3 Proje Organizasyon Yapısı'nın

Kuruluşunuzun yapılandırılması, projeleri nasıl yönettiğiniz ve yönettiğinizi etkiler. Aynı zamanda, bir proje yöneticisi olarak ne kadar yetki ve menfaate sahip olmanız gerektiğini de etkileyebilir.

Üç ortak organizasyon yapısı var ve hepsinde proje yöneticileri çalışıyor: işlevsel, proje ve matris. Her birinin avantaj ve dezavantajlarına bir göz atalım, böylece yeni bir yapıya katıldığınızda karşı karşıya olduğunuzu biliyorsunuz.

Fonksiyonel Bir Organizasyon Yapısı

Fonksiyonel bir organizasyon yapısında, proje yöneticisi ve tüm kaynaklar, Satış ve Pazarlama Departmanı gibi aynı şirket bölümünde çalışır. Genellikle işlevsel yönetici, proje yöneticisinden daha fazla yetkiye sahiptir.

Avantajlar:

Fonksiyonel yapı size bir proje yöneticisi olarak en az güç verir, ancak diğer pek çok avantajı vardır:

• Fonksiyon, küçük projeler için tam kontrol sahibi olduğu için küçük takımlar ve küçük projeler için iyi çalışır. takım üyeleri ve diğer kaynaklar gerekli.
• Aynı işlev alanındayken, ihtiyaç duyduğunuz uzmanlara kolayca erişebilirsiniz.
• Projeyle ilgili sorunları çözmek için herkesin bir araya gelmesi hızlıdır.
• Ekibin nispeten küçük ve basit olması nedeniyle, kullanmanız gereken proje iletişim araçlarını sınırlayabilirsiniz.
• Onlara kariyer fırsatları sunması nedeniyle projede çalışmak isteyen hevesli ekip üyelerine sık sık rastlarsın. Proje çalışması, ekibinizi motive etmek için harika bir yol olabilir.

• Projeyi işlevsel bir ekibe teslim ediyorsanız, çalışmakta olduğunuz işlevsel ekip olacak. Bir projeyi kapatmayı kolaylaştırabilir.

Dezavantajları:

Bu yapının pek çok avantajı olsa da, bazı dezavantajlar da var:

• İş, bir siloda gerçekleşir; bu, işlevsel bölünme dışındaki insanlara erişiminiz olmadığı anlamına gelebilir.
• Proje ekibindeki kişiler, proje hakkındaki çalışmalarından çok bölümlerine veya takım yöneticilerine daha sadık olabilirler ve bu çatışmalara neden olabilir.
• Büyük bir proje, her işlevin işlevsel bir proje yöneticisine dönüşebilir. Tüm proje yöneticileri uyumlu bir şekilde çalışmazlarsa, çatlaklardan düşen işe neden olabilir.
• İşlevsel çalışma, şirkette geniş çapta ağ kurma şansınız olmadığı için izole edilebilir. Stratejik bir odak sağlamak zor olabilir.

Proje Organizasyon Yapısı

Özel bir ekip, bir proje organizasyon yapısında projeler üzerinde çalışmak üzere biraraya getirilir. Proje yöneticisi muhtemelen proje ekibi üyeleri için hat yönetimi sorumluluğundadır. Bunun örnekleri arasında büyük inşaat yapıları, aynı zamanda özel bir ekip gerektiren kurumsal girişimler yer alıyor.Proje yöneticisi, proje sponsoruna ve proje yönetim kuruluna raporlama konusunda nihai yetkiye sahiptir. Takım çalışanlarının doğrudan proje yöneticisi için çalışması.

Avantajlar:

Bir proje yapısının bariz avantajı, ekibiniz üzerinde daha fazla kontrole sahip olmaktır, ancak başka avantajlar da vardır.

• Takımlar güçlü bir kimlik hissine sahip olabilir. Güçlü bir takım kültürü oluşturmanın en kolay yapısı budur.
• Tüm ekip, ekibin hedeflerine odaklanır ve projede çalışan kişilerin günlük işe sadıklık çatışması yoktur. Onların günlük işi proje.
• Kaynaklar proje için ayrılmıştır, bu nedenle işleri zamanlamak çok daha kolaydır. Ekip üyelerinin ne zaman bulunduğunu bileceksiniz ve kısa sürede başka bir yöneticiye yönelik iş başına alışacak hiçbir risk söz konusu değil.
• Bu yapıda çalışan projeler hem lider hem de teknik beceri olarak proje yönetimi becerilerinizi geliştirmek için mükemmel ortamlardır.

Dezavantajları:

Proje yapısı içinde çalışmak en kolay yoldur, ancak yine de bazı dezavantajları vardır.

