İLk Büyük Olayınızı Nasıl Planlayacağınızı Öğrenin

Tebrikler! Patronuz sizi şirketin sonbahar eğitim konferansını düzenlemeye aday gösterdi. Bu, yeteneklerinizi sergilemek ve süreçte potansiyel olarak artış kazanmak için harika bir fırsattır. Tek bir sorun var: Daha önce hiç böyle bir etkinlik planlamadınız! Endişe etmeyin. Birçok başka kişi aynı çıkmaza girmiş durumda ve siz örgütlü ve kararlı olduğunuz için başarılı olacaksınız.

Herhangi bir iş projesi gibi, ilk adım sahip olduğunuz tüm bilgileri organize etmek ve en acil konuları belirlemektir.

Bir mekan seçmeden veya bir konuşmacı seçmeden önce, etkinliğinizin temel parametrelerini bilmelisiniz. Detayların çoğunu ortadan kaldırana kadar detayları ve maliyetleri bir üçüncü tarafla konuşmak neredeyse imkansızdır. Aşağıda, dış satıcılarla bağlantı kurmadan önce tanımlamanız gereken önemli ayrıntılar verilmiştir.

Tarih

Her şey özel etkinliğinizin tarihi etrafında dönüyor. İdeal olarak, olasılıkları akılda tutarak, kullanılabilirlik ve fiyatları genel olarak karşılaştırabilirsiniz. Maksimum esneklik için haftanın farklı günlerini dahil etmeyi deneyin.

Zaman Çerçevesi

Planlamanızda bir saat farkı bile etkili olabilir, bu nedenle beklenen zaman aralıklarınız hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. Örneğin, sabah 8'den 10'a başlamak demek, bir kahvaltı bütçesi tahsis etmeniz gerekmemek anlamına gelir.

Devam Sayıları

Üretken görüşmeler için genellikle genişçe tahmin edilen bir ayrıntıdır. Devam projeksiyonlarınızla gerçekçi olun. Davet edeceğiniz kişileri önceden tartışın ve projeksiyonlarınızı bir elektronik tabloda bir araya getirin. Katılım ve bütçe doğrudan ilişkilidir, bu nedenle katılmayı düşündüğünüz kişi sayısına dair gelişigüzel bir şekilde tahmin etmeyin.

Kopyalama Oturumları

Eğer bir akşam yemeği düzenliyorsanız sadece bir ziyafet salonuna ihtiyacınız olabilir, ancak tam ölçekli bir konferansa muhtemelen ilave kopya odaları ve bir sergi alanı gerekecektir. Bir kez daha, ne kadar alana ihtiyaç duyduğunuzu tanımlayana kadar maliyetleri ölçemezsiniz. Konferanslar için en iyi yaklaşım, ilk görüşmenizde takma adım atmayı planlamaktır. Fikirleri paylaşmak ve kağıt üzerinde bir araya getirmek bir sonraki planlama kararlarında size yardımcı olacaktır.

Bütçe ve Maliyetler

Mekanı ve yiyecek içecek masraflarını bilmeden önce bir bütçeyle çalışmanız pratik olmayabilir, ancak bu şekilde çalışmak, tüm satıcı tekliflerini ölçmeniz için bir kriter sağlar. Gelir kaynaklarıyla başlayın. Katılım için ne kadar ücret almalısınız? Karşılık maliyetleri için sponsorları arayacak mısınız? Katılmak için katılımcılar ne ödeyecek? Gelirler nihai olarak bütçenizi belirler, bu yüzden sadece onları korumak mantıklı olur.

Pazarlama

Gelir kaynaklarınızı belirledikten sonraki adım, pazarlama planınızı ana hatlarıyla belirtmektir. Gelir üreticilerine ulaşmanın en iyi yolu nedir? Belki de potansiyel katılımcıların bir listesini bir işveren veya üyelik derneği olarak görüyorsunuzdur. Bu açıkçası yararlı olabilir, ancak sponsorlar ve katılımcılar ne olacak?

Eğer 20'den fazla katılımcı çekmeyi düşünüyorsanız, onlara ulaşmanız gerekir. Hedefli pazarlama kampanyaları maliyetli ve bu gelirlerinizi düşürüyor.

Ulaşım ve Yerleşim

Yerel bir konferans yapmak, ulaşım konusundaki endişeleri ortadan kaldırır. Bununla birlikte, konuşmacılara, katılımcılara ve özel konuklara hâlâ yer ayırmanız gerekmektedir. Yeterli oda gece ayırırsanız, bazı oteller toplantı alanlarında indirim sağlamaktadır. Bununla başa çıkmanın tek yolu lojman ihtiyaçlarınızı önceden bilmektir. Katılım verilerinizi gözden geçirin ve bölgenizin dışından kaç konuk olduğunuzu projelendirin.

Şimdi tüm bunlar büyük bir ihtimalle toplanacak çok bilgi gibi geliyor ve öyle. Ancak bunların, planlama sürecindeki her şeyi etkileyen ayrıntılar olduğunu unutmayın.

Başlangıçta, site ziyaretleri ve menü planlaması gibi daha cazip görevlere çekebilirsiniz. Unutma ki vaktleri gelecektir. Şimdilik, yine de en iyi kararları verebilmek için gerçeklere odaklanın.