9 Toplantı Yöneticiler için Kolaylaştırma Becerileri

Toplantılar ya fikirleri paylaşma, meydan okumaları tartışma ve eylem planlarını tanımlama fırsatı olabilir ya da verimsiz zaman ayırıcı olarak sonuçlanabilirler. Ne yazık ki, yöneticiler genellikle toplantı süreci bozukluğuna büyük katkıda bulunmaktadır.

Bu makale toplantı verimliliğini artırmaya yönelik toplantı kolaylığı becerilerini güçlendirmek için her seviyedeki yöneticilere yönelik fikirler sunar.

Yöneticiler Toplantılarda Yanlış Yerde

Birçok yönetici, bir toplantıyı nasıl "yürüteceğini" bildiğini düşünüyor.

Gündemi belirlediler, konuştular ve kararları aldık. Bu, yöneticiler için kolay ve etkili olabilir, ancak çoğunlukla insanların zaman kaybıdır ve ekibin yaratıcı potansiyeline dokunmaz. Aslında, çalışanlar çekilmek eğiliminde olduğu için ters etkisi vardır, açıkça sorumlu olmak isteyen yönetici ertelenir.

Yöneticilerin toplantılarında çalışanlarını daha fazla dahil etmemesinin pek çok nedeni vardır:

• İzin verme korkusu.
• Sorumlu oldukları için bütün cevapları sağlamaları gereken yanlış inanç.
• Çalışanlarının yeteneklerine veya sorun çözme becerilerine güven eksikliği.
• Toplantı kolaylığı becerilerinin eksikliği.

İlk üç madde yoksul yöneticilerin davranışları iken sonuncusu olan kolaylaştırma becerileri uygulama yoluyla öğrenilebilir ve güçlendirilebilir.

Toplantı Yeterliliğinizi Güçlendirme Becerileri

Tanımı gereği, kolaylaştırıcı araçlar " Daha kolay veya daha az zorlaştırmak; yardım ileri . "Bir yöneticinin bir toplantıyı kolaylaştırmak için (onu işletmek yerine) gücünü elinden almaya ve farklı sonuçlara ve yaklaşımlara açık olmaya istekli olmaları gerekir.

Uygun toplantı kolaylığı, sorunların belirlenmesi ve çözülmesine herkesin katılmasını içerir. Takımlar, neredeyse her zaman, her yöneticiden daha iyi, daha yaratıcı çözümler geliştirecek ve çözümlerin uygulanmasını destekleme olasılığı daha yüksek olacaktır.

Toplantıyı kolaylaştıracak dokuz beceri, hepsi de pratikle öğrenilebilir ve geliştirilebilir:

1. Gündem planlaması. Birlikte toplantı, gündem planlamasıyla başlar. Katılımı davet eden konuları seçmek, i. e. çözülmesi gereken bir sorun, "bilgilendirici" konulardan çok daha ilgi çekici. Bununla birlikte, grup katılımına izin vermek için bol zaman ayrılması gerekir.
2. Çevre ve iklim ortamı. Lojistik meselesi! İnsanlar rahatsız olduğunda, birbirlerini göremiyor, duyamıyor veya aç, toplantı sonuçları acı çekecek. Lojistik hizmetini, büyük katılımı teşvik etmek ve engelleri kaldırmak için bir yol olarak öğrenin.
3. Sorular sormak. Büyük sorular büyük tartışmalara yol açar."GROW Modelini Kullanarak Ateşli Koçluk Soruları" başlıklı makale, bazı seçkin tartışmalara teşvik edici bilgiler sunuyor.
4. Aktif Dinleme. Bir yönetici, bir deyişle parantezler yazarken, anlayış kontrol ediyor ve takip soruları sorduğunda, daha fazla katılımı ve daha fazla katılımı teşvik ediyor. tartışmayı akıcı bir şekilde sürdürür "Daha İyi Bir Dinleyici Nasıl Olunur" konusuyla, aktif dinleme becerilerini güçlendirme fikrini paylaşıyorum.
5. Beyin fırtınası. Çoğu insan, beyin fırtınası yapmayı zaten biliyor düşünüyor. Çok fazla sayıda ortamda, beyin fırtınasının etkinliği zayıf süreç yönetimi, güçlü sosyal ya da politik baskılar ve zayıf kolaylaştırma becerileri ile azaltılır Birçok kişi iyi bir beyin fırtınası toplantısının gücünü asla yaşamamıştır Bkz. bir beyin fırtınası oturumu "ne yapmamak için - sonra tersini yapın!
6. Fikir oluşturma becerileri. Fikir birliği herkesin bir karar vermesi gerektiği anlamına gelmez. bakış açılarını paylaşma ve fikir önerme fırsatını buldu. Doğru kolaylaştırma, grubun fikir paylaşımından etkili bir kararın geliştirilmesine rehberlik edecektir. Fikir birliğine varmak daha fazla zaman alır, ancak genellikle grubun tamamından daha güçlü bir katılım elde edecektir. Bununla birlikte, görüş birliğinin nihai hedef olmadığını unutmayın. Karşılaşılan sorunun etkin bir kararı en önemli konudur. Bir ekibin fikir birliğine dayalı karar verme süreci boyunca nasıl yönlendirileceğine ilişkin daha fazla bilgi için Çerçeveyi Altı Adımda Birlikte Uzlaşma Kararına bakın.
7. Uyuşmazlık çözümü. Herhangi bir sorunun çözümünde bir grup insan dolaşırken çatışma kaçınılmazdır. Aslında, görev veya konu üzerindeki çatışma, etkili karar verme sürecinin bir parçası olarak ekip araştırmacıları tarafından görülür. Bir yönetici çatışma gücünü olumlu bir şekilde nasıl kullanacağını öğrenmelidir. Bkz. "Küçük Gruplar için Uyuşmazlık Çözümü".
8. Sözsüz iletişim becerileri. Araştırmacılar kesin yüzdeler üzerinde tartışırken, çoğu iletişimin yüzde 50'den fazlasının sözsüz olduğunu kabul ederler. Bir yönetici, katılım düzeyini, itaat derecesini ve bağlılığını değerlendirmek için grubun sesini ve beden dilini okuyabilmelidir.
9. Kayıt. Becerikli grup kolaylaştırması, insanların söylediklerini yakalamak için ne zaman bir sunum veya yazı tahtasına geçileceğini bilmeyi içerir. Bunu yapmak, insanları fikirlerinin duyulduğunu ve değer verildiğini hissettirir ve eylem planlaması ve izlem için kullanılmak üzere değerli bir kayıt olarak hizmet eder.

Alt satır:

Zaman, hayatta ve işte değerli bir varlıktır. En iyi verimlilik ve etkinlik için toplantıları yönetmeye çalışın. Yukarıda tanımlanan dokuz kolaylaştırma becerisini öğrenmek, uygulamak ve uygulamak, başlamak için mükemmel bir yerdir.

-

Art Petty tarafından güncellendi