Sizin Kar Amacınız Bağış Yönetim Yazılımı'nı Seçme

Zaman her zaman kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun donör yönetim yazılımının güncellenmesi veya tamamen değiştirilmesi gerektiğinde gelir.

O zaman ne zaman geldiğini ne zaman biliyorsun, sonra ne yapıyorsun? Birkaç kâr amacı gütmeyen profesyoneller, bu cümleyi tamamlamalarını istediklerinde şu cevapları verdi: "Ben yeni bir donör yönetim sistemi kurmanın zamanı geldiğini biliyordum …"

• verdiklerimi, gerekli.

• köpek endeks kartlarımı yedi.
• benim bağışlarım hakkında bilgi edinmek istediğimde ve cevabı bulmak zaman saçma bir zaman aldı.
• son "sistem" başında kaldığında.
• Sistemi (eski bir Access veritabanı) nasıl kullanacağını bilen tek kişi emekliye ayrıldı.
• ne zaman bir gönüllü bilgisayar çöktü ve biz her şeyi kaybetti.

Bu nedenlerden kar amacı gütmeyenler için doğru mu?

Bununla birlikte, yeni bir sisteme ihtiyacınız olduğuna karar vermek kolay bir iştir. Rakip sistemler hakkında karışık bilgi dünyası var ve hepsini bir araya getirmenin kolay bir yolu yok.

Cevapları bulmak için kâr amacı gütmeyen teknolojinin "Tüketici Raporları" na geçtim. İdealware, kar amacı gütmeyen araştırmalar yaparak ve daha sonra anlaşılması kolay raporlar, makaleler ve eğitimle diğer kar amacı gütmeyen kuruluşların akıllı yazılım kararları almasına yardımcı olan bir sivil toplum kuruluşudur.

Idealware'de Ortaklıklar ve Öğrenme Direktörü Andrea Berry, benimle bir organizasyonun yeni bir donör yönetim sistemi seçmek için nasıl bir yol izlemesi gerektiğini konuşmaya karar verdi.

Berry'nin önerdiği adımlar:

Gerçekten yeni bir sisteme ihtiyaç duyup duymadığınızı bulma.

Berry, neden sisteminizden hoşlanmadığınızı değerlendirerek başlamayı söylemektedir. Sorun düşündüğünüz gibi olmayabilir ve geçiş yapmak kolay değildir. Bu zaman, çaba ve para gerektirir.

Berry, "Orada gümüş mermi sistemi yok, bu nedenle mevcut sisteminizin gerçekten yetersiz olduğundan emin olun." Örneğin, tamamen geçiş yapmadan ziyade sahip olduğunuz sistem hakkında daha fazla bilgi edinmeniz yeterlidir. yepyeni bir sisteme. "

Sorunun gerçekten ne olduğunu belirleyin. Aşağıdakilerden biri olabilir mi?

Daha fazla eğitime ihtiyacınız var. Belki de mevcut sisteminiz anlamadığınız veya nasıl kullanılacağını bildiğiniz özellikler içermektedir. Avantaj sağlayabileceğiniz eğitim seçenekleri olup olmadığını satıcınıza sorun.

• Daha fazla desteğe ihtiyacınız var. Mevcut sisteminiz için destek seçenekleri nelerdir? Mevcut ve uygun fiyatlı destek var mı? Satıcı sorunlarınızı anlıyor mu, yardım etmeye çalışıyor mu yoksa sizinle nasıl konuştıklarını mı? Kendi probleminiz için bir çözümleri mi var?
• Mevcut sisteminizin tüm özelliklerini anlamıyorsunuz. Gerçekten istediğini yapmadığından emin misin? Erişilebilir belgeler var mı?Bazı satıcılar, videolar, sorular sorabileceğiniz forumlar ve teknik olmayan kullanıcılar için yazılmış belgeler gibi daha fazla yardım sunmak için yoğun bir şekilde çalışıyorlar
• Sisteminiz çok zayıf veya çok sağlam. Bir sistemi prosesinize doğru boyutlandırma ve bütçeniz önemlidir.
• Sisteminiz çok pahalı. İhtiyaç duyduğunuzdan daha fazla işlevsellik için para mı ödüyorsunuz? Berry, "Bir satıcıyla konuşurken, bunun bir satış olduğunu unutmayın … doğa 'yukarı satmaktır'. İhtiyaçlarınızı anlamak, 'parlayan nesne sendromu' tarafından rahatsız edilmenizi önleyecektir."
• Sisteminiz tarihi geçmiş. Belki de yeni özelliklere sahip değildir. Sizin tarafınızdan veya satıcı tarafından düzenli olarak güncellenmelidir. Çoğu çevrimiçi sistem düzenli olarak güncellenir. Sisteminizin nasıl güncellendiğini bilinçli olmak.
• Sisteminiz satıcı tarafından artık desteklenmiyor. Berry, bunun yaygın olmadığını ancak özellikle küçük bir satıcı daha büyük bir satıcı tarafından satın alınması halinde gerçekleştiğini belirtti.

