Küçük İşletmelerinizde İletişim Kurmanın 7 Yoluyla

İletişim, kişisel hayatınızda sahip olduğunuz her ilişkinin temelidir; iş dünyasında farklı değil. Etkili iletişim olmadan, personeliniz, müşterileriniz ve temas kurduğunuz diğer herkes arasında yanlış anlaşılmalar, sorunlar ve çatışmalar olabilir. Zayıf iletişim, etkili delegasyon, artan üretkenlik ve keyifli bir çalışma ortamını neredeyse imkansız kılabilir.

Aşağıdaki ipuçları, küçük iş yerinizdeki her etkileşimde etkili iletişim kurarak zaman kazandırabilir, stres azaltabilir ve daha üretken olabilmeniz için iletişim becerilerinizi ince ayarlamanıza yardımcı olacaktır.

1. Dikkat dağıtımı ve Dinle

Dinleme, etkin iletişimin anahtarıdır, ancak her zaman kolay değildir. Daha iyi bir dinleyici olmanın bir yolu, konuşmalarınız sırasında dikkati dağıtmayı sınırlamaya çalışmaktır; başkalarının söylediğini duymak ve emmek güçleşir. Bu, e-posta istemcinizi kapatmak, telefon zilini kapatmak veya ofisinizin kapısını kapatmak anlamına gelebilir. Bu küçük şeyleri yaparak, konuşmakta olduğunuz kişinin dikkatini toplamasını sağlıyorsunuz.

İç dağılmaları, yani zihninizde olan her şeyi sınırlamak da önemlidir. Bir toplantı sırasında mücadele etmeniz gereken birkaç konu olduğunda veya fikirlerinizin tamamına ulaşmak için acele eden konuşmalar cazip olabilir, ancak bu durum karışıklık yaratır ve diğer kişinin girdisinin önemli olmadığını hissetmesine neden olabilir.

Yavaşlayın ve iletişimin iki yönlü bir cadde olduğunu unutmayın. Her iki tarafın da söz sahibi olmasını sağlayan bir teklif verin.

3'ten büyük ->

2. Duyarlı Olun

Bir çatışma ortaya çıktığı zaman ya da birisi işiniz, ürünleriniz, hizmetleriniz vb. Hakkında bir şikayetiniz olduğunda yapabileceğiniz en kötü şeylerden biridir. Çoğu durumda, konuyla ilgileneceğinize dair kısa bir açıklama olsa bile, bir çeşit yanıt alınmalıdır.

Eğer mutsuz partiye ulaşmadan önce gerekli tüm bilgilere sahip olana kadar beklerseniz, sadece mutsuz değil, aynı zamanda kızgın olabilir. İletişim hatlarını olabildiğince duyarlı hale getirerek ve meselenin sizin için önemli olduğu düşüncesiyle size ulaşıp ulaşmadığından emin olarak tüm durumlarda açık tutun.

3. Doğru Soruları İsteyin

İletişimin o kadar büyük kısmı, ihtiyacınız olan bilgiyi elde etmeye dayalıdır ve birçok kez doğru türden sorular sormanız gerektiği anlamına gelir. Bulduğunuz konuşmanın her bölümünde hangi soruları sormanız gerektiğine dair ipuçları vardır. İhtiyacınız olan bilgiyi hangi sorunun çözeceğini bulmak için bu ipuçlarını dinleyip sıfırlamalısınız.

Hedefleri karşılamayan ve genellikle iş yerinde mutsuz olan bir çalışanın durumunu düşünün. Doğru soruları sormazsanız, sorunun kökünü asla alamazsınız, ki bu da kişisel sorunlardan az meydan okuma durumuna kadar herhangi bir şey olabilir.

4. Toplantılardan Çoğu Olarak

Toplantılar, iyi planlanmış ve iyice organize edilmemişlerse, zaman ayırıcıları olduğu için ünlüdür. Organizatör iseniz, herkesin zamanına saygı göstermek ve toplantıyı olabildiğince verimli kılmak için yapmanız gereken ilk şey, önceden planlamaktır.

Sonra, odak noktalarını özetleyen ve toplantı için bir yapı belirleyen bir gündem hazırlamak için zaman ayırın.

Toplantılarınızın verimli olduğundan emin olmanıza yardımcı olacak bazı akıllı toplantı ipuçları:

• Toplantının bir veya iki gün önce uygun saat dilimlerinde toplantı saatlerini onaylayın.
• Toplantıyı yöneten ve katılımın gündeme bağlı olduğundan emin olan bir toplantı yöneticisi atayın.
• Toplantıdaki herkesten gelen girdileri ve soruları teşvik edin.
• Toplantının önemli ayrıntılarını yakalamak için not almak veya başkasına not almak üzere atayın.

5. İletişim Yöntemlerini Birleştirin

Yüz yüze veya sesli-sesli iletişim genellikle e-postayla gelen zaman zorluklarını ortadan kaldırmak için mükemmel bir çözümdür. Ancak, tarafların hepsi aynı sayfada değilse, daha fazla soru ve karışıklığa yol açabilir.

İletişiminizin çoğu telefonda veya ağ etkinliklerinde gerçekleşmiş olsa da, nelerin tartışıldığını, sonraki adımların neler olduğunu ve neyin sorumlusu olduğunu özetleyen özet e-postalar oluşturabilirsiniz. Bu, daha etkili (ve daha az karışık) ileri-hareketli iletişim için farklı iletişim yöntemlerini bir araya getirmenin harika bir yolu olabilir.

6. Müşteri Hizmetlerine Odaklanmak

İyi müşteri hizmetleri iki yönlü iletişimi gerektirir. Çoğu zaman müşterilerle çatışmalar ortaya çıktığında, çözülmenin anahtarı sorunu açığa çıkarmak için iletişim kuruyor ve bir çözüm bulana kadar iletişim kurmaya devam ediyor.

Müşterilerinizle uzun vadeli ilişkiler sürdürmenin bir yolu, açık iletişim hattını tutmaktır. Bu, işlerin nasıl yürüdüğüne ve sunduğunuz ürünler ve hizmetler hakkında ne hissettiklerine dair bilgi istemek anlamına gelir. Bu, bir projenin sonunda, günlük konuşmalarda, bir odak grubuyla veya resmi anketlerle gerçekleştirilebilir.

7. Alınan Geri Bildirim kullanın

Müşterilerinizle önceden iletişim kuruyorsanız, resmi yöntemlerle talep etmemeniz halinde de, muhtemelen düzenli olarak geribildirim alacaksınız. Bu, işletmenizin, ürünlerin ve hizmetlerin müşterilerin ve potansiyel müşteriler tarafından nasıl algılandığına dair yararlı bilgiler veren bir altın maden olabilir. Yine de etkili olabilmek için süreçlerinizi değiştirmek ve geliştirmek için bu verileri kullanmanız gerekir. Aldığınız geri bildirimleri tek bir yerde toplamak için bir süreç oluşturun, ardından verileri analiz etmek ve iyileştirmeleri uygulamak ve izlemek için bir plan oluşturmak için ayda bir veya iki saat ayırın.

Sonuçta, etkin iletişim, işinizde kullandığınız en önemli becerilerden biri olabilir.İletişim becerileriniz ince ayar yapabilirse, nasıl iletişim kurduğunuzu ve iletişim sonuçlarınızı analiz etmek için zaman ayırın. Daha sonra zamana göre geliştirebileceğiniz yollara odaklayın. Personel, müşteriler ve meslektaşlarınızla olan ilişkilerinizin daha iyi olmasını ne kadar çok değiştirdiğine şaşırabilirsiniz.