Küçük Bir Personel ile Görevleri Nasıl Ayrıyorsunuz?

Muhasebe sorumluluklarının bölünmesi, doğru defterleri tutmak ve dolandırıcılık riskini azaltmak için anahtardır. Örneğin, nakit ödemeleri sayan bir çalışan, nakit paranın bankaya gitmesinden sorumlu değildir.

Büyük bir muhasebe departmanı olmayan daha küçük bir şirkette, görevleri ayırmak işinizden daha kolay söyleniyor. Aslında, küçük işletmeler için en büyük risklerden biri, önemli görev ayrımı yapılmaması, risk ve kötü muhasebe uygulamalarına maruz kalma olasılığını artırmasıdır.

İster süreçlerinizde düzeltmeniz gereken meşru riskleriniz olsun, ister gelecekte olası herhangi bir problemi gidermek için şirket yapınızı ayarlamak istiyorsanız, sorumluluklarınızı bölmek için size yardımcı olacak bazı fikirler aşağıda verilmektedir: pek çok çalışanı yok.

Sürekli Tatil Gerektir

Muhasebecinin ilk tatilini yıllarca aldığı ya da bir yönetici, uzun süren kusursuz devam rekoru kıran hasta gününü almak zorunda kalındığında birçok dolandırıcılık ortaya çıkarılmıştır. Bu durumlarda, yerini alan görevler atanmış günlük görevlerini yerine getirmeyi dener ancak numaraların kapalı olduğunu fark eder. Yönetim araştırdığı zaman, kusursuz çalışanlarının her zaman başkalarını dolandırıcılık keşfetmemesi için çalışmaya başladığını keşfederler.

Sorun şu ki, her zaman işe gelen çalışanlar genellikle en değerli ve güvenilir çalışanlar olarak görülmektedir. Bu, bağımsızlıklarından ve çalışmalarını denetleyen hiç kimsenin yokluğundan yararlanmak için onlara bir fırsat yaratıyor.

Hiçbir çalışanın gerçek bir tatil yapmadan aylar veya yıllar bırakmasına izin vermeyiniz. İyi bir çalışan molayı hak ediyor ve kötü bir şey yakalama şansına ihtiyacınız var. Aslında, eğer bir çalışan, ne kadar çok hasta ya da ne kadar tatile ihtiyacı olursa olsun, bir gün eser kaçırmazsa, bu kırmızı bayrak düşünün.

Çalışanları Başka Konumlardan Veya Döndürmek

Birçok tüketici odaklı işletme yalnızca belirli bir zamanda bir mağazada çalışan bir veya iki çalışana sahip olur.

Birisi yalnız kaldığında çalmak için daha fazla cezbedici ve yakalanma korkusu daha az hissedebilir.

Tatil almak gibi, çalışanlarınızı etrafında döndürmek istiyorsunuz. Çoğu zaman tercih edilen yerlerinde kalabilir, ancak ara sıra farklı mağazalarda veya farklı vardiyalarda çalışmalarını sağlayabilirsiniz. Böylelikle, belirli bir çalışan belirli bir vardiyayla başkaları aynı kaydırmaya çalışırken karşıladığınız nakit kuponları gibi eğilimleri arayabilirsiniz.

Gönderme Muhasebe Görevleri

Tüm muhasebe işlemlerini bir yerde yapmak zorunda değilsiniz. Üst düzey çalışanlarınıza veya yöneticilerinize her şeyi yapmaya çalışmak yerine görevler gönderebilirsiniz.

• Her mağazadaki çalışanlar satışları ve diğer muhasebe verilerini girebilir.
• En büyük yerinizdeki üst düzey bir yönetici, müşteri hesaplarındaki ayarların yetkilendirilmesinden sorumlu olabilir.
• Bir merkezi ofisteki bir muhasebeci hesaplarınızı mutabık kılabilir ve mali tablolarınızı hazırlayabilir.

Eğer birden fazla yer veya birden fazla kalifiye eleman yoksa, sorun yok. Dış kaynaklı muhasebe hizmetleri, boşlukları doldurmanıza yardımcı olabilir.

Açık Politikalar ve Prosedürler Oluşturun

Birçok kişi küçük işletmeler ve büyüyen işletmeler için çalışmayı tercih etse de, büyük şirketlerin bürokrasisine sahip değillerdir, politikaları ve prosedürleri tanımlamak, herhangi bir boyut işinde önemlidir.

Hataların daha çok sahtekârlıktan daha çok olduğunu unutmayın.

Birine, kendi başına yapacak bir görev verilirse, bunu nasıl yapacağına dair küçük bir rehberlikle yapabilir, pahalı bir hata yapma şansını büyük ölçüde artıracak bir şekilde yapabilir. İzlemeye açık bir süreçte bulunursanız ve hata riskini azaltmak için bu şekilde yapılmasını istediğinizi açıklarsanız, büyük olasılıkla kendisine bunu yapmanızı nasıl istediğini yapacaktır.

Bu, yüksek derecede bir özerkliğe sahip ve sürekli yöneticilerini kontrol etmeyen yöneticiler için önemlidir. Öte yandan, görevleri bölüp, çalışanlara nasıl uygulayacaklarını söylemiş olsanız da, istediğiniz zaman size yardımcı olabilecekleri konusunda size yardımcı olabileceklerini bildiğinizden emin olursunuz.