İNsan Kaynakları Bilgi Teknolojisini Seçme

Şirketler, faydalanma planlarını ve çalışan bilgilerini yönetmek için İnsan Kaynakları bilgi teknolojisi (HRIS) için çok önemlidir. Faydalar yönetim teknolojisi artık hoşunuza gitmiyor, ancak İK'ların her iki tarafı da yönetebilmeleri için bir gereklilik İK, sınırlı kaynakları ve sürekli değişen veriyle karşı karşıya olduğu için, bilgi ve para fayda planlarına harcanan para.

Ancak, İK ve diğer yöneticiler, tüm ayrıntıları yönetmek için en iyi İK bilgi teknolojisini seçtiklerini ve seçtikleri çözümün zaman açısından test edeceğini nasıl biliyor?

Aşağıda İnsan Kaynakları bilgi teknolojisi seçiminde sorulacak ve cevaplanacak temel sorular bulunmaktadır.

• İK bilgi teknolojisi yazılımının sunduğu esneklik derecesi ve ölçeklenebilirlik derecesi nedir? İK uzmanları, yazılımın birden fazla Excel elektronik tablosundan, veritabanından ve kağıt belgelerden veri alıp alamayacağını ve gereken her türlü sistem ve veriyle arabirim oluşturabileceğini belirlemelidir.
  Yazılım, bilgiyi birden fazla kaynaktan alıp filtrelemelidir. İdeal olarak, bu süreç de otomatikleştirilmelidir. Çoğu çevrimiçi kayıt çözümü, sistemlerini güncellemek için bir taşıyıcıya gitmeden önce verilerin elle değiştirilmesini gerektirir. Güncelleme formatının, iletim zamanlamasının ve teslimat yönteminin otomasyonu fatura ve uygunluk konularını ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.
• Yazılım, İK şirketini ve faydaları taşıyıcı kurallarına uyacak mı? Gerçekten yetenekli bir kayıt motoru, her kayıt etkinliğini değerlendirecek ve arzulanan kesin uygunluk gereksinimlerini karşılamak için özel olarak tasarlanmış kurallar, mesajlar, istemler ve seçeneklerin gerekli kombinasyonunu uygulayacaktır. Yazılım, şirketin ve operatörlerin sahip olduğu uygunluk kurallarına uymalıdır.

• İK bilgi teknolojisi örgütte büyüyüp ölçeklenebilir mi? İK, şirketin yeni çalışanlar, ofisler, fayda değişiklikleri ve kurallar aldığında teknolojinin yeteneğini değerlendirmelidir. İK, bu unsurların her biri için eşikleri sormalıdır.
• İK bilgi teknolojisi yazılımı diğer sistemlerle entegre olabiliyor mu? Bordro ve diğer işlevler çoğunlukla fayda yönetimi ile aynı bilginin çoğunu paylaşır. Bir sisteme girilen veriler ve diğer personel bilgileri başka bir sistemle paylaşıldığında İK daha fazla verim elde edebilir. Çalışan istihdamının takibi, başka bir ihtiyaç duyulan işlevdir.

