Çalışan Personel Dosyasında Neler Var?

Çalışan personel dosyası, istihdam başvurusundan çıkış görüşmesi ve istihdam sonlandırma belgeleri yoluyla istihdam ilişkisinin geçmişi içeren ana çalışan dosyasıdır. Sadece İnsan Kaynakları personeli ve çalışanın derhal müfettişi ve yöneticisi, çalışan personel dosyasındaki bilgilere erişebilir ve İnsan Kaynakları bürosundan çıkmaz.

Çalışan personel dosyası genelde kilitli, ateşe dayanıklı bir dosya kabininde İnsan Kaynakları personeli tarafından erişilebilen kilitli bir yerde saklanır.

Personel dosyasındaki personel bilgilerinin gizliliği büyük önem taşır.

Şirket tarafından tutulmakta olan tüm çalışan dosyalarının birinde, çalışanların personel dosyasına en sık erişilen bilgi için işveren, amir veya İnsan Kaynakları personeli tarafından bilgi verilir.

Çalışan Personeliyle İlgili Hususlar Dosya İçeriği

Herhangi bir belgenin bir çalışan personel dosyasında dosyalanması sırasında dikkate alınması gereken temel ilkeler ve sorular bunlardır.

• İşveren, dava açıldığı takdirde kararları haklı kılmak için belirli bir belgeye ihtiyaç duyacak mı? İşveren, belgeyi bir mahkemede ister mi?
• Çalışan, belgenin kendi personel dosyasında olacağını biliyor ve anlamıyor mu? Çoğu durumda, işveren, çalışanın belgeyi imzalamasını sağlamalı, belgenin içeriğiyle anlaşma yapmamak için değil, belgeyi bildiklerini ve okumuş olduklarını kabul etmelidir.
• Hiçbir sürpriz, görüş veya çalışanla ilgili kişisel notlar bir çalışan personel dosyasına konmamalıdır. Sadece gerçekler, spekülatif düşünceler, bir çalışan personel dosyasına aittir.

Çalışan Personel Dosyasının İçeriği

Aşağıda, bir işverenin bir çalışan personel dosyasında tutması gereken belgelerle ilgili öneriler bulunmaktadır.

İşe Alma Tarihi

• İş başvurusu
• Özgeçmiş
• Kapak mektubunu
• Eğitim onaylama
• İşe alım doğrulama
• Reddetme mektubu
• İş tanımını yerleştirin
• İş analizi kayıtları
• İş teklifi mektubu veya iş sözleşmesi
• Kullanıldıysa istihdam ajansı veya geçici ajans sözleşmesi
• Acil iletişim bilgileri
• Çalışan el kitabının alındığını gösteren imzalı çalışan el kitabı onay formu
• Herhangi bir yer değiştirme sözleşmesi ve dokümantasyonu
• Çalışan ile işveren arasındaki herhangi bir sözleşme, yazılı mutabakat, makbuz veya onay (bir işi olmayan sözleşme, iş sözleşmesi veya şirket tarafından tedarik edilen bir arabayla ilgili bir anlaşma gibi) , örneğin
• İstihdam ömrü resmi formlar: transfer, terfi, iç iş başvuruları vb. talepleri
• İstihdam ile ilgili diğer dokümanlar

Çalışan Performansı Geliştirme ve İyileştirme ement

• Kullanılan herhangi bir performans değerlendirmesinin veya çalışanların gelişim planlarının kopyaları
• Çalışanların kendi değerlendirmeleri
• Herhangi bir resmi danışma oturumlarından kayıtlar
• Katılım veya gecikme ile ilgili notlar
• Performans iyileştirme planı dokümantasyonu
• Disiplin çalışması raporlar
• Sertifika, tanıma mektubu vb. gibi çalışanların tanınması
• Çalışanların resmi önerileri ve önerileri, organizasyon yanıtları
• Eğitim kayıtları
• Eğitim talepleri
• Yeterlilikler değerlendirmeleri
• Eğitim sınıfı veya oturum bildirimleri veya takvimler
• İhtiyaç değerlendirmeleri imzalanmıştır
• Eğitim masrafları raporları
• Müşterilerden veya iş arkadaşlarınızdan gelen şikayetler

İstihdam Sona Erdirme Kayıtları

• Çalışan istifa mektubu
• Çıkış mülakatı dokümantasyonu
• Kobra bildirimi
• İstihdam biten kontrol listesi
• Son maaş kontrolü, tatil ücreti, şirket mülkünün iadesi ve benzeri gibi çalışanın tüm yönleriyle ilgili nihai muhasebe.

Personel dosyaları ile ilgili ek belgeler mevcuttur.

• Personel Dosyasına Genel Bakış
• Personel Dosya Erişim Politikası
• İşverenlerin Personel Kayıtlarında Tutmaması Gerekenler