Çıkış Görüşmesi Katılım Oranları Nasıl Artıracaktır

Çıkış görüşmeleri, çalışanlardan gerçek ve dürüst geribildirim almak için en iyi yollardan biridir. Olumsuz yönü, çıkış görüşmelerinden önemli miktarda veri toplamak biraz zaman almasıdır. Bununla birlikte, katılım oranınızı artırmanız, çıkış görüşmelerinizde daha fazla miktarda harekete geçirici bilgiye ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Çıkış Röportajları için İyi Katılma Oranı nedir?

Araştırmalar, kağıt ve kalem çıkışı görüşmelerinde ortalama yanıt oranının yaklaşık% 30-35 olduğunu gösteriyor.

Bu, 2000 çalışan ve% 15 dönme oranı olan bir şirketin yılda yaklaşık 100 tamamlanmış çıkış mülakatını almasını beklemektedir. Bu katılım seviyesinde, organizasyon toplam çalışan nüfusun sadece% 5'inden çıkış geribildirimi alıyor.

Sadece fazladan bir çaba harcayarak, bu yanıt oranını ikiye katlamalısınız. % 65 veya daha iyi, çıkış mülakatı katılımı için iyi bir hedeftir. Bu, kağıt ve kalem çıkışı röportajları, web tabanlı çevrimiçi çıkış görüşmeleri ve telefon çıkış görüşmeleri ile gerçekleştirilebilir.

Çıkış Görüşmesindeki Katılımınızı Ölçme

Yanıt oranınızı ölçmek için, tamamlanan çıkış görüşmelerinin sayısını, çıkış görüşmesi talep ettiğiniz çalışan sayısına bölün. İdeal olarak, ikinci sayı sonlandırmaların toplam sayısına eşit olmalı, ancak pratik nedenlerden ötürü genellikle durum böyle değildir.

Örnek olarak, bir çıkış mülakatını tamamlamanızı rica ettiğiniz, 300 kişiden 125 tamamlanan çıkış mülakatınız varsa, katılımınız 125 / 300'dur ve bu rakam eşdeğerdir. 416 veya 41.6%.

Bu tür bir katılımı izlemek için iyi bir yöntem kullandığınızdan emin olmanız önemlidir. En azından, bir iyileştirme projesinin başlangıcında ve daha sonra periyodik olarak katılım oranını izlemek istiyorsunuz.

İdeal bir senaryo, düzenli olarak başvurabileceğiniz ortalama bir ortalama tutmaktır.

Bu gerçek zamanlı numara, sizi çıkış görüşmelerine katılımda düşüş (veya artış) konusunda hemen uyarır. Bir çevrimiçi çıkış mülakat yönetimi sistemi bunu sizin yerinize otomatik olarak yapmalıdır.

Büyük şirketler, iştirakler, büyük bölünmeler veya coğrafi bölgeler için katılım oranlarını ayrı ayrı izlemek isteyebilir. Küçük ve orta büyüklükteki şirketler genellikle kuruluşa toplam katılım oranından yararlanabilir.

Çıkış görüşmelerindeki katılım oranınızın iyileşme gösterebileceğine karar verirseniz bir sonraki adım mevcut çıkış görüşme sürecinizi analiz etmektir. İncelemenin en önemli iki alanı:

1. Neden çalışanlar çıkış mülakatını tamamlamayı seçmiyor?
2. İnsan kaynaklarının bilgiyi çalışanlara zamanında ve etkili bir şekilde ulaşmasını engelleyen lojistik sorunlar var mı?

Çalışanlar Çıkış Görüşmesini Tamamlamıyor Görüşme

Çalışanların çıkış görüşmelerini tamamlamamasını seçtikleri bazı nedenler şunlardır:

• Çıkış görüşmesi çok uzun.
• Çıkış mülakat soruları kafa karıştırıcı veya kişisel olarak istilâcı.
• Çalışan, çıkış görüşmesinin okunacağını veya bir fark yaratacağına inanmıyor.
• Çalışan, yankı uyandırmaktan korkuyor.
• Çalışan şirketi kızdırıyor.
• Çalışan erteliyor ya da unutuyor.
• Süreç zor ya da rahatsız.

Derecelendirilmiş sorularla bir çıkış mülakat araştırması kullanıyorsanız, 35-60 soru doğru anket uzunluğu ile ilgilidir. 60'dan fazla soru, çalışan için uzun ve rahatsız olmaya başlar. 70 soruyu aşarsanız, daha fazla sayıdaki tamamlanmamış çıkış görüşmesi için hazırlıklı olmanız gerekir.

Basitlik için çıkış mülakat sorunuzu gözden geçirin. Kendinizi çalışanın ayakkabılarına koyun ve sorularınıza nasıl cevap vereceğini kendinize sorun. Duygu ve hisleri isteyen birçok mülakat sorusundan kaçının.

Çoğu çalışan duygularına uymuyor (ya da onlar da sizinle paylaşmak istemiyor olabilirler). Bir çalışanın bir sürecin etkinliğini değerlendirmek, süreç hakkında ne hissetmektense çok daha kolaydır.

Çıkış Görüşmesi Yoksayılmış Görüşler

Verdikleri geri bildirimin okunamayacağına inandıklarında ya da derhal yoksayılırlarsa çalışanlar çıkış görüşmelerini tamamlamayacaklardır. Çalışanlara, geri bildirimlerini değer verdiğinizi bildirmelerinin önemi vardır. Çıkış görüşmelerinden gelen önerilere dayanarak iyileştirmeler yaptığınızda, çalışanlara fikrin nereden geldiğini söylemeye çekinmeyin.

