Envanteri Takip Etme Zamanı?

Birçok yeni veya hızla genişleyen işletmeler için, envanterin değeri çoğu zaman toplam varlıklarının önemli bir yüzdesini temsil edebilir. Diğerleri için, envanter maliyetleri önemsiz bir tutardır. İşyeriniz, yasal tehlikelere maruz kalmış maddeleri sattığı veya sattığı sürece, bazı tehlikeli maddeler veya ilaçlar gibi, envanter izleme sistemini uygulamanızı veya bakım yapmanızı gerektiren hiçbir kanun bulunmamaktadır.

Ancak, çoğu işletme, etkili envanter yönetimi tarafından sağlanan faydaların çabalarını değerli bulmasını, ancak her işletmenin envanteri izlemesi gerekmediğini de doğru bulmaktadır.

Envanter izlemenin gerekli olup olmadığı konusunda somut kurallar bulunmadığından, işletmenizin envanter izlemesi gerekip gerekmediğine ilişkin karar, her bir işletmeye özgü faktörlere dayanmalıdır. Aşağıdaki soruları yanıtlamak bir envanter yönetim sistemine başlamanın vakti geldiğinde siz karar vermenize yardımcı olabilir.

1. Satın aldığınız siparişleri doldurmak için gereken miktarı satın alıyor musunuz? Örneğin, çeşitli ebat ve renklerde nedime elbiseleri satarsanız müşteriniz sipariş verirken katlardaki olası tüm seçenekleri stokluyor veya istenen renkte tam boyutlar satın alıyor musunuz? İkincisi ise, muhtemelen envanteri izlemenize gerek yoktur.

2. Envanterinizin değeri aylık gelirinizin yüzde 25'inden fazlasını mı gösteriyor?

Öyleyse, birçok muhasebeci bir envanter yönetimi planı oluşturmanızı önerir.

3. Stokta yoksun ürünler nedeniyle ne sıklıkta bir satış fırsatını kaçırıyorsunuz? Kaybedilen fırsatlar tanımlamak zor olabilir, ancak müşterilerin belirli bir öğeye sahip olup olmadığınızı sormak için arayıp ziyaret etmelerini ya da mağazanızı ziyaret etmiş olabilirsiniz.

Ayrıca bir rafın çıplak olduğunu da görebilirsiniz; Müşteriler, satın almayı amaçladıkları öğelerden ziyade boş bir raf izliyor ve daha sonra satış yapmadan ayrılıyorlar. Bir yıl boyunca bir veya iki adet stokta kalmamış eşyanın satışlarınızı etkilemesi muhtemel değil, ancak daha sık görülen örnekler olabilir. İyi yönetilen bir envanter izleme sistemi, stokta kalmamış eşyaları önlemenize yardımcı olabilir.

4. Öğeler için zamanında doldurabileceğinizden daha fazla sipariş aldığınız sıklıkta? Buna aşırı satım denir ve stokta bulunmayan öğelere benzer olsa da, terim daha çok e-ticarette kullanılır. Ertesi gün nakliyeyi ilan ederseniz veya siparişin bir tatille geleceğini garanti etmek gibi benzer sözler veriyorsanız, aşırı para cezası özellikle zararlı olabilir. Üstünlük, envanterinizi izlemeniz gerektiğinin iyi bir göstergesidir.

5. Envanter daralması yaşamadığınızdan ne kadar emin misiniz? Envanterin yok olması, alışveriş yapanların veya çalışanların hırsızlığının bir işareti olabilir.Ayrıca, bildirilmemiş kırılmayı gösterebilir. Belirli bir öğenin kaybolduğunu fark edebilirsiniz, ancak satış ve mal satın alınan hesaplarınız arasındaki oranın da olumsuz olduğunu fark edebilirsiniz. Envanter takibi, düzeltici işlemi yapabilmeniz için çekmeyi tanımlamanıza yardımcı olabilir.

6. Bitmiş ürünlerin satışında kullandığınız hammadde veya bileşenlerin bir kısmını elinizde tutuyor musunuz? Öyleyse, müşterilerinizin taleplerini karşılamak için ihtiyaç duyacağınız öğeleri üretmek için elinizde yeterli materyal bulundurduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olmak için envanter izlemeye ihtiyacınız olabilir.

