Muhasebe Yazılımı Satın Almadan Önce Düşünmeniz Gereken Şeyler

Muhasebe yazılımı, gelir, harcama, müşteri bilgileri ve diğer mali verileri takip edebilmek için küçük işletmeler için şarttır. Ayrıca karar vermede harika bir araçtır çünkü zamanlama raporları ve bütçelendirme araçları çoğu muhasebe yazılım programı ile birlikte gelir ve işletme sahiplerine geri adım atma ve şirket finansmanının genel bir anlayışına sahip olma şansını verir. Ancak programların ve yazılım markalarının denizinde, küçük işletmeleriniz için doğru muhasebe yazılımını nasıl seçersiniz?

Muhasebe Yazılımı Satın Almadan Önce Nelere Dikkate Girin? Muhasebe yazılımı küçük işletmeleriniz için hayati önem taşıdıklarından, belirli herhangi bir finansal yönetim satın almadan önce biraz araştırma yapmak istediğinizden emin olmanız önemlidir veya muhasebe yazılımı. Şirketinizin ihtiyaçlarına yakından bakmak, ihtiyaç duyduğunuz günlük işlevsellik gereksinimlerini ölçmenize olanak tanır. Aşağıda, muhasebe yazılımı satın almayı taahhüt etmeden önce akılda tutmanız gereken şeyler vardır.

1. İhtiyaç Analizi Yapın

Belirli bir muhasebe programına karar vermeden önce, programa ihtiyaç duyacağınız özellikleri, fonksiyonları ve raporları değerlendirmek için bir ihtiyaç analizi yapmalısınız. İşletmenize ne kadar önemli muhasebe işlemlerinin olduğunu düşünmek için zaman ayırın, böylece bunları verimli bir şekilde işleyebilecek bir program seçebilirsiniz. Oluşturmanız gereken herhangi bir rapor, ihtiyacınız olanları kontrol eder veya üçüncü parti uygulamalarla istediğiniz entegrasyon listelenmelidir.

Bu ihtiyaç analizi, seçim sürecine başlamanız için temel oluşturacaktır.

2. Muhasebe Yazılımı İncelemelerini Okuyun

Ürünün diğer müşteri yorumlarını okursanız, size ne aldığınızı daha iyi bir fikir verecektir. Amazon gibi pek çok tüketici web sitesinde kullanım kolaylığı, raporlama, destek, işletim sistemi uyumluluğu ve fiyat konularında sayısız inceleme var.

3. İhtiyaçlarınızı Uygun Şekilde Bulun

Çoğu küçük işletme QuickBooks gibi basit işletme muhasebesi yazılımlarını kullanabilirsiniz. Çoğu satıcı, raporlama özellikleri ve şablonları oluşturur, böylece ihtiyacınız olan hemen hemen her raporu kolayca oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, sanayinizin benzersiz muhasebe ve raporlama ihtiyaçlarını karşılamak için kâr amacı gütmeyen bir muhasebe yazılımı, inşaat muhasebe yazılımı veya satış noktası muhasebe yazılımı gibi sektörel bir yazılıma ihtiyacınız olduğunu görebilirsiniz.

4. Kullanımı Kolaylaştırın

Siz veya personeliniz, satın aldığınız muhasebe yazılımını kullanmayı öğrenmek zorunda kalacaktır. Muhtemelen yıllar boyunca personel devir alacaksınız. Bu nedenle, yalnızca ihtiyaçlarınızı karşılamakla kalmayıp, yazılımı çalışanları eğitmek için taahhüt edebilecek zaman ve kaynaklar dikkate alınarak öğrenilmesi kolay bir muhasebe yazılımı paketi seçmeyi düşünmelisin.Çalışanlarınızı programınızda çalıştırmak için az kaynak varsa, ciro yaparken, QuickBooks veya Peachtree gibi basit, kullanımı kolay bir muhasebe yazılımı programını seçmek, küçük işletmeleriniz için bir yol olabilir. Piyasadaki daha iyi muhasebe yazılım programları olmasına rağmen, personeliniz onları nasıl düzgün kullanacaklarını bilmiyorsa, küçük işletmeleriniz bu programların avantajlarını göremez.

