Bir Projeyi Nasıl Başarılı Bir Şekilde Yönetiyorsunuz?

İlk Projenize Hoş Geldiniz!

Tebrikler! Yeni bir projeden yeni başladınız. Açıkçası, patronunuz bu fırsatı becerilerinize güvenoyu olarak sunuyor. Siz heyecanlıyken, bu ilk defa genel bir projeden sorumlu olmaktır ve biraz korkutucu

Aklınızdan geçen birkaç soru vardır:

• Nasıl başlayabilirim?
• Projeyi başlangıç ​​aşamasından kapanışa geçirmek için gerekli adımlar nelerdir?

• Nasıl yüksek performanslı bir proje ekibi oluşturabilirim?
• Bu süreçte kime yardım isteyebilirim? Bir yönetici sponsoru var mı?

Bu yazı, organizasyona özgü bir etkinlik için bir proje, komite veya ekip girişiminde bulunma konusunda yeni olan herkese yardımcı olmak üzerine odaklanmıştır. İster bir tatil partisi organize ediyorsanız veya yeni ürün geliştirme girişimleri konusunda lider olsanız da, başarı olasılığını çok daha yüksek bir seviyeye çıkarmak için proje yönetimi araçları ve süreçleri mevcuttur.

İlk olarak, Proje Sürecindeki 5 Aşamayı Öğrenin:

5 aşamadan her biri hakkında ayrıntılı bilgi okumanızı öneririm, bunların olduklarını bilmelisiniz:

1. Başlatma: projeyi başlattı.
2. Planlama: Projenin tüm çalışmalarını planlamak.
3. Yürütme: Gerçekten işi yapıyor.
4. Yönetme ve kontrol etme: ilerleme durumunu izlemek için proje boyunca yaptığınız tüm çalışmaları.
5. Kapanış: Projeyi tamamlamak ve teslim etmek ve takıma yardımcı olmak.

Bu adımlar her proje için aynıdır.

