E-posta Etik Kural - İş Yazışmaları Kuralları

İş yazışmalarını e-posta ile gönderen birçok kişi, bu amaçla ve arkadaşlarınızla ve ailenizle iletişim kurmak arasında büyük bir farkın olduğunu bilmiyor. Bir arkadaşınıza veya akrabanıza bir mesaj gönderdiğinizde oldukça rahat olabilirsin. İsterseniz alıcının uygun olmadığını biliyorsanız, argo kullanabilir veya uygun olmayan bir dille baharat bile edebilirsiniz. Bununla ilgili bir problem yaşamayacağını biliyorsanız. Bir başka deyişle, o kişiyle konuşuyormuş gibi yazabilirsiniz.

Ticari yazışmalar oldukça farklıdır. İyi bir e-posta görgü kuralları, aslında genel olarak işletme görgü kuralları, profesyonellikle kendinizi yönettiğinizi belirtir. Çok rahat olduğunuzda, argo veya uygunsuz bir dil kullanın veya hata dolu iletiler gönderin, iletinizin alıcıları üzerinde kötü bir izlenim bırakın. İşte e-posta görgü kurallarının bazı temel kuralları.

Manners Zihin

Her şeyi bir an önce yapmamız için acele etmemiz gereken bir dünyada bile, bir sonraki göreve geçebilmemiz için görgü kurallarına uymuyoruz tarzdan çıktı. Her zaman "lütfen" ve "teşekkür ederim" sözcüklerini kullanırsan, eski moda sesler almazsınız. Alıcınız nezaketinize minnettar olacaktır.

İyilik gösterilmenin bir başka yolu da, Bay White veya Bayan Gray gibi, bilmediğiniz kişilere veya yalnızca resmi bir ilişkiye sahip olan kişilere ad ve soyadlarına hitap etmektir. E-postanızın alıcısı, kendi adıyla aramayı tercih ederse, muhtemelen sizi düzeltecektir.

Bir e-postayı yanıtlarken ve orijinal iletinin göndericisi yalnızca kendi adını kullanmışsa, o kişinin adını da kullanabileceğini varsayabilirsiniz.

Sesinizi İzleyin

Ses, konuşmacı ya da e-postayla yazarın tavrını ifade etme yöntemidir. Yazılı anlatılması zor bir şeydir, ancak gönderme yapmadan önce mesajınızı birkaç kez yeniden okumak suretiyle doğru sesi elde edebilirsiniz.

Saygın, samimi ve ulaşılabilir olarak karşılaştığınızdan emin olun. Kısa veya zorlu ses gelmesini istemezsiniz.

Daha önce sizinle iletişim kurduğunuz birine yazıyorsanız, "Umarım iyi olduğunuzu" söyleyerek dostça bir şeyle başlarsınız. E-posta yazarları, belirli bir duyguyu ifade etmek için genellikle ifadeler veya emoji kullanır: mutlu, üzgün, kafası karışmış veya heyecanlı. Burada iyi kararlar verin. Birine sık sık yazarsanız ve onunla daha az resmi bir ilişkiniz varsa, ifadeler ve emoji tamam olabilir. Bununla birlikte, resmi e-postayla, örneğin, muhtemel bir işverene yazarken yalnızca sözcükleri sadık kalırsınız.

Her zaman büyük harflerin hepsini kullanmak zayıf bir e-posta görgüsü olarak kabul edilir. Bağırdığınıza benziyor. Tüm küçük harfleri de kullanmayın.Bazı insanlar, mırıldanıyormuş gibi göstereceklerini söylüyor.

Kesin Olun

Herkesin vakti değerlidir ve buna saygı duymanız gerekir. Alıcınızın e-postanızı okumak ve yanıt vermek için biraz zamanınız olabilir. Mesajınızı oluştururken mümkün olduğunca kısa olun, buna rağmen tüm ilgili bilgileri eklediğinizden emin olun. Okuyucunuzun size ifade etmeye çalıştığınız şeyi anlaması gerektiği kadar çok bilgi verin.

Yazı Tipi Kısaltmalarından Kaçının

Telefonlarımıza çok fazla zaman harcayan bir toplum olarak, kısaltmaları herhangi iki veya daha fazla harf uzunluğunda kullanmaya alıştık.

Senin yerine U'yı, UR yerine senin, 2 yerine ya da yerine, lütfen plz yerine kullanın ve teşekkür yerine tx kullanın. Alıcınız bir arkadaşıysa sorun yok. İş e-postası daha formal olmalıdır. Tabii ki, Bay ve Bayan, FYI (bilgi için), inc. Gibi yaygın olarak kullanılan kısaltmalar. , vb. gayet iyidir.

Profesyonel bir e-posta adresi kullanın

İş ile ilgili yazışmalar için işvereninizin atadığı e-posta adresini her zaman kullanın, ancak başka herhangi bir şey için kullanmaktan kaçının. Örneğin, iş avcılığı yapıyorsanız, kişisel bir e-posta hesabı kullanın, ancak adresinizin profesyonel görünüyor olduğundan emin olun. Sizin hakkınızda ne derlerse düşünün. Sen seksen miyim @ isp. com veya hotdad @ isp. com? Olabilir. Ancak, muhtemel bir işverenin bunu düşünmesini ister misiniz? İlk ve son adınızı veya tam adınızı kullanan bir adres almayı düşünün.

Adresinize değiştirmek istemiyorsanız, yalnızca profesyonel kullanım için ikinci bir adres eklemeyi düşünün. İSS'niz (İnternet Servis Sağlayıcısı) yalnızca tek bir adres sağlıyorsa, ücretsiz hesap almak için araştırın.

Yazım ve Dilbilgisi Sayımını Unutmayın

E-postanızı her zaman dikkatlice düzeltin. Yazım kurallarını ve doğru dilbilgisini düzeltmek için özenli olmak istersiniz. İsterseniz otomatik yazım denetleyicisi kullanın, ancak çok fazla güvenmekten kaçınmayın. Örneğin bir kelimenin belirli bir kullanımı için yanlış yazımı kullanıyorsanız, bunun yerine iki ya da büyük kelimenin yanlış yazım hatasını almazsınız. Bir kelimenin yazım hatalarını tahmin etmeye çalışmayın. Ücretsiz bir çevrimiçi sözlüğe bakmalısın.

İyi bir dilbilgisi gerekli. Daha sohbet edici bir ton vermek istediğinizde kasılmaları kullanabilirsiniz. Asla argo veya rahatsız edici bir dil kullanmayın.