraflara maruz kalacaktır.

Kart Kurallarının Düzgün Anlaşıldığından emin olun

Bildiğimiz gibi çalışanların çoğunun okuma kültürü yoktur. Bu, çalışanların kurumsal kartlarını, kuralların yasal olarak iyi bir şekilde bastırılmasını, sadece kart kullanımıyla ilgili olarak nasıl veya ne beklendiğini almadan atarsanız, birçoğu kartını okumadan kullanabilirsiniz. kurallar.

Yukarıdaki senaryonun önüne geçmek için, çalışanlarla bir görüşme organize etmeniz ve politikayla birlikte ele geçirmeniz iyi olur. Bunu yaptıktan sonra, politika anlayışını yazılı olarak kabul etmeleri onlara iyi gelecektir. Bu, bir çalışanın politikanın belirlediği hükümlere karşı gelmesi durumunda, uygun tedbirlerin alınması gerektiği anlamına gelir.

Harcamalara Özel Olmak

Bazen çalışanların çoğu kurallara aykırıdır ve politikada ana hatlarıyla belirtilenlerden çok harcama eğilimindedir. Bunu aklında tutarak iş kredi kartlarının kullanımıyla ilgili sekmeleri tutmak iyidir. Mali işler sorumlusu, her departmandaki müfettifllere, o bölümdeki kartlarla çal> flanlar> n denetlenmesinin sorumluluğunu üstleneceklerini bildirmelidir.

Bu, bir bakıma çalışanların kartlarındaki yanlış kullanımını en aza indirecektir. Bir çalışan, kart harcamalarını izleyen birilerinin olduğunu bildiğinde, politikada belirtilmeyen herhangi bir izinsiz alım satım yapmaktan çekinirler.

Koruyucu Önlemleri Yerinde Yapın

Para, ekonomik bir kaynaktır ve bu nedenle çok kısıtlıdır. Bu, bir çalışan kart kullanım ayrıcalıklarını kötüye kullandığı zaman, yük hemen onlardan şirkete aktarılır demektir. Bunu göz önünde bulundurarak, her karta harcama limiti koymanız sizin için bir sakınca yoktur.

Üst kademelere göre yöneticilik pozisyonlarında daha yüksek limitler olabilir. Bu önlem, yetkisiz işlemler yapma riskini azaltmak içindir. Harcama limiti seti aşılmamalı ve politikada belirtilmelidir. Herhangi bir çalışan sınırı aşarsa, fazladan olan miktar, bordrolarına ek olarak bir cezadan düşülmelidir.

Her zaman bir Yıllık Gözden Geçirme gerçekleştirin

Şirketin kredi kartı programı her yıl gözden geçirilmelidir. Bunun nedeni, bazı çalışanlar bir departmantan diğerine taşınmış olabilir ve her departmanın belirli bir harcama limiti bulunduğundan, programın yıllık bir incelemesine ihtiyaç vardır.

Bununla birlikte, departman yöneticileri, her çalışanın sorumluluklarına uygun olarak yeni harcama limitleri çıkarmalarına izin verir. Bir çalışan, artık kurumsal bir kredi kartına ihtiyaç duymayan bir bölümde çalışıyorsa, o zaman programdan çıkarılabilir.

Eğer şirketin parçası veya hiçbiri şirket adına işlem özetleri yapmak ve sonunda bunları size göndermek için bir kart sahibi değildir birisinin olması için Takip Ups

O iyidir Doing tarafından Verimliliğini Artırma her ayın. Belirlenen kişinin temel amacı, kart kullanımına zamanında açıklama ve beyanlar vermeyen çalışanların adlarını listelemek olacaktır.

Bu, hangi çalışanların kart ilkelerine bağlı kaldıklarını ve hangilerinin olmadığını izlemenin kolay bir yoludur. Belli bir süre sonra, her zaman politikalarına karşı geçici veya hatta kalıcı onlardan uzak kartları alarak gitmek o daimi kart sahiplerine bir kamçı çatlak tercih olabilir.

bir çalışan çıkarılan şirket kartı sadece şirkete yararlıdır ve ni acil bir sürece kişisel öğeler satın üzerinde asla kullanılmamalıdır belirli öğeler kullanılmalıdır unutmayın uç değerler

değerlendirin. Böylece, her çalışan kartında her ayın sonunda kullandığı tüm masrafları izlemeye ihtiyaç duyuyor.

Kartı bir veya daha fazla çalışan kartı kişisel eşyalar üzerinde kullanıyorsa, acil durumdan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemek için kapsamlı bir değerlendirme yapılmalıdır. Acil durum değilse, kart sahibine disiplin tedbirleri alınmalıdır. Acil bir kaynaklandığını Tersine, katlanılan giderler kendilerine karşı verilen disiplin cezalarını olmadan kart sahibinin maaş düşülür gerekecektir.

Riske Bölmek

Kurumsal kart politikanız, çalışanların kendi sorumluluğu altındaki tüm kredi kartı bakiyelerinden bizzat sorumlu olmasını sağlamalıdır.Böyle bir politika yürürlüğe konulduğunda, şirket onaylanmış giderlerin tutarına göre bireysel kart sahiplerine para iadesi yapacaktır. Buna şirket ve çalışanlar arasındaki riskin paylaşımı olarak değiniyoruz. Bu, yalnızca onaylanan giderlerle eşleşen bir miktarda verilecek olduğundan, kişisel eşyalarını kart kullanarak satın almaya çalışan çalışanlarla uğraşmak için iyi bir yoldur.