Çalışan Sorularına Yanıt Verebilme - Toplantı İpuçları ve Stratejileri

İş toplantıları, başlangıçtan itibaren parametreler oluşturmaz ve zeminin kontrolünü elinde tutmazsanız, çalışanların sorularını cevaplamak için zemini açarsanız, sonsuza dek sürebilir. "Her kalabalığın içinde bir tane var" deyişi, hoşnutsuz çalışanlar genellikle grup ayarlarında konuşmaya daha istekli olduğu için iş toplantıları bağlamında da geçerlidir. Tek başkası, anlaşmaya vesile olmak için başkalarından oynamaya başlamak için olumsuz bir yorum veya soru.

Ancak tersi de geçerli olabilir: olumlu bir sohbete başlayın ve başkalarını da katılmaya davet edin ve sonuç verimli geçinerek herkesle görüşün, toplantının vakti geldiğini hissedin.

Ticari toplantılardaki en büyük şikayetlerden biri, çoğunlukla gereksiz oldukları ve değerli iş saatlerini boşa çıkarmasıdır. Toplantının amacını açıkça belirttiğinizden emin olun, önceden toplantıya (ve açık tartışmalara) ayıracağınız süreyi belirleyin ve ardından toplantı konularına ve planlanan süreye sadık kalın. Ayrıca bir toplantı buzkırıcı veya ısınma aktivitesi ile toplantılar daha ilginç yapmak isteyebilirsiniz.

Toplantılarda, hemen cevap vermek istemediğiniz veya toplantı sırasında herhangi bir noktada konuşmak istemediğiniz sorular soracak çalışanlarla ilgilenme stratejileri.

Soruyla Bir Zamanlar Ne Zaman Üzerine Olursa

Bir soru zamanında ve yerine getirilirse ve ele alınması gerektiğini düşünüyorsanız derhal cevaplayın - ancak kısaca - ve sonunda size daha fazla soru yönelteceğini belirterek takip edin toplantı zamanı geldiğinde.

Beden dili ile devam edeceğinize dair ifadenizi destekleyin. Notlarınıza bakın ya da bir beyaz tahta karşısında dönün. Biraz göz teması koparsa, hareket edeceğinizi gösterin. Seyirciye dikkat çekiyorsanız (özellikle kaldırılmış kaşlarla) daha fazla soru sormak için bir açıklık bıraktığınıza dair bir işaret gönderiyor olabilirsiniz.

Seyirci olumsuz veya düşmancaysa, endişelerini ancak yalnızca dolaylı olarak kabul edin. Anlayışınızı ve endişelerini paylaştığınızı açıklamak için bir dakikanızı ayırın; ancak konuya çok uzaklaşırsanız hiçbir şey başarıyla sonuçlanmaz. İnsanlara daha sonra soracakları yazıları yazmalarını ya da endişelerinizi daha ayrıntılı olarak tartışabileceğiniz özel olarak sizinle görüşmeyi ayarlamalarını öneririz.

Tek bir sorunun yanıtlanması, şu sebeplerden dolayı kullanışlıdır:

• Bir toplantı sahibinin, düşünemediği şeyleri ele almasına izin verir;
• Kitlenizi dinlediğinize dair bir mesaj gönderiyor;
• Tek bir soru alarak, toplantıyı hâlâ kontrol altında tuttuğunuzu, ancak katılımcıların ne düşündüğüne önem verildiğini bildiren bir mesaj gönderirsiniz.

Sorunu Etkili Olarak Erteleme

Sorulması gereken soru toplantıda daha sonra ele alınacaksa, "Bu iyi bir soru ve kısa zamanda ele alacağız." Sorusu sorulursa Konuyla ilgili olmayan ve toplantıda ele alınmayacak, çözüm için belirli talimatlar verin. Bir soruyu cevaplamayı reddederseniz veya "bu toplantının amacı bu değil" kararını verirseniz, yanlış mesajı çalışanlara gönderirsiniz: yönetim umursamaz.

Toplantıda konuşulmayacak soruların ertelenmesinin bir başka yolu, kişiden endişelerinizi daha ayrıntılı bir şekilde tartışmak üzere sizinle (veya başka bir uygun yönetim üyesinin) özel olarak görüşmesini istemektir.

Sorunun gelecekteki ayrı bir toplantıda ele alınması gerekliliğini garanti altına alacak kadar önemli olduğunu (eğer uygunsa) önermeniz bile mümkündür.

Bir sorunun ertelenmesi yardımcı olur, çünkü:

Rahat çalışma ortamında çalışanlar zihinlerini konuşmaktan çok özgür hissedebilir ve bir toplantıyı kontrol edebilir;

• En öfkeli ya da hoşnutsuz çalışanlar, her şeyden çok duyulmak ister. Onlara doğru zamanda ve ortamda sondaj kulübü vermek küçük sorunların büyük sorunlardan uzak durmasına yardımcı olabilir; ve
• Çalışanlar iyi bir liderliğe ihtiyaç duymakta ve bu liderliğe cevap vermektedir. Yönetim denetimi adil ve dengeli bir şekilde sürdürürse, yöneticilere dinleyen ancak uygun sınırları belirlemeleri gereken mesajı çalışanlarına gönderir.