Çevrimiçi Muhasebe Hizmetlerinden Yararlanan Dış İşlemler CFO'ları

Online muhasebe çözümleri, bir işletmenin finansmanını yönetmek için ihtiyaç duyduğu bilgileri toplamak ve ilişkilendirmek için bulut bilgi işlem ortamını kullanır. Bu yazılım platformları defter tutma işlemini basitleştirir, veri girişinde harcanan zamanı en aza indirir ve verimliliği artırır. Birçok işletme sahipleri ve CFO'lar, günlük finansman için mükemmel bir ortam yaratmak için akıllı uygulama süreçlerini takip ederek bu avantajlardan yararlanmaktadır.

En İyi Yazılımı Bulun

İdeal online defter tutma ortamını kurmanın ilk adımı hangi yazılım platformunun şirket için doğru araçları bulunduğunu belirlemektir. CFO'lar en kullanışlı seçeneklere aşina olmalı ve en iyi özellikleri sunan platformların bir listesini geliştirmelidir. Küçük işletmelerin boyutu, kapsamı ve ihtiyaçları farklıdır, bu nedenle mali verilerindeki sürekli dalgalanmaları gidermek için hangi araçların gerekli olduğunu önceden belirlemek için önceden şirket yöneticilerine danışmak önemlidir.

Bu aşamada dikkat edilmesi gereken çok sayıda nokta vardır; ancak özellikleri ve faydaları ile muhasebe platformunun sunduğu destek hizmetlerine kadar her şey değerlendirilmelidir. Birçok şirket, çok fazla özelleştirme yapmayı gerektirir veya yazılımın ölçeklendirilmesi ve yol boyunca daha kapsamlı raporlar sunması gerekebilir. Noktalı çizgiyi imzalamadan önce, hem bugün hem de gelecek için muhasebe ihtiyaçları analiz edilmelidir.

Bordroyu Basitleştirin

Küçük işletmeler büyüdükçe ve ek çalışanlara bindiklerinde, bordro gittikçe daha da karmaşıklaşıyor. Çalışanlara doğru tazminat vermek için gerekli raporları oluşturmak için zaman takip bilgileri bordro bölümüne aktarılmalıdır. Online muhasebe araçları, izleme ve bordro yazılımına girilen verileri alabilir ve doğrudan programdan çekler hazırlamak için kullanılabilecek bir biçimde tercüme edebilir.

Bu, doğruluğunu artırır ve muhasebe departmanı her hafta bordroda saatlerce çalışmak zorunda kalmadan her çalışanın tüm çalışanların zamanında ödenmesini sağlar.

Pek çok zaman takip uygulaması, mobil bağlanabilirlik yoluyla sunulan çok çeşitli seçenekleri ve avantajları da kucaklamaktadır. Kullanıcıların sahadan zaman, mobil uygulama ve hatta SMS metin mesajları yoluyla girmesine izin veren zamanlı izleme programları vardır. CFO'lar, çeşitli üyeler için birden fazla onay süreci hazırlayabilir ve bordro için izlenen sunulan zamanın verilerini ve ayrıntılarını geliştirmeye yardımcı olabilirler.

Satış Verilerini Yönetin

Küçük işletmeler sürekli bir satış akışı verileri ile uğraşır. Gelen ve giden faturalar, ödemeler, satınalma siparişleri, sipariş yerine getirme ve nakliye bilgileri nakit akışı söz konusu olduğunda resmin büyük bir bölümünü oluşturan hayati finansal verileri içerir.Bu sayılar doğru ve zamanında takip edilmemesi, bir şirketin gelecekteki büyüme kararlarını vermesini engelleyen karışıklığa neden olabilir.

Online muhasebe yazılımı, şirket yöneticilerinin daima belirli bir sürede ne kadar çok para bulunduğunun net bir resmini elde etmesi için gerekli verilerin tümünü yönetir.

Bireysel siparişlerin ve faturaların durumunu belirlemek için hızlı ve doğru bir yol sunarak, bu platformlar satış hunisi boyunca her adımda zaman kazandırır. Bazı yazılım çözümleri otomatik olarak fatura üretme ve bunları satış departmanını daha da yükseğe yüklemek için müşterilere gönderme seçeneği sunar.

Borç ve Alacak Hesaplarını İzleyin

Bir işletmenin kâğıt üzerinde karlı görünmesi ancak gerçekte başarısız olması mümkündür. Bu, nakit akışının ardındaki gerçek hikayeyi göstermeyen, verimsiz defter tutma süreçlerine sahip şirketler tarafından karşılaşılan ortak bir sorundur. Hem borçlu hesapların hem de alacak hesaplarının durumunu takip etmek için çevrimiçi bir araç kullanmak, karışıklıkları gidermekte ve şirketin mali durumunun iyileştirilmesi için harekete geçilmesi gereken yerleri göstermektedir.

