Profesyonel E-posta Yazma - Vurmadan Önce Kendinize Sorun Verecek 7 Sorunuz

Uzun yıllardır insanlar e-postanın çöküşünü öngörüyor. Gerçekten de, arkadaşlarımızla "konuşmak" veya iş arkadaşlarımıza hızlı mesaj göndermek için manifatura ve sosyal medya gibi diğer iletişim biçimlerini kullandığımız halde, özellikle işle ilgili iletişim için e-postayı kullanmaya devam ediyoruz. Ayrıca, iş başvurusunda bulunurken başkalarıyla irtibat kurma yöntemidir. Profesyonel bir e-posta yazmayı bilmek her zamanki kadar önemlidir.

E-posta birisiyle ilk iletişim noktanız olabilir ve bu nedenle bir izlenim vermek için ilk fırsatınızdır. Mesajlarınızı oluştururken çok dikkat edin. Göndermeden önce 7 soruyu yanıtlayın.

1. Mesajım Hata Dışıyor mu?

E-postanızda hata olup olmadığını kontrol etmek, göndermeden önce yapabileceğiniz en önemli şeydir. Yanlış yazım ve kötü dilbilgisi sizi dikkatsiz yapacaktır. Bu, özellikle iş başvurusunda bulunmanız durumunda yaratmaya çalıştığınız izlenime karşı gelmektedir.

Tüm yazım hatalarını ve dilbilgisi hatalarını ve yazım hatalarını yakaladığından emin olduğunuza kadar onaylayın. Grammarly. com, Chrome tarayıcısı için bununla size yardımcı olabilecek bir uzantı dahil olmak üzere ücretsiz araçlara sahiptir.

2. E-posta Adresim Benim Hakkımda Ne Yazıyor?

İş e-posta adresiniz - iş aramak için asla kullanmamalısınız - muhtemelen çok açıktır. Büyük ihtimalle bu, adınızın bazı varyantlarıdır.

Kişisel e-postanız için daha az ticari benzeri bir adres seçmiş olabilirsiniz. Arkadaşınıza veya ailenize mesaj göndermek için kullandığınız ancak profesyonel bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, profesyonellik taşıyan yeni bir hesap için kaydolun, düşündürücü, çocukça veya sevimli bir adres yeterlidir.

Gerçek adınızı kullanan bir e-posta adresi oluşturun. İlk ve soyadınızı deneyin; ilk adınız, orta ve diğer adınız; veya bunların bir kombinasyonu. Profesyonel e-postalarınızı chickybabe @ mymail'den asla göndermeyin. com.

3. Ad ve E-posta adresi "Kime" alanına doğru mu?

"Kime" alanına bir alıcı adı yazmaya başladığınızda, çoğu e-posta istemcisi, kalan adını kişilerinizden biriyle dolduracaktır. Bu alanda yanlış isimle kolayca sonuçlanabilirsiniz, bu yüzden dikkat etmeyi unutmayın.

Yanlışlıkla yanlış alıcıya bir e-posta gönderirseniz ne gibi sorunların oluşabileceğini düşünün. Diyelim ki, hala istihdam ederken bir iş arıyorsun. Potansiyel bir işverendeki bir işe alım müdürü, mevcut patronunuzun adı ile aynı harfle başlayan bir ada sahip olabilir. Patronuna, işe alım müdürü için bir mesaj gönderirsen ne kadar utanç verici olurdu? Sadece mesajınızın hedeflenen yere ulaştığından emin olmakla kalmayıp aynı zamanda istenmeyen bir yere ulaşmadığından emin olmak istiyorsunuz.

4. Alıcıyı Adlandırmak için Uygun Başlığı Kullandım mı?

E-posta gönderen kişiyle zaten bir ilk adı temel alıyorsanız, iletilerinizde bu şekilde adreslemeniz sorun olmaz.

Bununla birlikte, ilk kez birisiyle iletişim kuruyorsanız ya da nasıl hitap edilmeyi tercih edeceğinizden emin değilseniz, Sayın, Bayan, Bayan ya da Dr. gibi resmi bir unvan kullanılması tercih edilir. alıcının soyadı.

Daima dikkatli olun. Resmi olmak incinemez. Zaten kurulu bir ilişkiniz olan birinin nasıl hitap etmeyi tercih ettiğine ilişkin bir ipucu için, imzalanmalarını görmek için önceki iletilere bakın. Bu, ne yapacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.

5. Tonum Mesajımı İletiyor mu?

Dedi ki, "Dediğiniz değil, nasıl söylüyorsunuz". Biriyle yüz yüze görüştüğünüzde, kelimelerinize ilave anlam vermek için tonlama, beden dili ve yüz ifadesine güvenebilirsiniz.

Aynı mesajı yazılı olarak iletmeye çalıştığınızda, yanlış anlama için daha fazla yer var; çünkü okuyucu yüzünüzü göremiyor, beden dilinizi okuyor veya sesinizi duyamıyor.

İletinizin kibar olduğundan ve samimi olduğundan ve amaçladığınız anlamın açık olduğundan emin olun.

6. Mesajım Basit, Fakat Cryptic Değil mi?

İletilerinizi kısa ve tatlı tutmak, anlamalarını kolaylaştıracaktır. Aynı zamanda önemli bir şeyi atmamalıyız. E-postanızın alıcısına, söylemeye çalıştığınız şeyi tahmin etmeye zorlamak istemezsiniz. Mesajınız olabildiğince hassas olmalıdır, ancak gerekli tüm bilgileri içermelidir.

7. İstenmeyen Ekleri Dahil Ettiler mi?

Birçok kişi beklemediği e-posta eklerini açmayı reddediyor. Bunu yapmaktan kaçınmak doğrudur. Bilgisayar virüsleri genellikle bu eklerde iletilir. Birisine, örneğin özgeçmişinize dosya göndermek isterseniz, alıcınızdan önce onun iznini isteyin. Yalnızca iyi olduğunu söylediğinde gönderin.