Bir Stok Takibi Sistemi Kurulması

Büyük üretim ve perakende operasyonları tipik olarak lojistik, sipariş girişi, satınalma, üretim çizelgeleme, satış noktası cihazları, maliyet muhasebesi ve diğer departmanları birbirine bağlayan karmaşık envanter takip sistemlerine sahiptir. Bununla birlikte, daha küçük işletmeler genellikle bu karmaşık bir envanter izleme yöntemine, en azından ilk başta ihtiyaç duymazlar. Sistem, dizin kartları içeren bir dosya kutusu kadar basit olabilir veya envanterinizdeki her bir öğe için bir kağıt yapışan bir bağlayıcı olabilir.

Ayrıca, envanter yönetimi için bir dizi hazır yazılım programı bulunmaktadır ve daha temel eğitim programlarından bazıları ücretsiz olarak indirilebilir.

Doğal olarak, stok yönetim sisteminiz, işletmenizin doğasını ve sizin özel ihtiyaçlarınızı yansıtmalıdır. Bununla birlikte, en iyi envanter sistemleri aşağıdaki bilgileri içerir.

1. Konum: Envanteri depolamak için kullanılan her nokta için basit bir konum kodu atayın. Örneğin, üç raf ünitesine sahipseniz, birimleri temsil etmek için A, B ve C harflerini, ardından da A-2 veya C-4 gibi belirli rafı temsil edecek bir sayı kullanabilirsiniz.

2. Öğe: Envanter yapmayı planladığınız her bir öğe için bir öğe numarası veya açıklaması oluşturmanız gerekir. Parça numarasının karmaşıklığı değişir. Örneğin, çok çeşitli kadın kıyafetleri satarsanız, satılan her bir elbisenin stilini, rengini ve boyutunu tanımlayan bir numaralandırma sistemi oluşturabilirsiniz. Öte yandan, tüm elbiseleri tek bir sayıya dahil edebilir, her bir boyut için ayrı numaralar oluşturabilir veya başka herhangi bir yöntemi seçebilirsiniz. Bir toptancıdan satın aldığınız eşyaları satarsanız, toptancının stok numarasını kullanabilirsiniz. Bu, yeniden sıralama da oldukça basit yapacaktır.

3. Maliyet: Envanterinizi değerlendirebilmek için her kalemin birim maliyetini bilmeniz gerekecek. Bu maliyet her yeni siparişle değişebilir. Dalgalanan maliyetlerin takip edilmesi, brüt kâr marjınızı ve satılan malın maliyetini doğrudan etkileyecektir, bu nedenle doğru bir rakamın olması doğru bir Kar / Zararın tutulmasında kilit faktör olacaktır.

4. Kaynak: Satın alma işlemini yaptığınız satıcının adını ekleyin. Bu kayıt tutma, tedarikçi değişikliklerini kalitenin veya maliyet varyasyonlarının yanında hızlı bir şekilde yeniden sıralamanıza veya izlemenize olanak tanır.

5. Tarih: Ürünü aldığınız tarihi kaydedin.

6. Miktar: Elde ettiğiniz veya elinizde bulunan birimlerin sayısını girin.

7. Tekrar Sıralama: Beklenen satışlarınıza ve sağlayıcıların teslim sürelerine bağlı olarak, ürünü yeniden sıralamanız gereken noktayı belirlemeniz gerekir.

8. Aktivite: Satışlar gerçekleştiğinde, tarih ve miktarı kaydedin, ardından satılan birimleri eldeki miktardan çıkarın. Ayrıca, mağazada kırılmış veya başka şekilde satıhsız hale getirilmiş öğeleri kaydetmeniz gerekir.

Manuel bir sistem veya yazılım çözümü seçerseniz de, etkin envanter izlemenin anahtarı, kayıtlarınızı düzenli ve rutin bir şekilde sürdürmektir. İşletmenize bağlı olarak, manuel kayıtlarınızı günlük, haftalık veya aylık olarak güncellemeniz gerekebilir. Bilgisayarlı bir çözüm elle tutulan görevlerin birçoğunu ortadan kaldırabilir, ancak otomatik bir sistem bile yeni öğe numaraları girme veya konum kodlarını güncelleme gibi bakım gerektirir. Bu, standartlaştırılmış bir sürecin geliştirilmesi ve kendisine dokunacak olan herkesi en iyi nasıl yönetip koruyacağına eğitmek demektir.

Sonuçta, envanter izlemenin uygulanıp gerçekleştirilmeyeceğine ve en iyi yöntemin uygulanmasına ilişkin karar her bir işletme sahibiyle aynı kalmalıdır. Yalnızca işinizin niteliği, hacmi ve belirli sorunlarınızın resmi bir envanter yönetimi politikasından yararlanıp yararlanamayacağını belirleyebilirsiniz.