İşÇi Tazminatı Denetimi için hazırlanmak

Şirketiniz bir işçi tazminat denetimi yapmak üzere mi? Özellikle sigortacınız kendi tesislerinde fiziksel denetim yapmayı planlıyorsa, bir denetim hazırlamak, yıldırıcı görünebilir. Bu makale, işlemi daha kolay ve hızlı yapmanıza yardımcı olabilecek bazı adımları özetleyecek.

Denetimin Zamanlanması

İşçi tazminat sigortacısı, muhtemelen işçilerin tazminat politikasının geçerlilik süresi bittikten sonra denetim sürecini başlatacaktır.

Denetiminizi yapmak için görevlendirilen kişiden bir sigortacınızdan veya bir telefon çağrısına bir mektup gönderebilirsiniz. Görevli denetmeniniz denetiminizi sizin için uygun olan bir zamanda planlamalıdır. Tarih, denetçinin ihtiyaç duyacağı bilgileri toplamak için yeterli zamana sahip olacak kadar gelecekte olmalıdır. Denetçiden, denetimin gerçekleştirilmesi için size gereken verileri özetlemesini isteyin.

Verilen denetçinizin sigortacının bir çalışanı olabileceğini ya da olmayabileceğini unutmayın. Bazı sigortacılar, kendi çalışanlarıyla birlikte çalışan bir iç denetim bölümünü elinde bulundurur. Diğerleri, denetim işlevini bağımsız bir denetim firmasına dışa aktarır. Denetim, sigortacının bir çalışanı mı yoksa bir yüklenici tarafından gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine bakılmaksızın aynı olmalıdır.

İhtiyacınız Olan Kayıtlar

Denetçinin, denetlenen ilke kapsamında olan zaman dilimi için çeşitli finansal bilgilere ihtiyacı olacaktır. Verilmesi istenebilecek bilgi türü:

• Muhasebe defteri
• Vergi formları, özellikle 941 ve 944 formları, İşverenler Federal Vergi İadesi (sırasıyla üç aylık ve yıllık)
• Nakit ödemelerin kayıtları
• Bağımsız kuruluşlar tarafından sağlanan hizmetler için yapılan ödemeler müteahhitler. Denetçinin, bu işçilerin sizin çalışanlar olmadığınızı doğrulaması gerekecektir.
• Taşeronlar tarafından sağlanan hizmetler için yapılan ödemeler
• İşe aldığınız taşeronların her biri için
• W-2 ve 1099 formları
• İşverenlerin her biri için iş tanımı. İşçinin görevlerini doğru bir şekilde tanımladığından emin olun.
• İşletme işlemlerinizin açıklaması
• İlke süresi için bordro kayıtları. Denetçi, her çalışana sağlanan tüm ödenen kaynakları (maaş, ikramiye vb.) Doğrulamalıdır.
• Politika kapsamında kalan icra memurları, ortaklar, tek mülk sahipleri vb. Için geçerli olan ücret sınırlamaları
• Deneyim değerlendirme tablolarınız

Gerekli veriyi topladıktan sonra düzenlemeniz gerekecektir. Bilginize kolayca erişilebilmesi için bordro kayıtlarınızın tümünü (W-2 formları, ödeme stubları ve fazla mesai kayıtları gibi) bir araya getirin. Aynı şekilde, ödeme tutarları ve sigorta sertifikaları da dahil olmak üzere taşeronlarla ilgili tüm bilgileri bir yere koyun. Çabalarınız, denetimin daha kolay ve hızlı olmasını sağlayacaktır.

Bordroya Neler Dahil Edilir?

İşçi tazminat primi, bordronuzdan bir oranla çarpılarak ve daha sonra sonuçun 100'e bölünmesiyle hesaplanır. NCCI ve çoğu devlet işçisi tazminat yetkilisi bordroyu ücret olarak adlandırır. Bu terimler genellikle birbirinin yerine kullanılabilir. Her ikisi de çalışanlarınızın kuruluşunuza sağladığı hizmetlerin parasal değeri anlamına gelir.

