Mekan Koordinatörleri Olay Kurulum Kontrol Listesi

Çoğu mekân, çoklu etkinliklerin koordinasyonuyla kısa sürede sağlanan baskılara alışıktır. Ne de olsa, işlerinde kaliteli hizmet sunmak onlara bağlıdır ve her olay, hem olay planlayıcılarına hem de katılımcılara yeteneklerini sergilemek için bir fırsattır. En kritik zaman, şov bile başlamadan önce, müşteri kurulum için ziyafet salonuna girdiğinde gelir. Günün geri kalanında tonun belirleneceği şu an budur.

Bu benim bir mekan koordinatörü olarak hızla öğrenilen bir ders olduğunu ve daha sonra stres dolu kurulum süresi boyunca memnun müşteri tutmak için kendi kurulum kontrol listesi geliştirilen (ve işgal).

Sepetlerinizi Hazırlayın

Müşterinizin yapmak istediği ilk şey, araçlarından tüm olay malzemelerini ambalajından çıkarmaktır. Bu zor bir görev olabilir, özellikle otopark durumu gezinmek zor olduğunda. Birisinin ağır bir kutu yükleyerek mekanınıza girdiğini düşünün; aradıkları ilk şey ne? Cevap, elbette, bir sepet ya da yüklerini hafifletecek ve boşaltma uğursuz işi önemli ölçüde kolaylaştıracak başka bir şey. Arabayı yerinde yürüdüklerinde tam olarak el altında bulundurmak, onları sadece görünce "rahatladım" hissettirmenin kolay bir yoludur.

Kayıt Tablolarını Hazırlayın

Sonra, çoğu istemci için yapılacak işler listesinde kayıt kurulumu oluyor. Bu, bulunduğunuz yerin gelmeden önce tüm kayıt bileşenlerini daha iyi yerine getireceği anlamına gelir.

Bu, tüm masaları, sandalyeleri, elektrikli ve süpürgeni içerir. Organize isim etiketleri ve check-in malzemeler olay planlamacıları için çok fazla zaman tüketir ve onları başlamak için yerinde bu basit şeyleri almak için beklemek zorunda olmamalıdır.

3'ten büyük ->

Açıkçası biraz zaman alabilir etkinlik alanı içinde masa ve sandalye tüm Ayar Tüm Odalar Tablolar ve Linens Seti

var.

Umarım, daha erken bir olaydan ayrılıyorsanız, tüm oda bileşenlerini ne zaman bekleyeceğinizi önceden müşteriye söylemiş olursunuz. Müvekkilim, masaları ve sandalyeleri boşaltmak için uğraşan düzinelerce işçiyle birlikte bir odaya girdiyse muhtemelen paniğe kapılırlar. planlamacıları vb yapılan orta, açık artırma öğeleri, yerleştirmeye başlamak böylece İdeal olarak, operasyon ekibi yerinde masa örtüleri seti herşeye sahip olacak

Tüm Tabela Out Erken

al kurşun planlayıcısı bina gezinmek bilen diye Destek ekibinin yaptığı anlamına gelmez. Kurulum süresi başlamak üzereyken, binanızdaki tabelayı güncelleyerek herkese gereksiz bir güçlük çekebilirsiniz. Çiçekçiler ve DJ'ler gibi satıcıların da nereye gideceğini bilmeleri gerektiğini unutmayın. Bunların hepsi olay gününden önce müşterinizle birlikte incelenecek her şey ama aynı zamanda büyük gün dikkat etmeleri gerekiyor.

BEO'ların ve Faturaların İncelenmesi

Yine, muhtemelen bu belgelere etkinliğe giden günlerde birkaç kez e-postayla gönderdiniz, ancak son bir kez bunları incelemekten asla aciz değilsiniz. Kurulum zamanı telaşlı olmasına rağmen, bu belgelere birlikte bakmak için 15 dakika ayırmanız gerekir. Yerin koordinatörleri, müşterileri için BEO, oda diyagramını ve olası faturayı içeren bir paket hazırlamalıdır.

Bu kritik belgeleri gözden geçirme imkânı, deneyimli planlamacılardan pek azını geçirecek çok az.

Tanıtımlar

Ekibinizin kilit üyelerini resmi bir tanıtım için müşterinize getirdiğinizden emin olun. Bu liste yemek yöneticisi, ziyafet kaptanı, operasyon yöneticisi ve görsel / işitsel koordinatörü içerir. Ekibinizi tanıtan müşteriniz adına düşünün - yönetim ekibinizle yüz yüze görüşülmesi gereken herhangi bir ayrıntı var mı? Kısa bir konuşma başlatmak, her alanın sorumlusunu vurgulamanın etkili bir yoludur.

Etkinlik ayar öğelerinin kısa kontrol listesi, varışta müşterinizin mutluluğunu korumaya yönelik uzun bir yol kat edecektir. Bulunduğunuz yerin birincil temsilcisi olarak, ofisinizde çalışırken herhangi bir yanlışlık olması durumunda müşterilere cep telefonu numaranızı vermek en iyisidir.

Hatırlayın, eğer bir şeye ihtiyaç duyarsa hayal kırıklığı yaşayabilirler, ancak onlara yardım edecek kimseyi bulamazlarsa daha da sinir bozucu olurlar!