5. Destek Hakkında Düşünme

Ürünü kullanmanıza yardımcı olmak istediğiniz destek türüne karar vermeniz gerekecek. Çoğu satıcı, e-posta, telefon ve çevrimiçi destek gibi tam bir yardım seçenekleri sunar. Çoğu, muhasebe yazılımı programına ek olarak satın alabileceğiniz teknik destek planları sunarken bazı satıcılar programı satın alırsanız ücretsiz destek sunacaktır. Seçtikleri yazılım satıcısından gelen diğer kullanıcıların deneyimiyle ilgili tüm forumları okumalısınız, çünkü hepsi eşit yaratılmış değildir. Bazı muhasebe yazılımı satıcıları yeterli desteği sağlarken diğerleri bunu yapmaz.

6. Ölçeklenebilirlik Üzerine Düşün

Kısa vadeli ve orta vadeli dönemlerde işletmenizin büyümesini ne kadar bekliyorsunuz? İşletmenizin büyümesi ile ilgili projeksiyonlarınızı yaptıktan sonra, bu büyümeyi karşılamak için muhasebe yazılım programınızın ihtiyaç duyduğunuz ölçeklenebilirliği görmek isteyeceksiniz.

Dizüstü bilgisayarlarda, masaüstlerinde veya mobil cihazlarda çalıştırmak için muhasebe yazılımına mı ihtiyacınız var? Bir ağda çalışabilen bir muhasebe yazılımına mı ihtiyacınız var? Muhasebe yazılımınıza ek kullanıcılar eklemek ne kadar pahalı? Bu soruları dikkate almak isteyeceksiniz ve küçük işletmeleriniz bir ağda çalışıyorsa, seçtiğiniz muhasebe yazılımının donanımınızla uyumlu olduğundan emin olmak için bir BT uzmanıyla iletişime geçmek iyi bir fikirdir. Bir BT uzmanı, donanım / yazılım özelliklerini karşıladığınızdan emin olmalı ve işletmenizin işlemlerini artıracak diğer ağ önerileri yapmalıdır.

7. Doküman Yönetimine İhtiyacınız Var mı?

Bazı küçük işletmeler kağıtsız bir ortamda çalışmak isterken, diğerleri biraz eski moda olmaktan daha rahat. Hangi işlemi seçerseniz edin, yazılımın ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde tasarlandığından emin olmanız gerekir. Örneğin, kağıtsız bir ofis istiyorsanız, muhasebe yazılımınızın belge yönetimi özelliklerini kontrol etmeniz gerekir. Alternatif olarak, üçüncü taraf bir belge yönetim aracı satın alabilir ve işinizin iş akışı süreçlerini hızlandırmaya yardımcı olmak için belge yönetim sisteminizle bütünleşen muhasebe yazılımı programlarının olup olmadığını öğrenebilirsiniz.

8. İş Akışı Yönetimi'ni Kullanabilir misiniz?

Kağıtsız bir ofis ortamında çalışmayı seçerseniz, yerleşik iş akışı süreçlerine sahip olan ya da iş süreçlerinizi karşılamak üzere bunları oluşturmanıza izin veren bir muhasebe yazılımı programı seçmeniz gerekecektir. Fiziksel olarak inceleme ve onay için ofisinizin etrafında yüzen kağıt kopyalarınız olmadığından, onay belgesi, tedarikçi veya onay onaylaması gibi basit ve karmaşık görevler için onaylama süreçlerini tasarlama olanağına sahip olmanız gerekir.

9. Veri Güvenliği İhtiyaçlarını Düşünme

Muhasebe veri güvenliği her zaman önemlidir, çünkü kişisel bilgilerinizin, çalışanlarınızın kişisel bilgilerinin ve müşterinizin bilgilerinin korunmasını istersiniz. Bununla birlikte, HIPPA gibi ek uyumluluk gereksinimlerinin bulunduğu bir sağlık sektörü gibi bir sektörde faaliyet gösterebilirsiniz. Bu ihlallerin cezaları, bazı durumlarda işyerinizde 500 doların üzerine çıkarak sakat kalabilir. Gerekli güvenlik seviyesine bakılmaksızın, tasarımların muhasebe yazılım programınıza yerleştirildiğinden veya bu ihtiyaçları karşılamak için gerekli güvenlik özelliklerini bir BT planına yerleştirdiğinizden emin olabilirsiniz.