Bir İş Gereklilikleri Belgesi Hazırlama

Küçük işletmeleriniz genişlemeye - yeni ürünler satmaya - ya da çeşitli değişiklikler yapmaya hazırlanıyor. Ve bu proje ile size yardımcı olacak bir danışman ya da müteahhit arıyorsunuz. Yapmanız gereken ilk şeylerden biri, bir iş gereksinimleri belgesi hazırlamaktır.

Bir örnek verelim: Bir şirket (bunları ZXYW LLC diye adlandıracağız), muhasebe işlevlerini ABD'deki ortak bir servis merkezine fason olarak vermeye karar verdi. Bir yer bulma, hizmetleri ayarlama, işe alma süreçlerine başlıyorlar. ve çalışanları yönetmek.

Bu karmaşık bir girişim ve başarmak için aylar sürecektir. İş gereksinimleri belgesini hazırlayan bir ekiple başlarlar.

İşletme Gereksinimleri Belgesi Nedir?

İş gereksinimleri belgesinin amacı, bir projenin veya yeni iş planının eksiksiz bir resmini vermektir; böylece herkes yapılması gereken şey ve ne zaman açıktır.

Bir iş gereksinimleri belgesi (BRD) iki aşamada değerlendirilebilir. Bir projenin ilk aşamasında, maliyet, uygulama ayrıntıları, öngörülen fayda, kilometre taşları ve uygulama zaman çizelgesi gibi projenin tüm gereksinimlerini belirleyen bir belgedir.

İkinci aşamada, BRD resmi olarak işe alım şirketinin (bu durumda ZXYW LLC) gerekliliklerini ve yükleniciyi işi yapmak üzere iki taraf arasında bir sözleşme yapabilir. Aşağıda sözleşme dili hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz.

İşletme Gereksinimleri Belgesi İş Planından Nasıl Farklı?

Her iki belge aynı türde bölümler içerebilir (örneğin bir icra özeti), niyet farklıdır.

Yeni veya mevcut bir işletmeyi yönlendirmek için bir iş planı oluşturuldu, ancak daha çok amacı, başlangıç ​​veya genişleme finansmanı için bir borç verenin sunmaktır.

İş planında, şirketle ilgili genel bilgiler ve krediyi geri ödemek için gelir elde edebilmeye yönelik planları ve stratejileri bulunur.

BRD'deki finansal belgeler belirli bir projeye odaklı olmakla birlikte, finansal tablolar iş planının önemli bir parçasıdır.

Bir İş Gereksinimleri Belgesi Teklif Talebinden Farklı mı?

İki belge arasındaki fark hafif, ancak önemlidir. Genellikle, çeşitli tedarikçilerin önerilerini istemek amacıyla bir teklif talebi (RFP) oluşturulur. ZYXW örneğinde, teklif göndermek için dış kaynak sağlama hizmetleri sunan potansiyel şirketlere bir RFP gönderilir.

Öte yandan, BRD, işe alım şirketi tarafından seçilmiş belirli bir satıcı veya ortak girişim ortağı için hazırlanmıştır.BRD, proje boyunca ve sonrasında karşılanması gereken daha fazla detay ve daha fazla özellik ve tarihler içeriyor.

RFP oluşturulduğunda, son teklif ve teklif gönderme şartları bulunur. Teklifler son başvuru tarihinden sonra değerlendirilir.

İşletme Gereksinimleri Belgesi'ne Neler Dahil Edilmeli?

Bazı gerekçelerle işletme gereksinimleri belgesi, diğer işletme önerileri türlerine benzer. BRD şunları içermelidir:

1 . Genel olarak proje gereksinimlerini özetleyen, bazen yürütme özetini içeren özet bir bildiri .

Özet deyimi genellikle BRD tamamlandıktan sonra yazılır.

2. Projenin hedefleri. Bu hedefler SMART biçiminde olmalıdır; ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı.

3 . Projenin arka planı ve ihtiyaç beyanı veya mantığı. Bu belgenin önemli bir parçasıdır, bu yüzden onu bırakmayın. Projeye neden ihtiyaç duyulduğunu açıklamak, projenin temel bir sürücüsüdür ve başarısı, ihtiyacı ne kadar iyi doldurduğuna bağlı olacaktır.

4. Projenin kapsamı - nelerin dahil edileceği ve neyin dahil edilmemesi gerektiği. Yukarıdaki ZXYW şirket örneğinde şirket, kapsamın en üst yönetimi tutmaya dahil olmadığını açıkça belirtti; bu kişiler şirket tarafından sağlanacaktı.

5. Mali tablolar. Finansal tablolar, projenin belirli bir süre boyunca şirket bilançosu ve gelir üzerindeki etkisinin genel bir görünümü için gereklidir.

Elbette, şirketin projeye nasıl fon sağlayacağı da burada çok tartışmak için önemlidir.

6. İşlevsel gereksinimler ve özellikler. Bu, diyagramlar, organizasyon şemaları ve zaman çizelgeleri de dahil olmak üzere ayrıntılar sağlayan yerdir.

7. Personel ihtiyaçları. Kimin işe alınması gerektiği ve ne zaman olacağı. Hangi çalışan kategorisine ihtiyaç duyulacak ve bunlar nasıl ödenecek? Onlara ne zaman ödeme yapıyor. ZXYW, insanlara dayalı bir tesis kurduğundan, bu onların BRD'sinin önemli bir parçasıdır.

8. Zaman çizelgesi, zaman çizelgesi ve son tarihler. Projenin aşamaları bu bölümde detaylandırılmalı ve tüm tarafların neyin gerekli olduğunu ve ne zaman ne zaman anladığından emin olmalılar. ZXYW projesinde ilk etap, birkaç potansiyel kentin araştırılması da dahil olmak üzere bir sitenin seçimi yapıldı.

9. Varsayımlar. Belgenin bu kısmı sık sık gözden kaçırılıyor. Varsayımları yazım denetimi, daha sonra sorunları önlemeye yardımcı olur. Örneğin, yukarıdaki sözleşmede, şirket ofis alanını kiralamak istemiyordu, satın almıyordu.

10. Maliyet ve Fayda. Bir maliyet-fayda analizi, projenin tüm masraflarının ayrıntılı bir listesidir ve projeden sağlanan tasarruflar dahil edilmelidir.

İş Gerekliliklerini Neler Konuşuyor Bir Sözleşmeyi Belgeliyor?

Yukarıda belirtildiği gibi, ilk aşamada BRD bir öneri. Yukarıdaki bölümlerin listesinde bir şeylerin eksik olduğunu fark etmişsinizdir - sunulan hizmetler için ödeme. Yükleniciye yapılan ödemeler ve bu ödemelerin zamanlaması olmadan, sözleşme yoktur.

İki tarafın belgeyi imzalamadan önce, bir avukat yardımıyla, standart sözleşme dili eklenmeli; bunlara

• ödemeyi vaat ediyor ve hizmetleri sunmayı vaat ediyor
• Sınırlayıcı antlaşmalar, yüklenicinin almasını önlüyor şirketin ticari sırlarını veya başkaları ile paylaşmak.
• Bir taraf zorunlu yükümlülüklerini yerine getirmezse (yani sözleşmeyi ihlal ederse) ne yaparsınız?
• Sigorta ve tazminat (koşulsuz zararlar duran) hükümleri
• Dava ve tahkim hükümleri
• Ve tabii ki imza uygun şirket ve müteahhit yetkilileri tarafından.