• Bir projeye ayrılmış bir ekibe sahip olmak pahalı bir taahhüttür. Sadece büyük projelerde bir seçenek olma eğilimindedir.
• İnsanları işlevsel işlerinden çıkarırsanız, özellikle projeniz uzunsa, geri dönmek güç olabilir. Proje çalışması, çok disiplinli bir ortamda yeni, zorlu bir proje üzerinde çalıştıktan sonra, daha önce yaptıklarınıza geriyor ve geri dönüyor. Birçok kişi için cazip bir ihtimal değil. Bir projeyi kapattığınızda ekibin geçişini yönetmeniz sizin için daha da önemli hale gelebilir.
• Bazen bir projeyi kapatmak, iş devam ederse ve sizin yerinize geçebilecek başka bir rol bulunmuyorsa işinizi kaybetmeniz anlamına gelebilir.
• Doğasıyla, özel ekipler, yalnızca bir şey üzerinde çalışmak için kaynakları emiyor. Özellikle farklı projelerde aynı becerileri gerektirdiğinde, şirketin herhangi bir zamanda yapabileceği projelerin sayısını sınırlandırabilir.
• Bu tür yapıdaki proje yöneticileri ekipleri için de hat yönetimi yapıyor. Diğer yapılarda yapmanız gerekmeyecek olan insan kaynakları görevlerine zaman ve emek harcamak demektir. İnsanlarla çalışmanın bu unsurundan hoşlanıyorsanız, bu bir avantaj olabilir.

Matrix Organizasyon Yapısı

Üçüncü seçenek bir matris yapısıdır. Kaynaklar, her zamanki iş ve proje çalışması arasında paylaşılır. Bu, bir proje yöneticisine ve takım yöneticisine karşı iki yöneticinin veya "noktalı çizgi" sorumluluğunun olması anlamına gelebilir. Fonksiyonel yönetim hattı yapısı normal olarak ilk sırada yer alır ve proje yöneticisi noktalı çizgiyi alır.

Bu yapı, işlevsel veya bölümlü takım yöneticisi ile proje yöneticisi arasındaki yetkiyi böler. Müzakere becerilerini tam gücüyle kullanmanız gerekecek!

Avantajları:

Matrix yapıları çok yaygındır; çünkü yöneticilerin, insanların zamanlarını nasıl harcadığı ile gerçekten esnek seçimler yapmalarına izin verirler.Kariyerinizin bir noktasında matris ortamında çalışacağınız ihtimali yüksektir. Bu yapının avantajları şunları içerir:

• Kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır ve projeler arasında gerektiği gibi hareket edebilir.
• Bazen çok sayıda farklı şey üzerinde, bazen de paralel olarak çalışabilirsiniz - bunun da bir dezavantaj olduğu savunulabilir.
• Takımlar ve kişiler çok duyarlı olabilirler. Öncelik almak zorunda olan yeni bir proje gelirse, dönmek ve aniden başka bir şey üzerinde odaklanmak yeterince kolaydır. Bunu, dağılmak ve yeniden gruplandırmak daha uzun süren bir proje yapısında kolaylıkla yapılamaz.
• Yapı, herkesin aynı proje yönetimi yaşam döngüsü ve metodolojisini kullanmasını gerektirir, bu nedenle projeler arasında taşınması kolaydır. İnsanlar, terminoloji ve işlemler yaygın olduğunda, ihtiyaç duyulan nispeten az yer kaplaması ile bir proje takımına katılabilir.

Dezavantajları:

Tüm kurulumlarda olduğu gibi, bu da tuzaklara sahiptir. Ortak bir yapı olmasına rağmen, birçok modern işyeri aşırı yük sorunlarını kırdığını sanmıyorum. İş yükünün tamamını yönetmek ve izlemek için sisteminiz yoksa, bir kişiye yapacak işi vermek çok kolay olabilir. Diğer dezavantajlar şunlardır:

• Projeler arası çatışma yaygındır çünkü başka kaynaklarla aynı kaynaklar için savaşıyordur.
• Diğer proje, en iyi kaynakları (doğru becerilere sahip en uygun kişiler) çalıyor olabilir veya hat yöneticisi onları proje çalışması için uygun hale getirmeyebilir.
• Özellikle her iki yönetici onlara farklı öncelikler verdikleri zaman, bireyler için proje çalışmaları ve olağan işler arasında bir miktar çatışma olabilir.
• Kaynaklar, gelecekteki kariyerleri için hangi gelişme yolunda ilerlediklerini tartışmaya açabilir. Proje yönetiminde kalmak istediğinizi bilseniz de, daha üst düzey bir işlevsel role veya daha fazla projeye yönelik bir role ilerleme seçeneğiniz olabilir. Ancak zor kararlar vermesine rağmen çok sayıda kariyer seçeneği iyi bir şey.

Her zamanki iş için mükemmel bir şekilde çalışan bir organizasyon yapısı, projeler için her zaman işe yaramaz ve çalışmakta olduğunuz ortamda yönetmek zorundasınız. Bu yapıların her birinde bazı deneyimler edinmek için iyi bir fikirdir, böylece elinizin altında ilk elden deneyim yaşayabilirsiniz. Hangi ortamın size en uygun karar vermenize yardımcı olacak ve becerilerinize ve tercihlerine uyacaktır. O zaman gelecekteki iş ortamınıza karar verme şansı bulursanız bilinçli bir seçim yapabilirsiniz.

Her birinin artılarını ve eksilerini anlamak, ekibinizden en iyi sonucu almanıza ve projenizin başarılı bir şekilde sonuçlanmasına yardımcı olmak için zamanınızı ve etki alanınızı en iyi şekilde kullanabileceğiniz yerlerde çalışmak için bir şans verir.