• Çözümü uygulamaktan veya kurmaktan kimler sorumludur? Hangi eğitim düzeyi söz konusudur? Bazı çözümler, müşterinin başlangıçtaki uygulamayla çok fazla etkileşimde bulunmasını gerektirir; bu da zaten yoğun HR yöneticileri için çok zorlayıcı olabilir.
  İnsan Kaynakları, gerekli eğitim ve teknik uzmanlık düzeyini ve beklenen süreyi net bir şekilde anlayacaktır. Bu konuyla ilgili çözüm sağlayıcıları sorgulamak, başlangıçta basit görünebilir, ancak önemli teknolojik uzmanlık gerektiren ince alanlar hakkında bilgi sağlayabilir. İK, gerçekçi olarak tamamlamayı engelleyecek, böylece İK bilgi teknolojisi değerini ve yatırım getirisini potansiyel olarak düşürecek kadar hantal olabilecek belirli görevleri belirleyebilir.
• Eğitim söz konusuysa, ücretlendirme var mı? Eğitim masrafları da değerlendirilmelidir; bunlar, uzakta olmak ve saha dışı seyahatler için seyahat masrafları da dahil olmak üzere değerlendirilmelidir. İK, bilgi teknolojilerinin benimsenmesi ile ilgili tüm zor ve yumuşak maliyetlerin farkında olmalı.
• Verilerin sahibi kim olacak? Bu sorunun cevabı İnsan Kaynakları organizasyonu olmalıdır. Şirketler, verilerini herhangi bir Uygulama Servis Sağlayıcıya (ASP) taşıyabilmelidir. Veriler bir taşıyıcının özel sunucusunda bulunuyorsa, şirket bazen taşıyıcıları değiştirirse ek ücret talep edilebilir.
• Ne tür bakım ve bakım gerekli? Yazılım bir şirketin yerinde iş istasyonlarına veya sunucularına kurulduğunda, o teknolojiye yönelik düzenli güncellemeler genellikle gereklidir ve planlamak ve yönetmek için hantal olabilir. İK bilgi teknolojisindeki güncellemeler genellikle bir Uygulama Hizmeti Sağlayıcısı (ASP) veya Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) modeli aracılığıyla çevrimiçi olarak bulunan yazılımlarla otomatik olarak yapılır.
• İK bilgi teknolojisine hangi güvenlik tedbirleri uygulanmaktadır? Yazılım çevrimiçi, bir ASP veya SaaS modeli aracılığıyla sağlanıyorsa, sağlayıcı günlük yedeklemeler, yedek sunucular ve katmanlı koruma katmanları sunmalıdır. Bilginin yetkisiz kişiler tarafından kaybolmasını veya erişilmesini önlemek için ek sistemler ve prosedürler yerine getirilmelidir. İnsan Kaynakları, diğer yöneticilerle istişaride bulunarak, kimlerin İK bilgi teknolojisine ve hangi dereceye kadar erişime izin verileceğine karar vermek için münhasır yetkiye sahip olmalıdır.
• Çalışanlar, fayda planlarına kaydolabilir ve kişisel verilere gerçek zamanlı olarak değişiklikler yapabilir ve seçeneklerini planlayabilir mi? Bilgisayara yaygın erişimi genel olarak göz önüne alırsak, çalışanların erişimi sağlanmalıdır.
  Çalışan nüfusunun çoğunluğu evde internet erişimine sahiptir. Çalışan self servis, zamandan ve paradan tasarruf etmek için büyük bir potansiyel sağlar. İyi bir self-servis sistemi, çalışanlara kendi aralarında ve bakmakla yükümlü oldukları kişiler hakkında bilgi girerek sorunsuz bir şekilde rehberlik edecektir.
  Sistem, mevcut planları açık bir şekilde sunmalı ve çalışanlara kolaylık sağlamak için seçim yapabilmeli, bu işlemleri sihirbazlar süreci boyunca basitleştirmelidir. Ayrıca, çalışanların da bağımlı kişiler ekleyebilmesi ve bilgileri gerektiği gibi değiştirmesi gerekir, günde 24 saat, haftanın yedi günü, bir yıl boyunca.

Bunlar, kuruluşunuzun İnsan Kaynakları bilgi teknolojisi ihtiyaçlarını değerlendirirken cevaplanacak ek sorulardır.

