QuickBooks'taki Bilançonuzu Nasıl Kesersiniz?

QuickBooks, şirket kitaplarınızın finansal durumuyla ilgili sağlam raporlar ve bilgiler sağlayan güçlü bir muhasebe yazılımıdır. Tabii ki, bu, hesapların doğru şekilde bir araya getirildiğinden emin olmak için verilerin tam bir doğrulukla girilmesi gerektiği tüm önceliğine dayanır. Giriş hataları, yuvarlama hataları ve tamamlanmamış defterler, hesapların yanlış bir şekilde eklenmesine ve dolayısıyla QuickBooks bildirimlerinizin doğruluğunun düşmesine neden olabilir.

Kitaplarınız uzlaşma sağlıyorsa, Intuit'in işletme sahiplerinin bir muhasebe hatasının kaynağını bulmasına ve etkili bir şekilde adreslemesine yardımcı olacak bir takım araçlar içerdiğini anlamalısınız. Bu sorunların derhal giderilmesi, kitaplarınızın doğru ve güncel olduğundan ve raporlarınıza güvenilebileceğinden emin olmanıza yardımcı olabilir.

1. Deneme Bakiyesinin Çalıştırılması

Bilançolarınızın doğru olması için, raporlanan varlıklarınızın toplam tutarı, brüt borçlar ve toplam öz sermaye tutarına eşit olmalıdır. Bu hesaplar tam olarak aynı değere ulaşmazlarsa, muhasebe amaçları için dengesiz oldukları düşünülür. QuickBooks, denge bakiyesinin çalıştırılmasıyla hesaplarınızın dengeli olup olmadığı konusunda anında geri bildirim sunabilir; bu da, pozitif veya negatif bakiyeye sahip tüm hesapların net değerine hızlı bir bakış sağlar. Deneme bakiyesi amacıyla, sıfır bakiyesine sahip herhangi bir hesap göz ardı edilir. QuickBooks deneme bakiyesinin çıkışı, hangi hesapların olağanüstü hatalara sahip olabileceğini belirlemeyi kolaylaştırabilir.

Bu bilgileri inceledikten sonra, sorunun olabileceğini düşündüğünüz her bir hesabı ve o hesaba göre yanlış olan miktarı not edin.

2. Verileri Dışa Aktar

Deneme bakiyenizdeki bilgileri kullanarak, temizlenmesi gerekebileceğini düşündüğünüz bir hesap listesini tanımlayın. QuickBooks penceresinin üst kısmında Dosya -> Yardımcı Programlar -> Dışarı Aktar -> IIF Dosyalarının Listeleri üzerine tıklayın.

Bu, "Dışa Aktar" başlıklı bir pencere ve onay kutuları listesi getirmelidir. Listenin üstündeki "Hesap Planı" yazan onay kutusunu işaretleyin. Bu öğeyi seçtikten sonra, pencerenin sağ tarafındaki "Tamam" ı tıklayın. QuickBooks daha sonra Microsoft Excel'de açılabilen bir IIF dosyası oluşturup dışa aktarmalıdır. Bu dosyayı bir XLS olarak yeniden kaydettirerek yedeklemek genellikle iyi bir fikirdir. IIF'yi bir XLS dosyasına dönüştürmek, biçimlendirme veya korumalı modda olası sorunları önleyecektir.

3. Sorunlu Hesabı Tanımla

Birinci adımda oluşturulan dosya, ilk adımda belirlediğiniz her bir hesabın bir defter tutucusunu incelemek için kullanılabilir. Bilgileri yönetmek ve sıralamak daha kolay hale getirmek için veri kümesindeki ilk iki satırı silerek başlayın. Kitaplarınızdaki her işlem için sırasıyla adı ve miktarı içeren B ve F sütunlarına bakın.Bu verileri daha kullanışlı hale getirmek için, F sütunundaki öğeleri düşükten yükseğe doğru sıralayın. Sıralanan işlem listesinde gezinerek veya yalnızca Excel'in arama işlevini kullanarak, ilk adımda hatalı olarak tanımladığınız değerleri bulmaya çalışın. Değerlerden birini bulursanız, QuickBooks'a dönüp hesap çizelgesinde bir Hızlı Rapor çalıştırarak çalışmalarınızı kontrol etmeyi unutmayın.

4. Yeniden Oluşturma Verileri Yardımcı Programını Kullanın

Sorunlu işlemleriniz tanımlandıktan sonra, gelecekteki raporların daha kesin olmasını sağlamak için hasar görmüş bilançonuzun onarılmasına geçebilirsiniz. Birçok durumda bir bilançonun onarılması için en basit yol, QuickBooks ile birlikte verilen yeniden oluşturma veri yardımcı programını kullanmaktır. Bu özellik, genel bilançonun verileriyle karşılaştırarak bir hesaptaki hatalı işlemleri otomatik olarak bulup onarmak üzere tasarlanmıştır. Dosya -> Yardımcı Programlar -> Verileri Yeniden Oluştur'u tıklatarak yeniden oluşturma veri yardımcı programını çalıştırabilirsiniz. Belirli sorunu belirlediyseniz, QuickBooks defterine giderek hatalı işlemi onarabilirsiniz. Bununla birlikte, mevcut sorunun aşılmasına yol açabilecek yeni bir hatanın başlamasını önlemek için çalışmalarınızı kontrol ettiğinizden emin olun.

5. Gelecekteki Sorunların Önlenmesi

Yeniden oluşturma veri yardımı ve elle inceleme, genelde dengesiz kitapların kaynağını ortaya çıkarabilirken, sorunun kendisinin nadir durumlarda uzun ve sinir bozucu bir süreç olabileceğini tespit etmiştir.

Büyük defterleri olan işletme sahipleri, yanlış olabilecek bir veya daha fazla girdi bulmak için binlerce işlemi incelemek zorunda kalabilirler. Bu nedenle, gelecekte kitapların dengesiz kalmasını önlemek için stratejilerin geliştirilmesi önemlidir. Siz ve iştirakçilerinizin, genel muhasebeye doğru yollarla işlemler eklediğinden emin olmak için defter dönüştürme işlemini gözden geçirmeye başlayın. Örneğin, muhasebeci olmayan birçok kimse sıklıkla borçları ve kredileri karıştırmaktadır. Hesapları rutin olarak mutabık kılmak için kendinize değerli saatler harcadığınızı düşünüyorsanız, profesyonel bir muhasebeci ile birlikte eğitim veya yatırım yapmayı düşünün.