Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlaması nedir?

" Ne tür bir iş yapıyorsunuz? "ilk kez birisiyle görüşme konusunda sıkça sorulan bir sorundur. Cevabınız "Ben olay yönetimindeyim" ise, büyük olasılıkla bunun ne anlama geldiğine ilişkin takip soruları alırsınız.

Aslında, bir parti plancısı veya toplantı plancısı olup olmadığı sorulabilir. Mesleği planlayan meslekte, meslek unvanları sunulan hizmetler kadar çeşitlidir ve sayısızdır ve bir meseleyi tanımlamak ve ayırmak genellikle zor olabilir.

Bir etkinlik planlama portföyü hazırlarken, iş ararken veya iş işlevlerinizi ve sorumluluklarınızı doğru bir şekilde anlayamayan bir müşteriyle çalışırken zorlu olabilir.

Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlama

Peki etkinlik yönetimi tam olarak nedir ve etkinlik planlamasından nasıl farklıdır?

Etkinlik Yönetimi - Etkinlik Planlama

Etkinlik yönetimi ve etkinlik planlama çok yakından ilişkili olmakla birlikte çok farklı iki işlevdir. Temel fark, bu iki kelimede yatmaktadır: yönetim ve planlama. Çok basit terimlerle, olay yöneticileri , olayı yönetir ve olay planlayıcılarını plan olayı yönetir. Bununla birlikte, olay yöneticileri olayların yönlerini de planlayabilir ve etkinlik planlayıcıları olay planlama sürecinin belirli bileşenlerini yönetebilir. Etkinlik yöneticileri ve etkinlik planlayıcıları yan yana çalışır ve sorumlulukları çakışabilir.

Konuyu daha da kafa karıştırıcı hale getirmek için, bireysel etkinlik planlayıcıları genellikle etkinlik yönetimi hizmetleri sağlarlar ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlama hizmetleri sunabilir.

Bütün bunlar kafanızı kaşıyorsa, olay yönetimine yakından bakarak başlayalım.

Etkinlik Yönetimi Proje Yönetimini İçerir

Etkinlik yönetimi, konferanslar, konferanslar, konserler, fuarlar, festivaller ve törenler içeren büyük ölçekli etkinliklerin oluşturulması ve geliştirilmesini içerir.

Etkinlik yönetimi, hedef kitleyi belirlemek, olay konseptini formüle etmek, olayın genel lojistik planını yapmak ve etkinliğin bir bütün olarak proje yönetimi gerçekleştirmektir - her işleve, bütçeden sorumlu kişilerin takımlarını yönetmeyi de içerir. olayın icrasını denetlemek. Etkinlik yöneticileri ayrıca, etkinlik planlayıcılarını içeren tüm dış tedarikçiler ve profesyonellerin servislerini denetler.

Bir etkinlik yöneticisinin spesifik sorumlulukları şunları içerebilir:

• Mekanları seçme ve rezerve etme
• Dışarıdaki satıcıları koordine etme
• Katılımcıları veya eğlenceleri yürütme
• Ulaştırma ve park etme için düzenleme
• Gerekli izinleri ve uygun sigortayı alma < Sağlık ve güvenlik standartlarına uyum sorumluluğu
• Acil durum planlarının geliştirilmesi
• Olay
• te kriz ve durum yönetimi> Bir güvenlik planı tasarlanması
• Olayın izlenmesi
• Bu liste hiç bir şekilde eksiksiz değildir .Etkinliğin kapsamına ve diğer işe alınan profesyonellere bağlı olarak, iş sorumlulukları değişebilir.

Etkinlik Yönetim Hizmetlerinin Rolü

Etkinlik yönetimi şirketleri genellikle büyük ölçekli şirket toplantılarını ve özel etkinlikleri planlamak ve yürütmek için işe alınır. Düğünler ve konserler bir etkinlik yönetimi profesyonelinin ortak etkinliklerindeyken, spor etkinlikleri, birleşmeler ve büyük partiler de etkinlik yönetiminden fayda sağlayabilecek durumlardır.

Devlet kurumları, kar amacı gütmeyenler, dernekler ve şirketler, önemli etkinlikleri ve toplantıları koordine etmek için etkinlik yönetimi şirketlerini kullanmaktadır. Etkinlik yönetimi işlevi genellikle bir kurumsal pazarlama veya halkla ilişkiler departmanı içinde veya onların özel etkinlik personelinin bir parçası olarak bulunur.

Becerileri Başarmak

Çoğu olay planlama işlevinde olduğu gibi, etkinlik yönetimi başarılı olmak için mükemmel organizasyon becerileri gerektirir. Birçok hareketli parçayı çok görevli ve çok yönlü olarak kullanabilme yeteneği esastır ve bu birinci sınıf organizasyonla birlikte verimli zaman yönetimi becerilerine ihtiyaç duyulmaktadır. Başarılı bir etkinliğe neden önceliğe bakabilir ve görevde kalabiliriz. Etkinlik yönetimi, etkinlik için bir vizyon oluşturma süreci ile başlayıp hem yaratıcılık hem de esneklik çağrısında bulunan icra yoluyla görme süreci ile başlar.

Proje yönetimi kilit bir unsur ve yalnızca işlevleri değil, insanların ekiplerini yönetmeyi de içerdiğinden, kişiler arası beceriler de önemlidir. Bir organizasyonun her kademesindeki kişilerle etkileşim, işin bir parçasıdır ve yıldız iletişimi becerilerine sahip olmak ve rahat ve yakışıklı olmak, bu ilişkileri geliştirme konusunda uzun bir yol kat edecektir.