Bu Kurul Toplantı Dakikalarını Hata Yapmayın!

Tüm ülkeler, şirketlerin toplantı tutanaklarını almasını ve dağıtmasını zorunlu kılar ve tüm ülkeler, yönetim kurullarının toplantı tutanaklarını gerektirir. Ancak yönetim kurulu toplantı tutanaklarında nelere yer verilmesi ve bu tutanakların nasıl alınacağı konusunda belirli kurallar bulunmamaktadır. Kesinlikle, şirket tahtasının ömrünü daha zor hale getirebilecek dakikalar alarak yapabileceğiniz hatalar vardır.

Neden Kurumsal Yönetim Kurulu Toplantı Tutanaklarına Kalsın?

Aslında, şirket toplantılarınızın tutanaklarını almak ve kaydetmek için çeşitli nedenler vardır.

Toplantıları dakikalar sürmek için ilk ve en önemli sebep, karar verdiğinizin bir kaydının olmasıdır. Birkaç ay önce yönetim kurulu tarafından kimsenin verdiği bir kararı hatırlayamayan toplantılarda oturdum. İşiniz için yazılı bir şeyler olması,

Şirket yönetim kurulu kararlarının ikinci nedeni, mütalaa ve sorumluluk amaçları içindir. Yönetim kurulu üyeleri güven konumunda. Şirket hissedarlarının yaptığı yatırımlarla ilgili kararlar veriyorlar ve kurumun çıkarları doğrultusunda ve çıkar çatışması olmadan akıllıca hareket ettiklerini ispat edebilmeleri gerekir. Kurul toplantı tutanakları bulundurmak, yönetim kuruluna iyi niyetle hareket ettiğini ispatlamasına ve eylemleri için kişisel sorumluluğu önlemenize yardımcı olur.

Üçüncü sebep vergi amaçlıdır. Bir şirket, bireysel hissedarlardan ayrı bir varlıktır. Ayrılmayı sürdürdüğünüzden emin olmak için, yönetim kurulu toplantı tutanakları bir kayıt sağlar.

Onları olmadan, IRS veya devlet kurumları işletmenin vergi durumunu geçersiz hale getirebilir. Gösterilmeyen bir şirket, sahiplerden ayrı bir varlık olarak hareket ederek zorlu bir vergi durumu yaratabilir.

İşletmelerin üyelerinin zaman kaybettiren uzun, amaçsız kurul toplantılarına karşı, yönetim kurulu üyelerinin görevlerini yerine getirmelerini ve korunmalarını sağlamak için çaba sarf etmeleri gereken bir denge var.

Bu makalede bu dengeyi ele alacağız.

Şimdi, yönetim kurulu toplantı tutanaklarını görüşmek için nedenlerimizi tartıştık, işlerin bazı hataları ve bunları nasıl düzelteceğimize dair bazı düşüncelerimiz var.

Toplantı Öncesi Gündemin Oluşturulması ve Dağıtımı yapılmaması

Şirketler tarafından yönetim kurul toplantılarında yapılan diğer büyük hata, toplantı öncesinde bir gündem belirlemek değil, toplantı öncesinde gündemi ve ilgili belgeleri dağıtmamak değildir. Gündem, gündemdeki her bir madde için belirli zaman miktarlarını içermelidir. Belirli bir gündeme sahip olmak toplantıyı daha sorunsuz bir hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda yönetim kuruluna (ve daha sonra dakika okuyan herkese) her maddenin gündemdeki önemini bilir.

Bu, önemli ve acil bir şey olduğunda gündeme gelemeyeceği anlamına gelmez, ancak öğeler oyla gündeme eklenebilir.Ve acil olanların çoğu, yönetim kurulu tarafından değil yönetim kurulu tarafından ele alınmalıdır.

Yönetim Kurulunun Önemli Bölümlerinin Eksik Olması Toplantı Tutanağı Tutanakları

Yönetim kurulu toplantı tutanakları şablonu içermelidir:

• Toplantı tarih, saat ve yer
• Belirli öğelere tahsis edilen başlangıç ​​ve bitiş saati ve süreler gündemde
• Düzenli, özel veya yıllık (her devlet şirketlerin bir yıllık toplantı yapmalarını istemektedir) yönetim kurulu toplantısının türü =
• Yönetici, misafir ve personel üyelerine dikkat çeken ve yönetim kurulu üyelerine dikkat çeken kim mevcut. Geç gelen veya erken ayrılan birinin isimleri belirtilmelidir.
• Yeterliliğin bulunup bulunmadığının belirtilmesi. Çekilecek oyların çoğunlukla kurumsal tüzük tarafından yeter sayı esas alınır. Yeterlilik yeterliliği çoğunlukla üyelerin yarısından fazlasında bulunur. (Dokuz üyeden oluşan bir kurul için, örneğin, beş çoğunluk için beş üye bulunmalıdır).
• Sunumlar komiteler veya diğer kişiler tarafından verilecekse, sunum yapanların adlarını ve unvanlarını ekleyin.

