Etkinlik Bütçesi Oluşturma Temelleri

Bir etkinlik planlayıcısı olarak, müşterinizin bütçesinde kalmanız önemlidir. Bunu yapmak için siz ve müşterinizin üzerinde anlaşmaya varılan ayrıntılı bir etkinlik bütçesine ihtiyacınız vardır.

Etkinlik planlaması konusunda deneyimli biriyseniz ya da deneyimli bir profesyonel iseniz, bir etkinlik bütçesi tutmanız, size yardımcı olmak için organize olmayı ve herhangi bir müşteri soruşturma için hazırlanmanıza yardımcı olur - bütçenizi aşmamıza yardımcı olur.

Seminer veya akşam yemeği partisi gibi basit bir etkinlik için Excel veya diğer elektronik tablo programları yardımcı olabilir.

Öğe

• Öngörülen Gider
• Gerçek Gider
• Ayrıntılar
• Sonra, gider kalemlerini kategorize edin ve takip edin.

Olay Bütçesi Yönetme

Site kiralama maliyetlerini takip etme.

1. Etkinliği kendiniz planlarken ve mekan satış müdürünüzle görüştüğünüzde, olay ve işlev alanı, kat hizmetleri, bagaj taşıma ve ilgili masraflar için tahmini kiralama ücretlerini takip edin.

   Catering masraflarını tahmin edin.

2. Bu, ipuçları ve armağanlar dahil olmak üzere, yiyecek ve içecek masraflarını da (% 30'a varan oranlarda) kapsar. Belge nakliye ücretleri.

3. Bu, mekik, antrenör, olay transferleri ve ilgili tüm masrafları içerir. Dekor masrafları ekleyin.

4. Çoğu olay, merkez eşyalar, çiçekler, çadır kiralama gibi dekor için harcamaları içerir. Burası bu maliyetleri listelediğiniz yerdir.

   Eğlence ve ekipman ücretlerini belgeleyin.

5. Bu kategorideki ortak masraflar A / V ekipmanı içerir, ancak aynı zamanda hoparlörlere fahri kalemleri listelemek için ya da şovmenler işe alıyorsanız iyi bir noktadır. Baskı ücretlerini özetleyin.

6. Aslında daha büyük bir gider satır öğesi yapmak için birkaç küçük öğe ücreti birleştirilir. Bunlara davetiyeler, isim etiketleri, program kitapçıkları, olay tabelaları ve afişler dahildir. Hediye eşyaları.

7. Ortak bir etkinlik ipucunda konukların boş elini bırakmasına hiçbir zaman izin verilmemektedir. Dolayısıyla, sunduğunuz hediye veya hediyeler ne olursa olsun, bunları ayrı ayrı takip edin; Bu ürünlerin ne kadar mal olabileceğine şaşıracaksınız. Faaliyet masraflarını belirleyin.

8. Etkinliğinizde golf, tenis, spa, rafting, bisiklet ve diğer etkinlikler gibi aktiviteler yer alıyorsa, bu ücretlerin maliyetini ayrı ayrı not edin. E-tablonuzdaki toplam maliyeti özetlemeyi ve bir arıza ekleme düşünün. Diğer masrafları gönderin.

9. Yukarıdaki kategorilerden herhangi birine girmeyen bir harcama varsa, bunları çeşitli gider kalemleri olarak listeleyin. Kendinize bir ihtiyat hakkı fonu kategorisi verin.

10. Bir olayın boyutuna veya karmaşıklığına bağlı olarak, burada etkinlik bütçesinin% 20'sine kadar kendinizi vermek isteyebilirsiniz. En iyi planlamaya rağmen, masraflar öngörülen planları asla dikkate almadığınız masraflarla aşacaktır. Bu, her defasında bütçenizi aşmanızı önleyecektir. Öngörülen giderleri özetleyin.

11. Etkinlik programınızı oluştururken, toplam masrafların iyi bir izdüşümüne sahip olacaksınız. Bu, daha sonra herhangi bir sürpriz olmadığı için etkinlik bütçesinden haberdar olmasını sağlamak için etkinlik müşterisiyle paylaşacağınız bilgilerdir. Gerçek masrafları özetleyin.

12. Bu, etkinlik sona erdikten sonra gerçekleşir. Faturalar, yukarıdaki 10 kategoriye bölünerek gerçek bütçeyi belgeleyin. Son derece elverişli ise, rolü getirdiğiniz değeri gösterecek şekilde öngörülen bütçeyle gerçek bütçedeki tasarrufları belirleyin.