E-posta hatırlatıcılarını ve uyarıları ayarlamak, borçların tahsilat sürecini hızlandırır ve borçların ödendiğinde işletme sahiplerine ve yöneticilere hatırlatır.

Bu, bütçeyi yıkmak yerine şirketin kırmızı kalmasını sağlayan dengeli bir ödeme planı oluşturmayı kolaylaştırıyor.

Mobil Kullanımın özendirilmesi

Uzaktan erişim, çevrimiçi defter tutma işleminin bu kadar etkili olmasının önemli bir parçasıdır. CFO'dan mobil iş gücüne kadar herkes, mevcut konumundan bağımsız olarak yazılıma erişebilir ve önemli verilere herhangi bir cihazdan girebilir. Şirketteki herkes satış ve harcamaları gerçekleştikçe kaydedecek olursa, tüm dünyada doğrulukta büyük bir artış yaratmalıdır. Ofisten uzakta çalışan işçiler artık işlem verilerini kaydetmek için bilgisayarlarına dönmek için beklemek zorunda değiller. Bunun yerine, tüm kayıt numaralarını ana defter tutma yazılımıyla entegre olan ve mobil cihazlarında bir uygulama kullanarak girebilir ve bilgileri buluta doğrudan iletirler.

Bankalarla Senkronize Et

Bir iş çek defterinde bir para yatırma ya da para çekme işlemini unutmak ve aylık bildiri geldiğinde tatsız bir sürpriz yapmak unutmak çok kolay. Bu problem, banka işlemlerinin gerçekleştiği andan itibaren otomatik olarak finansal verileri almak için çevrimiçi defter tutma yazılımını kurarak önlenebilir. Kesin miktarları anında kaydedip gösterge tablasından erişilebilir. Bu yöntem yalnızca doğruluğu arttırmakla kalmayıp aynı zamanda kitapların dengelenmesini sağlamak için kağıt tablolara göre ayda bir vakit geçirmek zorunda kalmaz.

İletişimi Açık Tutun

Güvenilir bir çevrimiçi defter tutma çözümü, yöneticilerin bir şirketteki departman başkanları, amirleri ve çalışanları bilgilere erişebilmesi ve bunları değiştirebilmesi için çeşitli oturum açma izinleri oluşturmasına izin vermelidir. İzleme araçları, CFO'ların her şeyin sorunsuz çalıştığını kontrol etmesini ve uygulama içindeki işbirliği seçeneklerini kullanarak herhangi bir soruna yanıt vermesini sağlayın.Bu, bir şirketin mali kararlarında yer alan tüm taraflar arasında bilgi akışını serbest bırakır ve verimli bir çalışma yolunda önündeki engelleri kaldırır. İşletmenin ihtiyaçları değiştiğinde, CFO ve servis sağlayıcı her zaman gelişmelere yardımcı olmak için hazırdır.

Raporlamadan Yararlanın

Yazılım yardımı olmadan finansal verilerden raporlar almak, başka yerde daha verimli olabilecek küçük işletme çalışanlarını birbirine bağlayan zorlu bir süreçtir. Veri toplama ile bu el ile yapılan raporların derlenmesi arasındaki gecikme, raporun bittiği zamana kadar bilgilerin geçersiz kılınması riskini getirir. Online muhasebe platformları arasında en önemli iş ölçümlerinin birkaçı için raporlama araçları bulunmaktadır:

• Tahmini satışlar
• Gelir ve giderler
• Nakit akış
• Kâr ve zarar

Sisteme girilen tüm veriler derhal ilişkilendirildiğinden , her yeni rapor şirketin finansındaki en son değişiklikleri yansıtıyor. Çapraz platform senkronizasyonu, çevrimiçi raporlama sistemlerinin en önemli avantajlarından biridir ancak tek değil. Kapsamlı gösterge tablosu, verileri toplar, raporlamayı iyileştirir ve CFO'ların, bilgisayarlarını açmasa bile şirketin önemli performans göstergelerine erişmesine izin verir. Muhasebe uygulamalarında mobil bağlantı heryerdedir ve kullanıcıların, önemli verilerin, nerede ve ne zaman olursa olsun, yalnızca, aynı zamanda düzenleme, manipülasyon ve analiz etmelerine izin vermez.

