Etkinlik Yönetimi - Planlama: Farkı Nedir?

Etkinlik planlama endüstrisi sayısız iş unvanına ve iş tanımlarına ev sahipliği yapıyor. Etkinlik planlayıcısı. Toplantı Plancısı. Etkinlik Koordinatörü. Kongre Plancısı. Organizasyon müdürü. Liste sonsuz görünüyor. Endüstri büyüdükçe, iş fonksiyonlarının listesi de artar. İş büyümesi her zaman iyi bir şey olsa da, etkinlik planlama işi işlevleri ve etkinlik yönetimi iş başlıkları, endüstride başlayanlara kafa karıştırıcı olabilir.

Sunulan hizmetleri yanlış anlayan müşterilerle karşılaşan deneyimli profesyoneller için de aynı derecede sinir bozucu.

"Etkinlik yönetimi" ve "etkinlik planlama" iki farklı şey olmasına rağmen genellikle birbirinin yerine kullanılabilir. Oldukça basit, planlama ve yönetme aynı değildir. Bu iki işlevin beceri setleri üst üste gelirken, bunlar iki ayrı işlevdir. İhtiyaç duydukları zaman bir olay planlayıcısı olduğunda yanlışlıkla bir etkinlik yöneticisine ihtiyaç duyduklarını düşünen müşterilerle ilgilenenler için sorunlar yaratır. Ayrıca, tüm etkinlik yöneticilerinin de etkinlik planlamasını üstlendiği izlenimi uyandıran müşteriler için. Karışıklığı temizleyelim, çünkü siz ve müşterilerin aynı anlayışa sahip olmanız önemlidir.

Etkinlik Planlama

Şimdi olay planlamasıyla başlayalım. Buradaki önemli operatif sözcük planlıyor. Gelin duşlarından kilometre taşı doğum günü kutlamalarına, büyük kurumsal buluşmalara kadar tüm olaylar, bir takım planlarla başlar.

Müşterilerle, etkinlik fikirleri, temalar, istenen tarihler ve bütçe yönergeleri ile ilgili ilk tartışmalarının hepsi, etkinlik planlama sürecinin bir parçasıdır.

Etkinlik planlama, konseptin çok erken aşamalardan başlayarak başlayıp gerçek olay gerçekleşene kadar devam eder. Ve, dürüst olmak gerekirse, etkinlik planlamacılarının ayrıntıları tamamladıkları ve takip öğelerini ele aldıkları olaydan birkaç hafta sonra.

Etkinlik planlama, müşterinin toplama konusundaki vizyonunu yansıtan ve olayın objektif hedefini karşıladığı bir etkinlik tasarlamak için müşteriyle yakın çalışmayı gerektirir. Bir etkinlik planlayıcısı kiralayan müşteriler, ilgili ayrıntıları ve eylem öğelerini de içeren etkinliğin tüm yönlerini planlamak üzere birisini kiralamaktadır ve bu etkinliği tamamlanıncaya kadar görmek için çalışmaktadır.

Etkinlik planlama sorumlulukları aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:

• etkinlik için genel bir temanın seçilmesi
• bir bütçe geliştirme
• bir mekan seçme
• otel sözleşmeleri müzakeresi
• satıcılar dışında işe alma > menü planlama
• yemek servisi kiralama
• konuk konuşmacıların veya eğlencenin düzenlenmesi
• ulaşımı koordine etme
• renk düzenini seçme
• davetiyeleri geliştirme
• Etkinlik planlama, bir etkinliği bir araya getiren her şeydir .Bu işlev olay yönetiminin daha büyük bir şemsiyesi altına girmektedir.

Etkinlik Yönetimi

Her olay türü, bir bulmacanın parçaları gibi birbirine uyan çok sayıda parçadan oluşur. Bütün bu parçalar eninde sonunda bir etkinlik yaratmak için bir araya gelirler. Başarılı olaylar, ilgili tüm parçaların doğru zamanda ve doğru yerde, pürüzsüz ve verimli bir şekilde ve plana göre bir araya getirilmesine neden olur. Bu işleme olay yönetimi adı verilir. Basitçe, olayın proje yönetimidir.

Etkinlik yönetimi, bir olayın tüm farklı bileşenlerini ve her açıdan sorumlu olan ekipleri oluşturma, koordine etme ve yönetmeyi içerir. Olay yönetiminin bazı yönleri aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:

Bir olay için bir yer rezervasyonu

• dış tedarikçilerle koordine etmek
• bir park planı geliştirmek
• acil durum planlarını tasarlamak
• sağlığa uygunluğunu sağlamak ve güvenlik standartları
• her işleve sahip sorumlu yönetici
• bir olayın yürütülmesinin denetimi
• olayın izlenmesi
• olay yerindeki olayların çözümlenmesi
• Olay Yöneticileri ve Olay Planlayıcıları birlikte Çalışın

Bu ikisinin tanımlanması işlevler zorluyor, çünkü yalnızca birbirleriyle yakından ilişkili olmakla kalmıyor, sorumluluklar çakışıyor. Bireysel etkinlik planlayıcıları, etkinlik yönetimi hizmetleri sunabilir ve etkinlik yöneticileri de etkinlik planlaması yapabilir.

Her şey, tek tek planlayıcıya veya kurumsal etkinlik yönetimi ekibine, mekana ve olaya bağlı.

İkisi arasındaki farkları anlamak ve hangi hizmetleri sağlayacağınızı belirlemek önemlidir. Örneğin; Büyük ölçekli bir etkinlik için etkinlik planlama hizmetleri sunuyorsanız, hizmetlerinizi yemek yöneticisi, görsel-işitsel ekip ile koordine edecek bir etkinlik yöneticisi ile birlikte çalışacaksınız. Rolünüzü ve sağlayacağınız hizmetleri tanımlayın ve açıkça iletişim kurun bunlar muhtemel müşterilere planlama işlemi sırasında herhangi bir karışıklığa maruz kalmamak için.