Kurumsal Etkinlik Planlaması 101: İlk Müşteri Toplantısı için Hazırlanma

Kısa süre önce etkinlik planlama işinizi başlattınız ve potansiyel müşterileriniz zaten sizi fark etmeye başladı. Tebrikler! Tüm gayretli çalışmalarınıza ve planlamanıza bir amaç!

Çok yakında ilk müşteri toplantısına davet edileceksiniz ve etkinlik planlama eğitiminizin yolu ile buluştuğu yer burası. Ancak en tecrübeli toplantı planlamacılar bu ilk ancak kritik ilk temas için nasıl hazırlanırlar?

Etkinlik planlama araç setinizi hazır edin ve daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin!

Araştırmaya Neyin Ne Oldu Önce İlk Buluşma

Evet, toplantı plancısı olarak hayatınız zaman zaman telaşlı olacak ve müşterinizi derinlemesine araştırmak başlangıçta yüksek sıralamaya sahip olmayabilir gibi görünmüyor olabilir etkinlik planlama kontrol listenizde, ancak bu ilk adımı atlamayın !

Müşterinizin yıllık raporlarının (genellikle çevrimiçi olarak bulunur) ilk sayfalarına bakmak için zaman ayırın; blog gönderileri, tweetler veya Facebook sayfası, yeni müşterinizin işletme hedeflerine inanılmaz bilgiler verir ve standart haline gelecek profesyonellik seviyesiyle yaptığınız ilk toplantıya başkanlık etmenize yardımcı olacaktır.

Ancak müşterinizin hiç çevrimiçi varlığı olmadığında ne olur? Altı rakamlı bir ücret kazanan bazı kurumsal etkinlik planlama uzmanları, tanıdıklarını kendileri ile ilgili faydalı bilgiler için soruyorlar: örneğin sağlıklı gıda fanatikleri mi yoksa et ve patatesleri seviyorlar mı?

Belli bir marka kahveyi severler mi?

Bu soruların cevapları, ilk görüşmeniz için mükemmel bir yer önermenize ve sizi tanışmadan önce müvekkilinizin iyi nimetlerine kavuşmasına yardımcı olacaktır.

Bu ilk el sıkışma: Yeni Müşterinizin Güvenini Kazanın

Etkinlik planlama kontrol listenizdeki bir sonraki adım, yeni müşteri ile anlaştığınız andan itibaren profesyonel bir görüntü yansıtarak başlamaktır.

Unutmayın: canlı bir el sıkışma ve "Seninle çalışmak için sabırsızlanıyorum" diyen gerçek bir gülümseme, pahalı bir tasarımcı blazerinden daha uzun bir yoldur!

Başka bir ipucu da vardır: Müşterinize, bir kuruş harcamadan, marka kimliğinizi içeren kişiselleştirilmiş bir sunumla toplantıya vararak etkileyebilirsiniz. Power Point'te istemcinizin adını ve logosunu (varsa) kopyalayıp yapıştırmak için kelime işlemcinizi kullanın.

Bildiğiniz gibi, şirketler ve kişiler markalarını geliştirerek önemli miktarda enerji harcarlar ve bu özen, müşteriniz tarafından fark edilir.

Büyük Resim Oluştururken Tabanların Korunması …

Kurumsal etkinlik planlaması dünyası, müşteri ile toplantı planlayıcısı arasında çok geriye dönük bir şey ifade eder; bu nedenle üzerinde değinmek zorunda hissetmeyin her ayrıntıyı yeni müşterinizle birlikte bu aşamada.

Ancak toplantı plancısı olarak, yapın , bu ilk toplantıyı aşağıdaki temel noktaları açık bir şekilde anlamak istiyor:

• Bu olay neden meydana geliyor? Yinelenen yıllık bir olay mı yoksa tek seferlik bir olay mı? Bu olay, özel bir şeye (yeni bir ürün, balo veya iş kilometre taşı) dikkat mi çekiyor?
• Etkinliğin kaç saat / gün / hafta çalışması planlanıyor?
• Kimler katılacak? Eşler ve / veya çocuklar da getiriyorlar mı? Bir veya daha fazla VIP katılıyor olacak mı?
• Bu olay daha önce gerçekleşti mi? Eğer öyleyse, neyin doğru gitti ve takeaway dersleri neydi?
• Bu olay katılımcılarına ne gibi bir izlenim bırakmalı?
• Müşterinizin bu etkinliğe yaptığı yatırım nedir?

Bu soruların cevaplarını olay bağlayıcınıza dikkatle not etmek iyi bir uygulamadır; bu nedenle, işlerin başlangıçta müşterininkinden farklı bir yönde ilerlediğini hissederseniz, herhangi bir noktada başvurabilirsiniz. öngörülüyordu.

Sahip olduğunuz her kurumsal etkinlik planlama müşterisi için, olayın gerçekleştiği gün karar verme yeteneklerine sahip olacakları konusunda sizi bilgilendirdiğinden emin olun. Etkinlik katılımcılarından birisi etkinlik gündeminde son dakika değişikliği isteğinde görünen bu az miktarda bilgi mutlak altın olacaktır!

İyi düşünülmüş bir ilk müşteri toplantısı, tartışmanızın bir özgeçmişini yazıp sonra da yazılı onay için gönderebilmenizi sağlayacaktır.

Harika bir ilk izlenim bırakmak bir sanat ve bir bilimdir ve bu ipuçlarını izleyerek kısa bir süre içinde okul doktorasını planlayan bir etkinliğe giden yolu toplayacak yeterli kurumsal etkinlik planlama işi kazanacaksınız!