Ücretlendirme içerisindeki maliyetler eyaletten eyalete bir miktar farklılık gösterir. Bununla birlikte, genel olarak şunları içerir:

• Geriye dönük maaşlar ve ücretler de dahil olmak üzere brüt maaşlar ve ücretler
• Komisyonlar. Buna, bir çalışan tarafından alınan toplam komisyonlar ve komisyonlara yapılan çekimler dahildir.
• Bonus planları da dahil olmak üzere ikramiyeler
• Tatil, tatil ve hasta maaşı
• Fazla mesai ücreti. Birkaç eyalet dışındaki tüm ülkelerde, ücret normal zaman oranında hesaplanan fazla mesai içerir. Örneğin, bir işçinin normal saatlik ücretinin saat başı 20 $ olduğunu varsayalım. Eğer işçi 20 saat fazla mesai için 600 dolar ödendiyse, fazla mesai ücretinin sadece 400 $ 'ı eklersiniz.
• Sosyal Güvenlik, Medicare ya da bir emeklilik planı için yasa gereği çalışanlara ödenen miktarlardan muaf tutulacak olan sizden yapılan ödemeler.
• Çalışan zamandan daha esasa dayalı ücretler. Örnekler, parça çalışması, kâr paylaşımı veya teşvik planlarıdır.
• İşçilerin işlerini yapmak için kullandığı el aletleri veya el tipi elektrikli el aletleri için ödeme veya ödenekler
• Bir çalışana verilen bir daire veya evin kira değeri. Aynı zamanda, bir işçinin maaşının bir parçası olarak aldığı diğer barınma ve yemeklerin değeri
• İşçilerin emeklilik, kafeterya ya da tasarruf planları için brüt ücretten düşülen ödemeler
• Sigortasız taşeronların ücretleri için bordro (bkz. Yorumlar aşağıda)

Bordrolardan Çıkarılanlar Nelerdir?

Bordro, işçi tazminatı sigortasını derecelendirmek amacıyla hesaplandığında genellikle hariç tutulan bir miktar maliyet vardır.

• Çalışanlar tarafından alınan ipuçları ve diğer armağanlar
• Kıdem tazminatı (çalışılan süre dışındaki)
• İşveren tarafından satın alınan mallardaki iskonto
• Geri ödenen ticari giderler
• Aktif askeri görev için ödeme
• Tekdüzen izinleri

Sınıflamalar

Bir denetçinin öncelikli görevlerinden biri, sigortalı işin doğru sınıflandırılmasını sağlamaktır. İşçi ücretlendirme sınıflandırma sistemleri, bireysel çalışanlar değil, işletmelerin kategorize edilmesi için tasarlanmıştır. Denetçi, politikanızda listelenen temel sınıflamanın doğru olup olmadığını belirlemek için şirketinizin operasyonlarını inceler.

Temel sınıflandırma, genel işinizi en iyi tanımlayan sınıflandırmadır. Bu çoğunlukla, yönetim sınıflandırmasıyla (en çok bordro verilen sınıflandırma) aynıdır. Örneğin, bir makine atölyesi işlettiğinizi varsayalım. Çalışanlarımızın bir kısmı torna tezgahlarıyla çalışırken bazıları matkap presleri veya damgalama makineleri kullanıyor. Çalışanlarınız tarafından gerçekleştirilen belirli aktiviteler işçilerden çalışanlara farklılık gösterebilir.Yine de, hepsi sizin temel sınıflandırmanıza, Makine Atölyesine uyuyor.

Bazı çalışanlar ayrı sınıflandırmalar gerektiren görevleri yerine getirebilir. Örneğin, makine mağazasında işini diğer çalışanlardan uzakta kapalı bir ofiste yapan büro eleman istihdam edilmektedir. Bu çalışanın büyük olasılıkla Makine Atölyesi yerine Sınıflandırma Ofis Görevlisi atanır.

İşçi tazminatı sınıflandırma sistemleri son derece karmaşıktır. Denetçiniz, işinizi anlamadığınız veya sizin için anlamlı olmayan bir şekilde yeniden sınıflandırabilir. Bu durumda, denetçiden bir açıklama isteyin. Değişikliklerden hala habersizseniz, aracınıza veya brokerınıza yardım isteyin.

Denetçi ile Görüşme

Denetimin yapılması için denetçi sizinle ya da firmanızın güvenilir bir temsilciyle görüşmelidir.