İdealware bir çalışma kitabı sağlar, Yeni Bir Donör Yönetim Sistemine İhtiyacınız Var mı? bu öz-değerlendirme süreci boyunca sizi yönlendirmeye yardımcı olacaktır.

Bir paydaş takımını belirleyin.

Böylece geçiş kararı verdiniz. Sırada ne var?

Berry, "Her zaman gördüğümüz, geliştirme müdürü yeni bir sistem almaya karar verir ancak pazarlama departmanına ya da yürütme direktörüne ya da gönüllü koordinatöre danışmaz; sistemi. "

Sistemi kullanacak herkese danışmak iyi bir fikirdir. İhtiyacınız olan şeyleri beyin fırtınası yaparken, herkesin söz sahibi olmasına izin verin. Sistemden etkilenen veya etkilenen herkesin temsil edildiğinden emin olun.

Mevcut süreçlerinizi anlayın.

Para toplama süreçlerinizin ayrıntılı bir listesini yapın. Sonra onları standartlaştırın. Yaptığınız her şeyi veritabanlarınızla değerlendirin. Neden bunu böyle yapacağız? Bu şekilde devam etmek zorunda mıyız?

Berry, "Standartlaştırma, bir sistemi seçerken size esneklik kazandıracaktır …" dedi. Daha ucuz sistemler, daha az "tuhaflık" daha iyi esneklik elde etmiyorlar. Sahadaki en iyi uygulamaları araştırın ve tamamen kaçının benzersiz prosedürler. "

Yatırım yapmadan önce işten çıkarmaları ortadan kaldırın. Örneğin kaç kez adres giriyorsun … yapman gerekiyor mu? Yıllar geçtikçe çoğalan tuhaf taktiklerin üstesinden gelme.

Bir özellik listesine öncelik verin.

Sistemi kullanacak kimselerden veya kimlerin rapor edeceği herkesi bir araya getirin. İstediğiniz her şeyi beyin fırtınasına kullanın ve daha sonra bu özellikleri sıralayın. Sistemin faydasız olduğu, neye kesinlikle ihtiyacınız olduğunu belirleyin. Önce bunu yaparsanız, bütçenizin enkaza dökebilecek düzeyde bir karmaşıklığa girmenizin önüne geçebilirsiniz.

Berry, üç katmanlı bir liste oluşturmanızı önerir:

Neye ihtiyacınız var, yoksa sistem faydasız mıymış?

• Ne olması güzel olurdu, ancak bir anlaşma kırıcı değil mi?
• Para seçeneği yoksa ne istersin?

Bu, "Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için Donör Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir" konusunun devamı niteliğindedir."Yeni donör yönetim yazılımına ne zaman ihtiyacınız olduğunu nasıl anlarsınız ve kar amacı gütmeyen kuruluşunuz için doğru sistemi nasıl seçersiniz?

Araştırmalarınızı yapın

İdeal Araçları kullanın, Sizin için temel araştırmaları yaptınız.İdealware'in raporları, alana daralmış, donör yönetim sistemleri olan seçilmiş sistemleri seçip en iyi on sistemi çıkardı ve bir özellik listesi sağladı.

Düşük Maliyetli Tüketici Rehberi'ni kontrol edin Donör Yönetim Sistemleri.

Raporu kullanarak, üç veya dört geçerli sistemin kısa bir listesini yapın.

Satıcı gösterimlerini zamanlayın.

Bazı satıcılar size gelecek veya siz onlara gidebilirsiniz. çevrimiçi bir web paylaşım aracını kullanabilir veya deneme sürümünü indirebilirsiniz.

Her bir sistemin ihtiyaçlarınız için nasıl çalıştığını görmek için gerçek örnekleri kullandığınızdan emin olun. Idealware'in Satıcı Demosunda Gezinmek için Altı İpucu:

Sistemleri dilek listesine göre sıralayın - fantezi vs. çekirdek ihtiyaçlar ve yüksek maliyetle karşılanabilirlik - ve seçim yapın sizin için doğru sistem

Yeni sisteminizi çevrimiçi bir kredi kartı ile satın alabilirsiniz, ancak daha büyük sistemlerin işlenmesi ve imzalanması gereken bir sözleşmeye sahip olabilirsiniz.

Berry, "Bazen yeni sisteminizi hemen kullanmaya başlayabilirsiniz, ancak diğer sistemler özelleştirilmelidir. DonorPerfect Online, başlamadan önce sistemin özelleştirilmesi için iyi bilinir; diğer sistemlerin (örneğin, GiftWorks) kullanımı kolaydır.

Bazı sistemler kurulum için bir danışman kiralamaya ihtiyaç duyacak. "

Berry ayrıca bu makaleleri Idealware sitesinde önermektedir:

Bir Bağış Yönetim Sistemini Seçmede Dört Ana İlke > Donör Veritabanlarını Seçmede On Yaygın Hata