Toplantı Tutanaklarını Nasıl Alacaksınız

Toplantı tutanakları, bir toplantı veya konferansın resmi bir yazılı kaydını oluşturan ayrıntılı notlardır. Toplanmadan sorumlu kişi genellikle katılımcılardan birine bu göreve meydan okumasını ister. Bir gün, biri senin olabilir! Zor bir iş değilken önemli bir konudur. Toplantı tutanakları, gerçekleşenlerin resmi bir kaydı olduğundan, doğruluk gereklidir. Gerektiğinde insanların daha sonra başvurabileceği ayrıntılı notlar almanız gerekir.

İşte bu işi incelikle halletmenize yardımcı olacak bazı ipuçları. Toplantıdan önce, toplantı sırasında ve sonrasında ne yapılması gerektiğini öğrenin.

Toplantı Öncesinde

• Kayıt aracınızı seçin: Yapmanız gereken ilk şey, notlarınızı nasıl alacağınıza karar vermektir. Eski okula gidip kalemi ve kağıdı kullanacak mısınız yoksa teknik bir yere gidip bir dizüstü bilgisayar, tablet veya akıllı telefon kullanıyor musunuz? Belirli bir yöntemi kullanmanızı isteyip istemediğini görmek için patronunuza danışın. Olası bir şey değil ama mümkün.
• Seçtiğiniz aracın çalışır durumda olduğunu ve orijinal sürücünün başarısız olması durumunda yedekleme işleminin yapıldığından emin olun. Örneğin bir dizüstü bilgisayar getirirseniz kalem ve kağıt da kullanışlı ol. Bilgisayarınız kilitlenirse yazacak bir şey ararken toplantıyı durdurmak istemezsiniz.
• Toplantı başlamadan önce toplantı gündemini okuyun. Dakikalarınızın taslağını formüle etmenize izin verir. Üzerindeki her bir öğenin altında biraz boşluk bırakın ve orada notlarınızı yazın. Bunu yapmak, toplantıyı yürüten kişi gündeme geldiği sürece işinizi biraz daha kolaylaştıracaktır.

Toplantı sırasında

• Katılım belgesi etrafında dolaşın ve herkesin oturum açtığından emin olun. Resmi toplantı tutanaklarında tüm katılımcıların bir listesini eklemeniz gerekir.
• Herkesin kim olduğunu bildiğinden emin olun. Böylece kimin konuştuğunu belirleyebilir ve bu bilgileri doğru bir şekilde kaydedebilirsiniz.
• Toplantı başlama saatini not edin.
• Her bir yorumu tek tek yazmaya çalışmayın. Yalnızca ana fikirleri dahil etmek tamam. Kabul etmediğiniz eşyaları bırakmamaya dikkat edin. Sizin önyargılarınız sizi etkilememelidir. Unutmayın ki bu resmi bir hesaptır, olanlarla ilgili düşüncenizi değil!
• Onları yapan tüm hareketi ve varsa oyların sonuçlarını yazın; Bir hareketi kime bildirenlere yazmanız gerekmez. Tabii ki, kuruluşunuzun kuralları farklı olabilir, bu yüzden önce onaylayın.
• Herhangi bir harekette veya tartışmada yapılacak oylamalar bir sonraki toplantıya ertelenirse, bunu bir not alın.
• Toplantı bitim saatini kaydedin.

Toplantıdan Sonra

• Aklınızda her şey hala taze olsa da, toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede dakika yazın. Notlarınızda bir hata bulursanız veya bir sorunuz varsa, diğer katılımcılarla konuşarak bu notu hızlıca alabilirsiniz.
• Tutanakların nihai nüshasında, kuruluşun adını, komitenin unvanını, toplantı türünü (günlük, haftalık, aylık, yıllık veya özel) ve amacını ekleyin.
• Başladı ve bittiği zamanları ver.
• Katılımcı listesini ve toplantıyı kimin yaptıracağına dair bir not verin. Dakikaları aldığınızı burada da gösterebilirsiniz. Adınızı katılımcıların listesine ekleyin ve adınızdan sonra parantez içinde, dakikaları aldığınızı söyleyin. Alternatif olarak, belgenin sonunda, "Ardından gönderildi" yazarak imzalayabilir, ardından adınızı yazmış olursunuz.
• Dakikaları göndermeden önce onaylayın. Katılan bir başkasına da bakmalarını isteyin. Yanlışlıkla bir şey bıraktıysanız, size bildirimde bulunabilir.
• Aksini yapmak için talimat verilmedikçe, onları toplantıya katılan kişiye gönderin.