13 Proje için Temel Adımlar Acemiler:

1. Kapsamı Tanımla: Herhangi bir projedeki ilk ve en önemli adımı projenin kapsamını tanımlamaktır. Başarmamız veya yaratmanız gereken şey nedir? Proje hedefi nedir? Projenizin kapsamına girmeyen şeyleri tanımlamak da aynı derecede önemlidir. Patronunuzdan yeterince tanım alamazsanız, kapsamı kendiniz açıklaştırın ve onay için üst sıraya gönderin. Örnek iş konusundan biraz uzak olsa da, hepimiz bir düğün alımı ile ilgilenebiliriz. Bir düğün planlamasında, kapsamınız olarak siz olabilirsiniz: 100 konuk için akşam yemeği, açık barı, düğün pastası ve belirli bir tarihe kadar 20.000 doları aşmamak için bir canlı grup.
2. Mevcut Kaynakları Belirle: Proje hedeflerini gerçekleştirmek için ne kişi, ekipman ve para sağlanacakmı? Bir proje yöneticisi olarak, genellikle bu kaynakların doğrudan kontrolü olmayacak, ancak bunları matris yönetimi ile yönetmek zorunda kalacaksınız.
3. Zaman Çizelgesi'ni anlayın: Projenin ne zaman tamamlanması gerekiyor? Proje planınızı geliştirirken, proje sırasında zamanı nasıl kullanacağınız konusunda biraz esneklik yaşayabilirsiniz, ancak son teslim tarihleri ​​düğün örneğinde olduğu gibi genellikle sabittir.Takvimi yerine getirmek için fazla mesai saatlerini kullanmaya karar verirseniz, bunu bütçenizin sınırlamalarına karşı tartmanız gerekir.
4. Proje Ekibini Birleştirin: Takımınızdaki insanları bir araya getirin ve bir diyalog başlat. Onlar teknik uzmanlar. İşte bu yüzden onların işlevsel süpervizörü onları projeye atadı. İşiniz ekibi yönetmektir.
5. İşin Ayrıntılandırılması, Bölüm 1: Projeyi tamamlamak için oluşturulması gereken önemli parçalar veya bileşenler nelerdir? Örneğin, bir düğün organizasyonu yüksek düzeyde: bir resepsiyon salonu, yiyecek, içecek, pasta, misafirler ve eğlence gerektirir. Tabii ki, bu daha büyük öğelerin her biri birçok ilave öğeye bölünebilir. Bir sonraki adım.
6. İşin Ayrıntılandırılması, 2. Bölüm: Yukarıdaki düğün alma örneğimizde muhtemelen farklı bileşenlerden sorumlu bir ekip veya şahsınız olacaktır. Her bir ana öğeye ulaşmak için gerekli ayrıntıları öğrenmek için ekip üyelerinizle birlikte çalışın. Yiyecek sorumlu kişi seçenekleri, maliyet sınırlamalarını anlamalı ve kapsamı destekleyen seçimler yapmalıdır. Büyük adımların her birinde küçük adımları listeleyin. Gittikçe kaç adım daha derin adımlar attığınızı, projenizin boyutuna ve karmaşıklığına bağlıdır.
7. Bir Ön Plan Geliştirme: Tüm adımlarınızı bir plana oturtun. Bunu yapmanın iyi bir yolu, hangi öğelerin diğer öğelerden önce gelmesi gerektiğini tanımlayan bir öncelik tablosu kullanmaktır. Resmi proje yönetimi uygulamaları, ağ diyagramı olarak adlandırılan konunun geliştirilmesi ve kritik yolu tanımlama çağrısında bulunur. Bu, gereksinimlerinizin veya bilgi seviyenizin ötesinde olabilse de, temel sorun faaliyetleri doğru sırada sıralamak ve daha sonra kaynakları etkinlikler üzerinde dağıtmaktır. Sorulması gereken sorular şunları içerir: Önce ne olur? Sonraki adım nedir? Farklı kaynaklarla aynı anda hangi adımlar atılabilir? Her adımda kim gerçekleşecek? Ne kadar sürer? Bu ayrıntıyı sizin için otomatikleştirebilecek birçok mükemmel yazılım paketi mevcut. Benzer pozisyonlarda başkalarına ne kullandıklarını sorun.
8. Temel Planınızı Oluşturun: Ekibinizden ve diğer paydaşlardan ön planda geri bildirim alın. Projeyi uygun zamana sığması için zaman çizelgelerinizi ve çalışma çizelgelerinizi ayarlayın. Bir temel plan oluşturmak için ön planda gerekli düzeltmeleri yapın.
9. Proje Ayarlamaları İste: Bir projeye tahsis edilen zaman, para veya yetenek yeteri kadar yoktur. Göreviniz, insanların beklemekten çok sınırlı kaynakları kullanarak daha fazla şey yapmaktır. Bununla birlikte, bir projeye genellikle gerçekçi olmayan sınırlar koyulur. Davanızı hazırlayın ve patronunuza sunun ve bu gerçekçi olmayan sınırların değiştirilmesini talep edin. Projenin başındaki değişiklikleri isteyin. İhtiyacınız olan değişiklikleri istemek için sorun çıkana kadar beklemeyin. Ancak, projeniz bir düğün içeriyorsa, başarılı olmaktan çok fazla önemli değişiklik istemekten kaçının!
10. Planınızı Çalıştırın, ancak Ölmeyin: Plan yapmak önemli, ancak plan değiştirilebilir.Her sabah çalışmaya gitmek için bir planın var. Bir kazayla bir kavşak engellenirse, planınızı değiştirirsiniz ve farklı bir şekilde gidersiniz. Aynı şeyi proje planlarınızla yapın. Bunları gerektiği gibi değiştirin, ancak her zaman kapsam ve kaynakları göz önünde bulundurun.
11. Takımınızın İlerleme Durumunu İzleyin: Projenin başında çok az ilerleme kaydedilecek, ancak baştan sonra herkesin neyi yapıyor izlemeye başlayacaksınız. Bu, sorun olmadan önce sorunları yakalamayı kolaylaştıracaktır.
12. Her şeyi Belle: Kayıtları sakla. Temel planınızdan her değiştiğinizde, değişikliğin neden ve neden gerekli olduğunu yazın. Projeye yeni bir gereklilik her eklendiğinde, şartın geldiği yerden ve bunun için zaman çizelgesinin veya bütçenin nasıl ayarlandığı hakkında bilgi verin. Her şeyi hatırlayamıyorsun, bu yüzden onları sonuna yaz, böylece projenin sonundaki incelemede bulup onlardan öğrenebileceksin.
13. Herkesin Bilgilendirilmesi: Tüm proje paydaşlarına gelişmelerden haberdar olun. Her kilometre taşını tamamlarken başarılarını bildirin, aynı zamanda sorunları ortaya çıktıklarında da bildirin. Ayrıca sizi takımdan haberdar edin. Değişiklikler düşünülüyorsa, takıma olabildiğince uzakta olduklarını bildirin. Ekibin içindeki herkesin herkesin ne yaptığının farkında olduğundan emin olun.

Bottom Line:

Bir proje girişiminde bulunmak için resmi bir proje yöneticisi olmanız gerekmez. Bununla birlikte, hedeflerinizi netleştirmek, işin detaylarını vermek, ekip oluşturmak ve işi yürütmek ve izlemek için proje yönetiminin araçlarını ve mantığını uygulamalısınız. Başarının en iyisi!

Art Petty tarafından güncellendi