Seyahat Giderleri ve Harcamaları Nelerdir?

Seyahat masrafları, bir çalışanın şirkette seyahat ederken yaptığı harcamalardır. Şirket işi, örneğin konferanslar, sergiler, iş toplantıları, müşteri ve müşteri toplantıları, iş fuarları, eğitim oturumları ve satış görüşmeleri içerebilir.

Masraflar, lojman, kişisel araç mesafesi geri ödemeleri, uçuşlar, yer hizmetleri, çello alışkanlıkları, yemekler, garsonlarla ilgili ipuçları, oda servisi ve bir çalışanın yoldayken yaşayabileceği diğer arızi masrafları içerebilir.

Bir kuruluşun ödeyeceği harcamalar, şirketin iş seyahati politikasında bulunur. Kurum temizliği ve spor salonu üyeliği gibi çeşitli masraflar uzun yolculuklarda karşılanabildiğinden, şirketinizin politikasına aşina olun.

Konferanslarda, satış çağrılarında ve ziyarette müşteri eğlencesi, ödenmesi gereken diğer masraflardan biridir, ancak şirketinizin politikalarını bilir; böylece, eğlence masraflarına uygulanan limitleri aşmazsınız.

Genellikle, kuruluşlar bu üç yolla personel seyahat masraflarını ödemektedir.

• İş için sıklıkla seyahat etmek zorunda olan çalışanlara şirket kredi kartları düzenlenir. Çalışanlar, bir iş gezisinde uğradıkları harcamaların çoğunu şirket kredi kartına yükleyebilir. İpuçları ve fast food gibi olayların geri ödenmesi için çalışanların bir harcama raporu doldurmaları gerekecek.
  Ücret kartları çalışanlar için uygundur çünkü geri ödeme öncesinde işletme giderleri için nakit ödeme yapmak zorunda kalmazlar. Yine de şirketinizin politikaları hakkında bilgi sahibi olun; makbuzları ve diğer destekleyici belgeleri açmanız gerekebilir.

• Nakit: Çalışan şirket kredi kartı olmayan kuruluşlar, çalışan yoldayken her harcama için bir gider geri ödeme raporu doldurmalarını gerektirir. Genellikle her masraf için makbuzlar ve bazı gerekçeler gereklidir.
  Sadece bir organizasyon çalışanlara hava ücreti gibi büyük bilet kalemlerini ödemelerini ve daha sonra geri ödeme talep etmelerini isteyebilir. Bir şirketin satınalma siparişi veya şirket kredi kartı, büyük masraflar için ön ödeme yapar. Ancak çalışanlar genellikle daha sonradan ödenen günlük günlük seyahat masrafları için cebinden nakit ödemekle yükümlüdürler.
• Günlük harcama başına: Günlük başılık, bir çalışanın tüm masrafları karşılamak üzere verildiği belirli miktarda bir paranın günlük bir ödenekidir. Çalışan, günlük olarak ayrılan paranın parametreleri dahilinde sağlam seyahat masrafı seçimleri yapmakla sorumludur.
  Bazı şirketler doğrudan ulaşım ve konut için ödeme yapar, ancak seyahat eden çalışanlara yemek ve yer hizmetleri dahil olmak üzere diğer masrafların tamamı için bir öder verir. Çalışanlara ekstra nakit tutarını günlük harcamalardan uzak tutmak için harcamalarda harcama yaptıkları biliniyor.Şirketler genellikle buna izin verirler.

İş seyahatinde olan çalışanlara şirket seyahat politikaları ve geri ödeme kapsamındaki masraflar hakkında güncel bilgi vermeleri önerilir. Politikaların dışına çıkan giderler genellikle geri ödenmez veya karşılanmaz.

Makbuzlar, bir şirkete ödenen şirket haricinde çoğu şirket tarafından zorunludur. Şirketinizin muhtemelen, çalışanların seyahat masraflarını karşılamak için kullanmasını bekledikleri bir form da vardır.

İade edilebilen giderlerin üstünde kalmak için, çalışanlara sıklıkla bir harcama raporu hazırlaması ve ilgili makbuzları açmaları gereken bir son tarih verilir. Finans departmanının güncel kalmasına yardımcı olacak kurallar olacaktır.

Kuruluşunuzda nelerin uygun seyahat giderlerini oluşturduğuyla ilgili sorularınız varsa, yöneticinize ve İK'ye başvurun.

Parayı harcamak ve daha sonra sürpriz yapmak istemiyorsunuz.

Daha Fazlası: İş Seyahatinin Maliyetini Azaltmaya Yönelik 10 İpucu | Çalışanlar Odalar Paylaşmalı mı?