Toplantı Dakikaları Çok Özgü

Muhtemelen en büyük hatalar, tartışmalar (bazen argümanlar) ve süreçler hakkında ayrıntılı bilgi istemektir. Toplantılarda, tartışmalarda kimin ne söylediğini değil, kararların sonuçları yansıtılmalıdır. Diyelim ki yönetim kurulunuz yeni bir ürün satışı yapmak için harekete geçecek.

Toplantı tutanakları şöyle diyecek: "Yeni bir baharat satırı eklemek için hareket, harekete geçirilmiş ve onaylanmış, so-ve-so muhalif." Grubun bir tartışması olsaydı, tartışmanın uzunluğunu kaydetmeli ve özetlemelisiniz, ancak tartışmayla ilgili ayrıntıya girmenizin gerekmez.

Dakikada Belirsiz Dakika

Bu spektrumun öbür ucunda, bazıları, bilgi sağlamak ve üyeleri sıkıntıdan kurtarmak için yeterli değildir. Karar oybirliğiyse, yönetim kurulu üyelerinin çekimser kaldığı ve çekimser olan bir kayıt olursa (ve çekimser bir olası çıkar çatışması sebebiylediyse not edin).

Her tartışmanın darbesini kaydetmek zorunda kalmazsanız veya kimin ne dediğini. Fakat tartışmanın ruhunu yansıtacak dakikalarda yeterli bilgi olmalıdır.

Yönetim Kurulu Toplantıları Çok Uzun

Hiç kimse uzun toplantıları sevmez ancak toplantıyı ve tutanakları kısaltmanın bazı yolları vardır. Bir onay günü gündemi oluşturarak tahta toplantı saatinden tasarruf etmek isteyebilirsiniz. Temel olarak bu gündem, tartışılmadan ele alınabilecek sorunların bir listesidir. Liste, bir önceki toplantıdan dakikalar, mali sonuçlar ve komitelerden veya CEO'dan gelen raporları içerebilir.

Onay gündemi, raporlar ve diğer bilgiler toplantı öncesinde dağıtılmalı ve böylece üyeler onları okuma fırsatı bulacaklardır. Daha sonra toplantıda rıza gündemi toplantı sürecinin bir parçasıdır. Herhangi bir yönetim kurulu üyesi, rıza onaylama gündemiyle ilgili bir soru ya da endişe yaratabilir; ancak herhangi bir sorun yoksa, tüm rıza gündemi bir anda oylanabilir.

Yanlış Kararlar Türü

Bir kurumsal yönetim kurulu genel politikayla ilgili kararlar alır.Günlük kararlar, şirketin yöneticileri tarafından bu politikaya dayanılarak yapılır. Bazen kurulların üstesinden gelir ve en iyi yönetime bırakılan kararlar vermeye çalışır.

Dakikaları Onaylamıyor

Yönetim kurulunun koşuşmesinde dakikaları onaylamayı unutmak cazip geliyor. Ancak dakikaların toplantının mektubunu ve ruhunu doğru bir şekilde yansıttığından emin olmak önemlidir. Dakika onaylanana kadar "taslak" olarak kabul edilir.

Toplantı Tutanaklarının Tutulmaması

Kurumunuz için iyi dakikalar bırakmak için gittiğiniz tüm sıkıntılardan sonra, kurumsal toplantı tutanaklarını bir yere güvenli ve erişilebilir tutmayı unutma. Bir şirket kayıt defterinde veya "bulutta" birkaç dakikanın parola korumalı bir dosyada tutulması için bir süreç oluşturun.

Kurumsal Sekreterin Rolünü Onaylamayı Unutmak

Kurumsal dakikalarla ilgili görevlerin çoğunun şirketi sekreterinin alanına girmesi. İyi bir kurumsal sekreter olmak bir sanattır ve bu kişiler genellikle yeterince kabul edilmemektedir. Bu kişiye düzenli olarak "teşekkür ederim" deyin.

Bir Avukatı Yönetim Kuruluna Danışman Olarak Dahil Etme

Bu makaledeki bilgilerin vergi veya hukuki tavsiye olması amaçlanmamış olup, yazar bir avukat değildir. Şirketinizin özel ya da halkla (halka açık hisse senetleri ile) olup olmadığı konusunda, şirketinizin tutanaklarını nasıl alacağınız ve sizi ve kurulunuzun korunmasını sağlamak için önemli yönetim kurulu toplantılarına katılmak için size bir avukatınız olması gerekir.