Zamanla, çalışanlar dinlediğiniz öğreneceklerdir. Bu, kurum kültürünün bir parçası haline geldiğinde, açık ve dürüst fikirler, öneri ve eleştirilerden emin olabilirsiniz.

Dürüst Geribildirimden Yankılar

Ayrıca, dürüst geribildirimlerin yankı uyandırmayacağı konusunda çalışanlarla açık olun. Çıkış görüşmesinde yapılan beyanlar, gelecekte yeniden arama kiracılığına uygunluğu önlemek için kullanılmamalıdır.

Çalışanlara çıkış mülakat formunda dürüst davranmamalarını ya da tamamlamamalarını söyleyen pek çok ihtimamlı uzman var. Şirketlerin bu bilgileri çalışanlarına karşı kullandıklarını iddia ediyor. İnsan Kaynakları uzmanları bunun saçmalık olduğunu biliyorlar, ancak yine de bu asılsız algıla savaşmalılar.

Kızgın Çalışan Görüşleri

Şirkete kızan çalışanlar, çıkış röportajına katılarak yardım etmek istemediklerini hissedebilirler. Bu çalışanları, çıkış görüşmesinde kızgınlıklarını gidermek için teşvik edebilirsiniz. Bu öfkeli çalışanlardan birçoğu, özellikle üst düzey yöneticiler tarafından duyulacağını biliyorlarsa, seslerini duyurma şansı ile heyecanlı.

Temiz ve basitleştirilmiş bir süreç de önemlidir. İster web tabanlı ister kağıt ve kalem olsun, çıkış mülakat formu, sezgisel ve anlaşılması kolay bir anket formu ile güzelce düzenlenmelidir.

Lojistik sorunlar, mülakat sürecinde çıkışınızdaki ikinci önemli alanlardır. Herhangi bir süreçte genellikle zayıf bağlantılar vardır ve çıkış görüşmelerinde bir istisna değildir. İncelemeniz, bir çalışan bildirimde bulunulduğunda başlayan ve işçi çıkış mülakatını gönderdiğinde sona eren tüm olay zincirini içermelidir.

Çıkış Görüşme Sürecinizi Denetleme

Aşağıdaki bilgileri alarak çıkış görüşme sürecinizi denetlemeye başlayabilirsiniz.

• Çalışanlar genellikle feshi niyetine nasıl karar verirler?
• İlk kim tarafından bilgilendirilir ve genellikle ne kadar uyarı verilir?
• Kim İnsan Kaynakları bölümüne ve nasıl? Çalışanın bildirimini ne kadar sürdükten sonra İK bilgilendirildi? Önce İK'de kim bilgilendirilir?
• Çıkış mülakatını başlatmak kimin sorumluluğundadır? Bu kişi (ler), ne zaman çalışanların feshedileceği konusunda bilgilendirildi?
• Çalışan, çıkış görüşmesinden nasıl haberdar oluyor? Kim tarafından? Ne yöntemi? Ne zaman?
• Çıkış görüşme sürecinin İnsan Kaynakları'nda açık bir mülkiyet var mı? Sürece katılanlar çıkış görüşmelerinin önemini ve aciliyetini anlıyor mu?
• Çıkış mülakatı hakkında çalışan ne anlattı? Çıkış görüşmesini hangi yollarla tamamlamaya teşvik ediliyorlar? Çalışanlar birden fazla zamandan ve birden fazla şekilde söylendi mi?
• Çıkış mülakatı tamamlanması kolay mı?
• Çalışan, ne zaman ve nerede çıkış görüşmesi yapacak? Gerekli kaynaklara kolay erişim var mı?
• Çalışanın, iş yerinde tamamladıktan sonra çıkış mülakatını tamamlama konusunda mahremiyeti var mı?
• Sörveyörler ve yöneticiler çıkış mülakat sürecini destekliyor mu? Çalışanlardan olumsuz geri bildirim alma konusunda korkuyor musunuz? Çalışanlara çıkış röportajı hakkında bilgi aktarmak için korkulu yöneticilere mi dayanıyorsunuz?
• Çalışanların çıkış görüşmelerini sunmaları kolay mı?

Yukarıdaki denetim sorularının her birini inceleyin ve çıkış mülakat sürecine dikkatle bakın. Bu alanların her birini iyileştirmek için neler yapabileceğinizi belirleyin. İncelemenizi bitirdikten sonra derhal iyileştirme yapmaya başlayabilirsiniz.

Çıkış Görüşme Süreci'ni Yeniden Ölçün

Yaptığınız bazı değişiklikler çok hızlı bir şekilde katılım oranlarında kayda değer bir iyileşme sağlayacaktır. Diğerleri şirket kültürünü etkin bir şekilde geçirmek için daha fazla zaman gerektireceklerdir.

Katılım oranlarınızı üç ayda, altı ayda, dokuz ayda ve on iki ayda yeniden ölçün. On iki aylık izlenime göre, çıkış mülakatına katılım oranlarında dramatik bir gelişme beklemelisiniz. Bu, ciroyu sınırlamak ve çalışanların kalıcılığını artırmak için kullanılabilecek daha fazla veriye sahip olduğunuz anlamına gelir.

Sonuç

Çıkış mülakat sürecine katılan sonlandıran çalışanların sayısını artırarak çıkış görüşmelerinizin değerini önemli ölçüde artırabilirsiniz. Çıkış görüşmesinin içeriğini ve yapısını hem kendi iç süreçlerinizle birlikte gözden geçirip iyileştirerek, katılım oranlarınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Sonunda, İK personeliyle gerçek bir kişi içi görüşmenin, katılım oranlarınızı iyileştirmekle kalmamakla birlikte daha iyi bilgi sunma ihtimalini değerlendirin. Takip sorgulamasının değerini hafife alamazsınız.

Önerilen mülakat soruları konusuna bakın.