Neden Girişiminizin Belgelenmiş Süreçlere İhtiyacı Var Olmasının 4 Nedenleri

Çoğu girişimci işletme organik olarak başlar ve anında neredeyse "burada işimizi nasıl yaptığımızı" hesaplar. İşletme oldukça teknik veya bilimsel olmadıkça veya süreç denetimi hükümet gibi müşteriler tarafından zorunlu kılınmadıkça, sahipler ve yöneticiler genellikle süreçlerini belgelemek için çok meşgul olurlar. Gıda ikramından perakende giyim butiklerine, servet yönetimine kadar uzanan bir işyerinde patron iseniz, belgelendirilmiş süreçleriniz olmadığından dolayı kovulmazsınız.

(Sonuçta patron sensin). Fakat büyük fırsatları kaçıracağın.

Yazılı Süreçleri Oluşturma Nedenleri

Şu anda katılan tek kişi olsanız bile, küçük işletmelerinizin yazılı süreçleri olması zorlayıcı nedenlerdir:

1. Çalışanlar ekleme ve eğitim: Süreçleriniz yazarsanız, çalışanları daha kolay ve hızlı bir şekilde eğitebilirsiniz. Süreçlerinizi belgelemezseniz, onları eğitme fikri çok yıldırıcı olduğu için çalışanların eklenmesine karşı dirençli olursunuz. 22'yi yakala!
2. İşletme kredisi alma imkânı: İşletmeniz için fonlama ihtiyacı duyarsanız, bir banka veya başka bir borç verenin işlemlerinizi anlaması gerekecektir. Ne kadar organize olduğunuzu bir borç verene gösterebildiğinizde ve süreçler üzerinde gerçekten bir yetkiniz varsa güçlü bir ifade yapar.
3. Daha fazla kazanç sağlayın: Belgelenen işlemler, işlerinizdeki kusurları ortaya çıkarır. Orada olduğunu fark etmediğiniz darboğazları ve tutarsızlıkları görürsünüz. Bir iş sürecinde fazladan harekete neden olarak zaman ve para harcıyorsunuz. Ortadan kaldırmak, zamandan kazanılan tasarruf ve daha fazla kâr demektir.

1. Nihai satış pozisyonu: İşinizi birgün satmak istiyorsanız, bir alıcı önce iç işleyişleri değerlendirmek isteyecektir. Alıcıyı proses el kitabınızı göstermek, bir satış ihtimalini ve alıcının algılanan şirketinizin değerini artırır. Sonuçta, süreçleriniz temiz ve iyi belgelendirilmişse alıcı, kendisinin doğru adım attığını ve yaptıklarınızı sürdürmeyi hayal edebiliyor. Alıcı için zamandan tasarruf sağlaması, yolun aşağısında maliyeti düşürür ve bu da sizin için daha yüksek bir fiyat anlamına gelir.

Başlarken

Öyleyse, işlemleriniz başından sıkıca (ya da sıkı değil) nasıl gidilir ve bunları nasıl yazılır? Süreçlerinizi tanımlamanız ve belgelemeniz gerekir. Diyelim ki catering işindesiniz. İster fark etsek de olmasanız da, her catering şirketi için ortak olan bazı geçersiz kılma süreçlerine sahipsinizdir. Örneğin, her catering şirketi daha fazla iş bulabilmeniz için iş bulmanız, olaylar düzenmeniz ve müşterilerle görüşmeniz gerekir. Bu eylemlerin her biri kendi işlemidir.

Öyleyse işinizde, adımlarınızı yazın ve sıralı sırada düzenlemeye çalışın (çakışmalar olsa bile).Sürecin yaklaşık yedi adımdan daha fazlasına sahip olması durumunda, birkaç işlemi başka bir anahtar adımın alt süreçleri olarak birleştirmeye bakın. Aksi takdirde, süreç başkalarına yönetmek ve açıklamak çok zor olur.

Bir catering şirketi için bu gibi bir liste hazırlayabilir ve daha sonra her proseste bir parçası olan alt süreçleri belgeleyeceksiniz:

1. İş kazanım: Pazarlama, teklif oluşturma, satış
2. Etkinlik hazırlama: Menü oluşturma, yemek hazırlama, personel seçimi, mekan seçimi ve hazırlık
3. Etkinlik işlemi: İş günü listesi, teslimat ve kurulum, personel atamaları, arıza prosedürü < Olay sonrası takip:
4. Müşteri takip, kurum içi bilgilendirme Kaynaklar

Doğrusal bir liste değil, süreç yönetimi için görsel diyagramların kullanılması çok yararlı, ancak siz değilseniz de Excel veya diğer programlarla mükemmel bir liste, hiçbir şeyden iyidir. Excel'de işlem akışı diyagramlarını nasıl yapacağınızı ve sizin için uygun olup olmadığını öğrenin. Bir akış şeması kullanmanın avantajı, işlemin her adımının giriş ve çıkışlarını kolayca görebilmenizdir. İyi bir süreç, iyi bir yazı parçası gibidir: paragraflar arasında geçişler vardır. Bir işlem adımı bir eylem için sıçrama yapıyorsa ve orada nasıl bulunduğunuz açık değilse, geriye dönün ve girişin ve çıkışın net ve güçlü olduğundan emin olun.

Süreç kontrolü hakkında en iyi yazılmış kitabı okumak isterseniz, Michael Hammer ve James Champy'nin Reengineering the Corporation'a bir göz atın.

Kitap neredeyse yirmi yıl yaşlı ve büyük organizasyon süreçleri düşünülerek yazılmış olmasına rağmen, genç başlangıçlar için bile mükemmel bir kaynaktır. Yaptığınız şeyin darboğazlarını görmenize ve onarmanıza yardımcı olur.