İNşaat Basım Maliyetlerini Azaltma

Şu an ofisinde iseniz, yaptığınız işi durdurun ve etrafınıza bir göz atın. Özellikle, masanıza bir göz atın. Şimdi ne gördüğünü düşün. Bir köşede çok sayıda kağıt var mı - faturalar, sözleşmeler ve proje güncellemeleri gibi önemli belgeler var mı?

Savunma öncesi; büyük ihtimalle masanızla devam ettiğiniz "organize kargaşa" kavramını elde ediyoruz. Bütün bu belgeler - LEED formları, RFD'ler, başvurular ve daha fazlası - ait oldukları bir yere sahiptirler.

Hepsi dosyalanmadan önce yönetilmeleri gerekir. Bazılarının imzalanması gerekiyor, bazılarının taranması gerekiyor, yine de diğerlerinin işlenmesi ve müşterilerinize gönderilmesi gerekiyor.

Öyleyse kovalamaca keselim: Eğer ofisiniz karışıksa sorunlara neden oluyor. İyi haber şu ki: Hâlâ sizin için bir umut var.

"Belge Aşırı Yük"

Çözümleri Çözümleri! --2 ->

Şimdiye kadar getirdiğimiz herhangi bir şey sizin için de geçerliyse, endişelenmeyin. İyi bir şirkettensin. Bunlar, inşaat yöneticileri arasında sık görülen problemlerdir. Şans eseri bunların büyük çoğunluğunu mükemmel bir şekilde çözen bir inşaat yönetimi yazılımı var.

İyi inşaat yönetimi sistemleri belge yönetimi için çok sayıda seçenek içerir ve bu çözümler çok sayıda yararlı amaçlara hizmet eder. Formları ve belgeleri çabucak ve kolay bir şekilde bulmanıza yardımcı olabilir; böylece, tüm dökümanlarınızı doldurarak harcama miktarınızı azaltır (okuyun: "bulma").

Kaydettiğiniz zaman, müşterilerinizle görüşünüzü artırmak ve işinizin gerçek üretken bölümüne odaklanmak için kullanılabilir.

Organize Olma Zamanı

Doküman yönetim yazılımının tek en önemli özelliği önemli dosyalarınızı organize tutmanızdır. Masanızdaki büyük dosya dolapları veya kağıt yığınları yoluyla tüyler dökme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Aradığınız belgeyi yazılımın arama motoruna takmanız yeterlidir ve neredeyse anında görünür.

Yazılım ayrıca varolan dosyaları yüklemenize yardımcı olabilir, böylece bir dosya dolabında fiziksel olarak oturan geçmiş dosyalar ile yazılım sisteminize eklenen dosyaları kolayca ayırt edebilirsiniz. Birçok uygulama ile, hareket halindeyken dosyalarınıza erişmenizi sağlayan bulut depolama aracıyla belgelere erişebilirsiniz. Bulut tabanlı inşaat belgesi yönetimi, evrak işlemenizi daha hızlı ve daha yüksek verimlilik düzeyinde gerçekleştirmenize yardımcı olan akıllı bir seçimdir.

Bunu yapan iki yazılım çözümü, Viewpoint ve Aconex'tir. Her ikisi de Google'ın algoritmasına benzer arama sistemlerine dayanıyor ve arama sürecini yıldırım hızında hızlandırıyor. Viewpoint, Outlook'a e-postaları arama ve dizin ekleme özelliği ekleyerek kendisini ayırır; bu da Vista'ya bağlıdır.

Üstün İşbirliği Seçenekleri

İnşaat belge yönetimi yazılımı, ekibinizle çalışmayı kolaylaştırır. Örneğin, Procore tarafından Yapı Yönetim Aracı, yöneticilerin izinlerini kullanıcıya göre düzenlemesine olanak tanır. Dosyalarınızın önceki sürümlerini depolar ancak aynı taslak dosyalarını sürekli olarak paylaşan ve kullanıcıların yanlış sürümleri düzenleme hatalarını yapmadığı önlemleri vardır.

Daha da iyisi, iPad'leri ve diğer tabletleri yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanan şirketler için iyi haberler olan çoğu büyük mobil ve masaüstü platformuyla birlikte çalışıyor.

Ekonomik Çözümler

İyi inşaat belge yönetimi yazılımının işiniz için para kazandırabileceği yollar çoktur. Daha belirgin olanlar, toner, kağıt, fotokopi ve fiziksel dosya birimleri gibi malzemelere olan ihtiyacın sert azalmasını içeriyor. Bundan da ötesi, yılda birkaç bin dolardan fazla işçilik maliyeti kazandırabilir. Düşük ucunda, sadece inşaat değil, birçok işletme binlerce dolar tasarruf sağladığını bildiriyor ve sadece dosyalama görevleri için vakit harcamaya gerek duymuyor.

Doküman yönetimi yazılımı, kayıp belgeleri arayan zamandan (ve nihayetinde para kazandırır) tasarruf sağlar. Yanlış dosyalanmış veya yanlış yerleştirilmiş belgelerin yeniden oluşturulmasının her biri 250 $ 'lık bir maliyeti bulunabileceği tahmin edilmektedir.

Şimdiye kadar bu yıl kayıp belgeleri bulmak için kaç defa çarptın?

The Bottom Line

İnşaat belge yönetimi yazılımı, işinize para ve zaman kazandırmanın etkili bir yolunu sunar. Bunu denemediyseniz, şimdi ilk adım atmanın ve yukarıda listelenen bazı kaynaklara bakmanın zamanı geldi.