Çalışan Gider Yönetimi'ni Artıracak 5 Yol

Son zamanlarda, giderek hesaplanamayan çalışan giderlerinden kaynaklandığını bulmak için bütçenize büyük açıklıklar eklediniz mi? Kurumsal gider hesapları işletmelerin mükemmel bir özelliğidir ancak uygun şekilde yönetilmediği takdirde zararı olabilir. Muhasebe departmanını harcamakta ya da yönetim raporlarında harcama raporlarının peşinden kovalarken veya haklı olamayacak binlerce doları kaybederseniz, muhtemelen er ya da geç büyük nakit akışı problemleri yaşayacaksınız.

Daha iyi davranışları teşvik etmekten sınırlamaları geliştirmeye kadar, genel maliyet yönetiminizi iyileştirmenin birkaç yolu vardır.

1. Harcama hesaplarını sınırlayın.

   Masraf hesaplarının ne için ödeme yaptığını tam olarak belirlemekte zorlanıyorsanız, etkin hesap sayısını sınırlamak, maliyetlerin kontrol dışı kalmasını önlemenin bir yoludur. Belirli harcamaları sınırlayan çalışan kartları oluşturmayı destekleyen bir kredi kartı sağlayıcısı kullanın veya bir günlük ödeme ile nakit hesaplar sağlar. Bir çalışanın belirli miktardan daha fazla masrafa ihtiyacı varsa, hesap harcamaları için makbuz ve gerekçeler gereklidir. Bunu, şirketinizin büyüdükçe süreçleri yapılandırılmış ve anlaşılabilir tutmak için işçi pozisyonuna veya görev süresine göre ayırmaları belirleyerek fazladan bir adım atmak isteyebilirsiniz.

2. Gider izlemeyi teşvik etmek için teşvikler sağlayın.

   Gider izlemesi, çalışanlarınızın almak istemeyebilecekleri başka bir sorumluluktur. Daha önce bir iş gezisinde oldukları halde daha fazla evrak işi vermek sinir bozucu olabilir, bu nedenle onlara bir teşvik uygulayın. Belki de bir bölüm ya da şirket genelinde bir yarışma biçiminde, zamanında alındı ​​belgesi sunmak için ekstra ikramiyeler ya da günlük ödemeler yapın. Dikkate alınması gereken bazı ikramiyeler, küçük hediyeler, çalışan tanıma veya öğle yemeği içerebilir. Çalışanlarınızı, almak istedikleri paraları öğrenmek için anlatın ve daha sonra çalışanların neyi hedefleyeceğini bildiklerinden ödüller vermek için standartlar ve eşikler oluşturun.

3. Kabul edilebilir ve kabul edilemez masrafları açıklayın.

   Ne düşündüğünüz, kabul edilebilir bir çalışan gideridir ve bir çalışanın iki farklı şey olabileceğini düşündüğü şeydir. Çalışanlarla gereksiz giderler üzerinde tartışmalar yapmak yerine, öğle yemekleri, akşam yemekleri ve iş malzemeleri gibi ortak maliyetler için kabul edilebilir giderleri tam olarak ne düşündüğünüzü tanımlayan bir kullanım kılavuzu hazırlayın. Bu, uçak bileti, yemek veya otel gibi masraflar için maksimum sınırlamaları ve çalışanlarınızın gider hesabı eklemek için cazip olabilecekleri adres yükseltmeleri ve eklentileri içermelidir. Makul ve haklı en doğrudan ve en net terimlerle açıklanmalıdır.

4. Kurumsal kart açıklamalarını muhasebe yazılımı ile senkronize edin.

   Birçok muhasebe programı kart işlemlerini doğrudan kredi kartı arka uçundan çıkarır, böylece makbuzları işlemlere eşleştirmek için önemli bir süre harcamıyorsunuzdur.Çalışanların giderleri izleme ve raporlama yazılımı kullanmalarını isteyebilirsiniz; böylece, makbuzları gerçek zamanlı olarak tarayabilir ve eşleştirebilirsiniz. Her şeyin koordine edilmesine yardımcı olur ve kabul edilebilir masraf kurallarının ihlal edildiğini tespit etmenize yardımcı olur.

5. Gider kısıtlamalarını otomatikleştirin.

   Parametreleri gider maliyetlerinde, kategorilerde ve kabul edilemez giderlerde tanımlamanıza izin veren gider yönetimi sistemlerini kullanın. Bu masrafları otomatik olarak ele alırsanız, sistem üzerinde çalışmak için harcadığınız süreyi azaltmış olursunuz. Büyük sorunlar varsa, sistem günlük bilgilerinizi girmeden bunları dikkatinize getirir. Çalışanlara bu yazılımın nasıl çalıştığını görme fırsatı tanıyın ve harcamalarınızı nasıl izleyeceğinizi anlayın. Bu, masraf kurallarını ihlal eden çalışan sayısının önemli ölçüde azalmasına yardımcı olacaktır.

Son olarak, bazı çalışanların sadece "elde etmemeleri" gerektiğini unutma. Şirket kurallarını sürekli ihlal eden ve bunun yerine ilk harcama masraflarını gerektiren çalışanların gider hesap ayrıcalıklarını iptal etmeyi düşünebilirsiniz.

Sadece kabul edilebilir giderleri tazmin ederek, ihlal olasılığını neredeyse ortadan kaldırmalısınız. Tabii ki, çok masraflı olması gereken çalışanların kişisel kaynaklarımız olmayabileceğini unutmayın; şirketiniz için çalışmak çalışanlarınıza aşırı yük oluşturmamalıdır. Uyumlu bir buluşma noktası bularak, şirketiniz, çalışanlarınız ve masraf yönetiminiz daha üretken bir araç bulmalıdır.