Geliştirme Etkin Bir Çalışan Kredi Kartı İlkesi

Günümüzde hem küçük hem de büyük ölçekli işletmeler, seyahatler ya da işletmelerin çıkarları için çalışanlar tarafından yapılan diğer satın alımlarla ilgili masrafları en aza indirgemek için her yolu deniyor. Çalışanlardan gereksiz masrafları azaltmanın en iyi yollarından biri, çalışan kredi kartı politikası oluşturmaktır. Şirketin kredi kartının yanlış kullanımını azaltmak için şirket, işletme kredi kartının nasıl kullanılacağı ile ilgili kurallar ve yönetmelikler düzenlemelidir.

Bununla birlikte, birçok şirket, kredi kartı politikalarını kullanmanın en iyi yollarının farkında değil. Birçok işletme sahipleri daima bu politikaları oluşturma arzusuna sahipler ancak bunun nasıl yapılacağına dair yön bulamıyorlar. Bu nedenle, şirketlerin çalışanların kredi kartı politikalarını etkin bir şekilde nasıl oluşturabileceğine dair canlı bir açıklama burada.

1. Kart Sahibinin Sorumlulukları

Bir şirketin çalışanlarına kredi kartı çıkartması durumunda kartın kullanımını düzenleyen kurallar getirilmelidir. Çalışanların, kartın güvenliğinden ve şirketle ilgili herhangi bir bilginin gizliliğinden sorumlu tutulması gerekir. Çalışanlar, kartın güvenli bir yerde tutulmasını, kartın hileli faaliyetlerden uzak tutulmasını ve kartın kimlik numarasının korunmasını sağlamalıdır. Şirket, işletme kredi kartının yalnızca çalışanın kullanması için sınırlı olduğunu ve başka hiçbir şahsın kullanmadığını belirtmelidir.

3'ten büyük ->

2. Harcama Sınırlarının Yazım Aşamaları

Şirket, kredi kartının kullanılması gereken faaliyetler veya işlemler için kurallar belirleyebilmelidir.

Aslında harcamaların belirli çalışanların ihtiyaçları ile sınırlı olması gerekir. Her bölüm kendi harcama limitlerine sahip olmalıdır. Bir şirket olarak, her çalışanı ihraç zamanında harcama limitleri konusunda bilgilendirmek iyi bir fikir. Buna ek olarak, her çalışanın bu sınırı aşmaması gerekir ve eğer varsa, limit ücreti üstlenir.

Son olarak, şirketin kredi kartları asla nakit avanslarda kullanılmamalıdır.

3. Düzenli Kullanım Raporu

Her şirket, çalışanların herhangi bir şirket kredi kartının kullanımından sorumlu tutulmalıdır. Diyelim ki, her ayın sonunda, her çalışanın tüm masrafların, makbuzların ve doğru muhasebe kodlarının ayrıntılı bir açıklamasını sunması gerektiğini düşünelim. Her çalışanın, harcama makbuzlarını doğrulama amacıyla şirkete teslim etmeden önce aylık beyannameye iliştirmesini sağlamaları gerekir. Bütün bunlar geç ödemeleri önlemek için zamanında yapılmalıdır. Bunu yapmak, şirketin aylık harcamalarını kolaylıkla izlediğinden ve denetimin daha basit hale gelmesini sağlayacaktır.

4. Kartların Bireysel Gider Üzerine Kullanımı

Şirket, çalışanların kredi kartının kullanımı konusunda kesinlikle kimseye kişisel harcamalar için izin verilmemelidir.Kısacası, kartın kullanımı ticari faaliyetlerle sınırlandırılmalıdır. Bu durumda, kişisel kullanımın tanımı, işletmenin işleyişiyle ilgili olmayan herhangi bir masrafdır. Şirket, kartını kendi ödemelerinde kullanan herhangi bir çalışan üzerinde çok zorlanmalıdır.

5. Kullanım İncelemesi

Bir şirket, çalışanların kredi kartlarını çıkarırsa, belirli bir süre sonra bir kart incelemesinin yapılması önerilir.

Kartın gözden geçirilmesi, şirketin muhasebe departmanının bir üyesiyle birlikte çalışanların derhal gözetmen tarafından yapılmalıdır. Çalışanın yöneticisi, kartın kullanım amacının sınırlandırıldığından emin olmalıdır. Öte yandan, muhasebe departmanı, çalışan tarafından sunulan tüm makbuzların ve diğer harcama belgelerinin orijinal olup olmadığını doğrulamalıdır.

Bu nedenle, her şirketin, bireylerin kartın yanlış kullanımını engellemek için etkili ve güvenilir bir çalışan kredi kartı politikası olmalıdır. Hiçbir çalışan kartını kişisel harcamalar için kötüye kullanmayacağından, bu, iyi bir mali pozisyonda bir şirket yerleştirecektir. Ayrıca şirket, hem amiri hem de muhasebe bölümünün politikanın tüm yönlerini anlamasını sağlamalıdır.