• Teknoloji, İnsan Kaynaklarına, kimlerin hangi sıraya girmesine izin verileceğine karar verme yetkisi veriyor mu?Çalışanların erişimini sağlayan damarın yanı sıra, teknoloji İK'ye son sözü vermelidir. İnsan Hakları, taşıyıcılara iletilmeden önce tüm verileri onaylama yetkisine sahip olmalı ve ayrıca çalışanların ve diğer kişilerin hangi erişime sahip olduklarını belirlemelidir.
• İK bilgi teknolojisinden hangi raporlama yetenekleri kullanılabilir? Raporlama teknolojisi, çoklu görünüm ve biçimler (e-tablo, PDF, HTML), büyük resmi değerlendirme ve karar vermeyi artırmak için ayrıntılı bilgi sunma olanağı sunmalıdır. İK, spesifik planlar, seçkin eylemler ve faydalar ve diğer çalışan verileri ile ilişkili olarak çalışan demografik bilgilerdeki değişiklikleri her zaman değerlendirebilir olmalıdır.
• Yazılım, İK'ye zamandan tasarruf sağlamak için belirli özellikler sunuyor mu? Kendi bölüm ihtiyaçlarına bağlı olarak, İK, teknolojinin toplu olarak bilgi işleyebilmesi, bildirimleri yönetebilmesi ve COBRA politikaları için faturalandırma yeteneği hakkında bilgi almak, kendiliğinden faturalandırma ve fatura mutabakat araçları sağlamak ve özel raporlama yapmak isteyebilir.
• Yazılım İK'nin çalışanlarla daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak için belirli özellikler sunuyor mu? Bazı programlar İK'ye, toplu e-posta, elektronik ilan tahtaları ve belirli filtre ölçütleri (yer, bölüm, sigorta planları, kayıt statüsü, emeklilik durumu vb.) Yoluyla, çeşitli düzeylerde çalışanlarla iletişim kurma esnekliği sağlar. İK bilgi teknolojisi sistemi. İletişim kurmak için birtakım araçlara sahip olmak süreçleri daha da otomatikleştirebilir ve İK'nin daha iyi hedef mesajları almasına yardımcı olabilir.
• İK bilgi teknolojisi sistemi bir kontrol ve denge aracı sağlar mı? İK'nin işlemleri onaylamasına izin vermenin yanı sıra, pek çok İK bilgi teknolojisi sistemi, İK'nin sistemdeki verilere uyduğundan emin olmak için operatörün faturalarını denetlemede gözetmen olarak hizmet etme olanağı da sağlamaktadır. Bu:
  taşıyıcı faturaların doğruluğunu,
  - zamandan ve paradan tasarruf etmenizi,
  - çalışanların zamanında teslim edilmesine yardımcı olmanızı ve -
  - çalışanlar bakıma gittiğinde uygunluğu onaylamayı destekler. .
• Taşıyıcılarla bilgi nasıl değiş tokuş edilecek? Ve bu etkileşimden kim sorumlu olacak? İK bilgi teknolojisi sisteminin entegrasyonu yalnızca yazılımın ilişkili olduğu operatörlerin sayısıyla değil, sağladığı bağlantı türüne göre değerlendirilmelidir. Bir avantajlar yönetim yazılımı aracılığıyla taşıyıcılarla başarılı bir etkileşimin sağlanması aşağıdakileri içeren birçok adım gerektirir:
  - ilk uygulama verilerinin sayımının toplanması;
  - devam eden bilgi alışverişi için başlangıç ​​entegrasyonunu kurma;
  - verilerin alınmasını ve doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamak için günlük veya haftalık etkileşimi koordine eder;
  - Sürmekte olan güncellemeleri incelemek;
  - Kayıt için taşıyıcı gereksinimlerin artması düzenleyicilerle uyumlu bir şekilde karşılanmaktadır; ve
  - veri alışveriş ilişkisini geliştirmek için her bir operatörle proaktif bir ilişki kurulmasını teşvik etmek.
  Her bir görevden kimin sorumlu olduğunu bilmek, bir ürün sunumunu tam olarak anlamanız için şarttır.Her bir yazılım sağlayıcısı, yukarıda özetlenen görevlerin hepsine bir kısmının sağlanmasında farklı bir entegrasyon düzeyi sunacaktır. İK, şirketin seçtiği taşıyıcılarıyla güçlü, devam eden ve kesintisiz ilişkiler sergileyen satıcılarla çalışmaya dikkat etmelidir.
  Birçok sağlayıcı, taşıyıcının kabul edebileceği veya kabul etmeyeceği genel bir ANSI 834 dosyasının iletimini etkinleştirir; bu faktör çoğunlukla grubun büyüklüğünden etkilenir. Yöneticiler, sorunlardan kaçınmak için her bir taşıyıcının ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş, temiz, onaylanmış aktarımlar (işlem uygunluğunu sağlama) sunan sağlayıcıları aramalıdır. Ayrıca, taşıyıcının kendi özel aktarma dili ile etkileşim kurmak için özel bir EDI (Elektronik Veri Değişimi) departmanı olan sağlayıcılara bakmalıdırlar.
• Hangi düzeyde müşteri hizmetleri veriliyor? Hizmet için ek bir ücret var mı? İnsan Kaynakları, bir veritabanı, çevrimiçi sohbet, e-posta desteği, canlı biriyle konuşma ya da bunların kombinasyonu yoluyla sağlanan yardıma erişim düzeyini ve müşteri hizmetleri - online yardımın neyi oluşturduğunu belirlemelidir. Menfaatlerin duyarlılığı ve diğer İK bilgilerine bakıldığında yöneticiler, yardımcı olabilecek doğrudan bir irtibattan 24 saat içinde sorulara yanıt beklemelidir.
• İK bilgi teknolojisi sisteminin maliyeti nedir ve yararları ne kadardır? İnsan Kaynakları, sağlanan faydalar yanında yıllık, aylık ve bir defalık ücretler de dahil olmak üzere İK bilgi teknolojisi sisteminin tüm maliyetini değerlendirmelidir. Biraz daha pahalı sistem, çalışanların kendi kayıtlarını tutmalarını ve daha fazla rahatlık, zaman tasarrufu ve doğruluk sunmalarını sağlayan özellikler ile farkı ödemekten daha fazla olabilir. Bu faktörler bir İK bilgi teknolojisi sistemi seçerken göz önüne alınmalı ve tartılmalıdır.

İK bilgi teknolojisi sistemleri ihtiyacı artmaktadır. İK personelinin İK bilgi teknolojisi sistemlerinde çok çeşitli seçenekler bulması nedeniyle, mevcut tüm seçenekleri analiz etmek ve tartmak önem kazanmaktadır.

Bir İK bilgi teknolojisi sistemi seçimi, departman ve şirketin ihtiyaçları doğrultusunda büyüyecek bir yatırım olarak değerlendirilmelidir. Bu sorular sizi şirketiniz için uygun İK bilgi teknolojisi sistemine götürecektir.