Tüm Programları Entegrasyon

Çevrimiçi defter tutma, bir işletmenin işlemleri yönetmek için kullandığı diğer uygulamalara bağlı olduğunda en faydalıdır. Güvenli bir entegrasyon platformu kullanarak zaman takip, bordro, envanter yönetimi ve diğer yazılımları bir araya getirmek, veri akışını basitleştirir ve çevrimiçi defter tutma programı aracılığıyla erişilebilen bilgilerin her zaman doğru olmasını sağlar.

Otomasyonda olduğu gibi, entegrasyon verimliliği artırmayı kolaylaştırır ve önceden departmanlar arasında dağılmış bazı bilgi avlamak için harcanan süreyi azaltarak önemli miktarda para kazandırır. Entegrasyon ayrıca, tekrar eden veri girişi görevlerini büyük oranda keser, hata oranını azaltır ve şirketlerin, raporları çok fazla ayrıntı içermesi için optimize etmesini sağlar.

Muhasebe platformu entegrasyonunun kritik bir bileşeni, sistemleri hizalamadan önce arzulanan sonucun ne olduğunu anlamaktır. Muhasebe gerekliliklerini bilerek, CFO'lar, farklı programların birçok özelliğinin ve faydalarının firma ihtiyaçlarını karşılamak için daha uygun bir şekilde değerlendirebilirler. Örneğin, iş maliyeti, birden fazla sistemin, bordro, zaman takibi ve genel muhasebe sistemleri arasında birbiriyle konuşmasını gerektirir. İş maliyeti raporlamanın önemli bir ilkesi ise, o zaman saat izleme uygulamasının verilerini bordro işleme hizmetlerine senkronize edip ettirmediği belli ve önemli bir husustur.

Çalışma Ortamını Özelleştirme

Entegrasyon çözümleri sunan şirketler genellikle hizmetlerinin bir parçası olarak özelleştirme içerir.CFO'lar, herhangi bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamak üzere özel olarak uyarlanmış merkezi bir platform oluşturmak için bu avantajdan yararlanabilir. Her iş, iş akışı, veri girişi formları ve yazılım uygulamaları arasındaki bağlantılarda belirli bir kurulum gerektirir. Platformun kendisi, herkesin kapsamlı bir eğitim gerektirmeden kullanması için yeterince kolay olmalıdır. Online muhasebe bu ortamda kesintisiz bir şekilde entegre edilebilir, böylece veri akışının yönetiminde düzenli bir araç olur.

Özelleştirmelerin, bağlantı kurulması, verilerin uygun şekilde senkronize edildiğinden ve raporların doğru olduğundan emin olmak için eğitimli BT hizmetlerine müdahale gerektirebileceğini unutmayın. Bu destek, yeni muhasebe çözümleri ve çevrimiçi muhasebe hizmetlerinin uygulanması için maliyet dikkate alındığında bütçelendirilmelidir çünkü sonuç olarak sadece kurulum sırasında değil değişim zamanlarında, büyüme sırasında ve muhasebe ekibi yeni bilgi ve raporlama gerektirdiğinde gerekecektir. Şirketler buna çeşitli şekillerde yaklaşıyorlar.

Sınırlı bir bütçeye ve muhasebe yönetim branşında kısmi bir CFO'ya sahip küçük işletmeler, ihtiyaç duyulduğunda esnek ve çağrı yapılabilen tek bir mülk sahibi ile bir ilişki kurmayı tercih edebilir. İhtiyaçlar geniş olmadığı sürece, saatlerce çalışan faturaların küçük işletme bütçelerine aylık getiriden daha fazla fayda sağlama olasılığı yüksektir. Tersine, karmaşık muhasebe ihtiyaçlarına sahip daha büyük işletmeler veya işletmeler, devam eden ihtiyaçlarını karşılamak üzere bir BT şirketinin hizmetkârı üstünde tutulmasından daha fazla fayda sağlayabilir. Kısıtlı durumlarda, bazı işletmeler, dahili bir BT destek personeline sahip oldukları için en uygun seçenektir. Bu genellikle ek sistem sorumluluklarını alabilen bir BT personeline sahip işletmeler için en uygun yöntemdir.

CFO'lara, işletme sahiplerine ve çalışanlara finansmanını izleyip yönetmek için ortak bir ortam sunarak, çevrimiçi muhasebe, zararlı hatalara neden olabilecek doğruluk ve iletişim konularının çoğunu ele alır. Doğru uygulama, işletmelerin finansmanı idare etme biçimini değiştiren ve üretkenlik ve büyüme için ideal ortamı sunan bir platform oluşturur.