Her kriter olay planlama hatası, her etkinlik yöneticisi kaçınmalıdır!

Haydi bakalım, Murphy Yasası, bir şeylerin ters gidebileceğini söylüyor, o zaman muhtemelen olacak! Bu sadece hayatımızın temel bir gerçeğidir, bu da çoğu zaman birlikte yaşamak zorundayız.

Ancak, etkinlik planlamasına gelince, yetkili bir etkinlik yöneticisi, her şeyin bozulma potansiyelini ve buna göre planlama olasılığını kabul ederek Murphy Yasasını hafifletmek isteyecektir.

Bir etkinlik yöneticisi olarak, özel etkinliğinizin sorunsuz ve insanlık açısından mümkün olduğunca az yerden oynatılmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

Gerçek dünyada her ihtimali kapsamamak uygun değildir, ancak en azından her olay yöneticisinin kaçınılması gereken kritik olay planlama hatalarından haberdar olmanız gerekir.

Önceden uyarıldı, bu nedenle bir sonraki özel etkinliğinizde bir felaketin ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilecek bazı önemli ipuçlarını araştıralım.

1. Kötü iletişim - muhtemelen deneyimsiz olay planlamacılar tarafından yapılan en yaygın hatadır ve her ne pahasına olursa kaçınılması gereken kötü iletişim şüphesiz felâketi heceleyebilir.
   Kötü iletişim çoğunlukla, özellikle olay kontrol listesine geldiğinde, ayrıntılara gösterilen özen eksikliğidir. Hem iç etkinlik ekibiniz hem de tedarikçileriniz ile etkili bir şekilde iletişim kurmanız çok önemlidir. Mikromanaj yapmak veya kendinize bir sıkıntı yaratmak sizin yararınıza olmamasına rağmen, iletişim sürecinin üstünde olmalısınız ve olaya katılan herkesin neyi beklediğini tam olarak ne zaman ölçeğinde bildiğinden emin olun.

1. Zayıf veya eksik ihtimal planlaması - Murphy'nin Yasasını hatırlıyor musunuz? Gelecekteki özel etkinlik sırasında elinizin altından geçecek şeyler yanlış gelecek gibi görünüyor. Bu normaldir ve beklenebilir. Profesyonel bir etkinlik planlayıcısı ön planda düşünecek, işlerin yanlış olabileceği potansiyelini belirleyecek ve iyi bir acil durum planlaması yapacaktır. Örneğin, gün içinde kayıt sisteminiz arızalanırsa, eğer yiyecek veya içecekten kaçındıysanız, yeterli park yerleri yoksa ne olur, ana konuşmacıınız zamanında gelmezse ne olur da, eğer ses sistem veya projeksiyon sistemi, etkinlik gününüzde sorunlar çıkarır - baş edebilecek misiniz? B planını alır mısın?
2. Ulaşım yetersizdir - etkinliğinize gidip gelen delegeler ve sunumcular almak için düzenlediğiniz ulaşımın yeterli olduğundan emin misiniz? Etkinliğinizin gerçekleştiği gün, etkinliğinize giden haftaları ve son dakikada (gerektiği gibi) tüm ulaşım gereksinimlerinin yeterli düzeyde karşılandığını kontrol etmek önemlidir. Tekrar ediyorum, burada acil durum düşünürsünüz - bir aracın veya araçların olay gününde arızalanması durumunda ne olur, yedekleme planın var mı?
3. Açık işaret yokluğu - delegelere, özel bir etkinliğe katılmaktan ve sonraki sunumun veya gösterinin nerede yapılacağı konusunda şaşkınlık yaratmaktan daha sinir bozucu hiçbir şey yoktur. Bunu, kolayca okunan ve anlaşılan yeterli tabelayı sergilediğinizden kesinlikle emin olarak kaçının. Buraya gitmek, katılımcılarınızı kayıp, şaşkın bırakmak ve sürekli yol tarifi istemekten daha iyi.
4. Yetersiz personel el altında - özel etkinliğinizin yapıldığı günde muhtemelen çok sayıda katılımcı ile ilgileneceksiniz. Temsilci soruları veya endişeleri ile başa çıkmak için yalnızca bir veya iki kişiye güvenme hatası yapmayın. Rakamlarınızı bildiğinizden emin olun ve her şeyden önce olay planlama ekibi ile satıcılar tarafından sağlanan personel arasında elinizin altında yeterli personel bulunduğundan emin olun.

Ve son olarak, "varsayım sizi ve benim kıvrımımıza" gelen eski bir deyiş var ve bu, olay yönetimine uygulandığında olduğundan daha doğru olmamıştı. Asla, asla tüm üsleri kapsar varsayalım - olduklarından emin olun! Herhangi bir şüpheniz varsa, en iyi politika daima kontrol etmek ve tekrar kontrol etmektir. Son dakikaya kadar işinizi bırakmayın ve etkinliğinizin yapıldığı gün kendinizi yangınla mücadele etmek için bulursunuz.