Pre-con toplantıları hakkında bilmeniz gerekenler

Toplantı ve etkinlik planlamacılarından, konferans hizmetleri yöneticisi ile otellerde, konferans tesislerinde, kongre merkezlerinde ve planlı bir konferanstan önce başka yerlerde "ön-con" bir toplantı düzenlenmesi bekleniyor.

Aslında bu konferans öncesi konferanstır.

Sık görüşmeler yapmayı planlamayanlar için, toplantı öncesi görüşme, "olay devam ettirme" veya "ziyafetler olayı emri" gibi yeni şartlar veya dil içerebileceğinden, başlangıçta rahatsız veya garip görünebilir.

! --1 ->

Etkinlik Planlamacıları, Pre-con'dan Ne Bekliyor?

Pre-con, olay veya programın gerçekleşmesi planlanan olay satıcıları ve tedarikçileriyle yapılan bir toplantıdır. Bu, gerçek olayın bir veya iki gün öncesinden tutulur ve olayın meydana geldiği gün gerçekleşen yürüme alanından farklıdır.

Bazı insanlar, konferans öncesi toplantıları, daha büyük konferanslar, sözleşmeler, kongreler ve teşvik programları planlamayla ilişkilendirebilir. Bununla birlikte, seminerler ve diğer özel etkinlikler için önceden konferans düzenlenmesi de yaygın bir konudur.

Pre Con toplantısı sırasında neler beklenir

Pre-con toplantısı, etkinlik planlamacısına, programa katılan tedarikçi yönetimi ekibi ile belirli bir program için tüm nihai lojistik gözden geçirme olanağı verir.

Genellikle pre-con bir toplantı, konferans servisleri yöneticisi tarafından koordine edilir ve planlanır. O, olaya katılan çeşitli alanlardan yöneticileri, bir etkinliğe özel rollerinin lojistiklerini gözden geçirmeye davet edecektir.

Bu toplantı veya etkinlik planlayıcısı, ilgili herkesle bir ilişki kurması için mükemmel bir zamandır.

Pre-con sırasında, etkinlik planlayıcısı, olayın ev sahipliği yapan organizasyon hakkında önemli bilgiler, olayın iletildiği önemli mesajlar ve önemli VIP'ler de dahil olmak üzere olayın temel hedeflerinin bazılarını vurgulamak için uygundur.

Etkinlik Devamını İncelemek İçin Doğru Zamanda Geçinme

Bir olay özgeçmişine olay özellikleri de denir. Programla ilgili ayrıntılar da dahil olmak üzere bir program veya bir etkinlikle ilgili tüm bilgileri içerir. Bu öğeler, tarihler, saatler, kişiler, katılımcı profilleri, acil durum rehberi, yiyecek ve içecek, nakliye, nakliye bilgileri, faturalandırma, sesli / görsel ve diğer özel ihtiyaçları içerir.

Her bölüm müdürü, ilgili ayrıntılar ve bunların tipik çalışma usulleri de dahil olmak üzere olay hakkındaki anlayışını inceler. Ayrıca olay sözleşmesine ilişkin anlayışlarını ve daha önce ziyafet olay emirleri hakkında paylaşılan bilgileri gözden geçireceklerdir.

• Toplantı ve etkinlik planlayıcıları, temsil edilen tüm alanlardan fiili olay sırasında, personel seviyeleri ve kilit kişilerin isimleri gibi olay özellikleri ile ilgili ayrıntılı sorular sormayı unutmamalıdır.Önceden konferans öncesi tartışmanın ana unsurları şunları içeren bir gözden geçirme içerebilir:
• Yiyecek ve içecek gereksinimleri
• Konuk yerini belirleme listesi gerekleri (uygunsa)
• Konferans ve fuar sergileme şartları
• Toplantı odası ve fuar alanı
• Elektrik ve telekomünikasyon gibi teknik gereklilikler

Tabela yerleşimi hakkında ayrıntılar

Bu son dakika değişikliklerinizi yapmak için ideal zamandır. Her zaman beğenmemelerine rağmen, çoğu satıcı ve tedarikçi makul (ve makul olmayan) değişiklikler bekler. Elbette pre-con, kurulumun yapıldığı bir süre boyunca planlanıyorsa, her şeyin düzgün şekilde çalıştığından emin olmak için erken bir oda denetimi gerçekleştirmeyi düşünün.