• işinizi iyi bilir
• , firmanızın işlemlerinin tüm aşamalarını anladığı
• her çalışan tarafından hangi görevlerin yapıldığını bilir
• şirketinizin durumunu anlar.
• içerdiği sınıflandırmalar da dahil olmak üzere işçi tazminatı politikası, firmanın bordro verilerini de içeren mali kayıtlarını anlar ve böylece denetçinin sorularını yanıtlayabilir.

Denetçi ile görüşürken sizin veya temsilcinizin kooperatif olması ve denetçinin sorularına mümkün olduğu kadar cevap verin. Talep edilmeyen bilgileri sunmayın.

Birçok işletme gibi firmanız muhasebe ve bordro işlevlerini yerine getirmek için de bir muhasebe firması kiralayabilir. Muhasebeciniz sizinle ilgili denetimle görüşecek mi? Cevap hayır. Muhasebeciniz, denetimi yapmak için ihtiyaç duyduğu mali kayıtları denetçiye sağlayabilir. Bununla birlikte, denetçi, fiziksel denetim yapmak için binanızı ziyaret etmelidir.

Taşeronlar

Pek çok eyalette, sigortasız taşeronları çalıştıran yükleniciler üzerinde sorumluluk yükleyen kanunlar vardır. İşiniz bir yüklenici olarak çalışıyorsa ve başkalarına taşeronluk yaparsa bu yasalar sizin için geçerlidir.

Örneğin, şirketiniz olan ABC Construction, yenilediğiniz bir binada boru hattı işleri yapmak için P & J Sıhhi Tesisat adlı bir taşeronu işe alır. P & J'nin bir çalışanı yaralanmakta ve bir işçi tazminat talebinde bulunmaya çalışmaktadır. Bununla birlikte, P & J işçi tazminatını kapsamaz. Eyaletlerin çoğunda, yaralı çalışan işçiler tazminat politikası kapsamında yardım talep edebilir.

Sigortacılar, kanunen, sigortasız taşeronların çalışanlarına fayda sağlamak için gereklidir. Böylece, denetmeniniz vergi belgelerinizi inceler ve taşeronlara verilen 1099 formları arar. Kiraladığınız her taşeriden bir sigorta belgesi alıp almadığınızı kontrol edecektir. İşe aldığınız herhangi bir taşeron, işçilerin tazminat sigortası kanıtını sağlamadıysa, denetçi söz konusu yüklenicinin sigorta kapsamına ek bir prim ödeyecektir.

Sigortasız bir taşeron için ücret, taşeronun yaptığı iş türüne bağlıdır.Örneğin, taşeron çatı kaplama çalışması yapmışsa, geçerli çatı sınıflandırma oranı kullanılacaktır. Oran, taşeronluk altındaki işin maliyetinin tamamına veya bir kısmına uygulanacaktır. Alt yükleniciye ödediğiniz para sadece emek amaçlıysa, tüm maliyet (100'e bölünür) primin temeli olarak kullanılacaktır.

Yüklenici ve Yüklenici Alt Yüklenici

İşiniz bir yüklenici değilse, kiraladığınız bağımsız yüklenicilerin çalışanları tarafından sürdürülen yaralanmalardan siz sorumlusunuz? Cevap genellikle hayır. Yüklenici, sizinkinden bağımsız bir işyeri işletiyor. Dolayısıyla, yüklenici kendi yaralı çalışanlarına işçilere tazminat yardımı sağlamakla sorumludur.

Örneğin, bir perakende mağazanızın olduğunu varsayalım. Mağazanızın eski bir muşamba tabanını parçalamak ve yenisiyle değiştirmek için bir döşeme müteahhidi olan Muhteşem Bir Zemin işe alırsınız. İstediğiniz sonucu ana hatlarıyla (yeni bir zemin) ve Fabulous işi yapar. Muhteşem bir süpervizör döşeme işçilerini denetler. Süpervizör, çalışma programlarını belirler ve çalışanların çalışma şeklini belirtir. Yeni katınızı kurarken Fabulous bir çalışan yaralansa, fabulous (firmanız değil) çalışanın sorumluluğundadır.

Bağımsız bir yüklenicinin çalışanları için bir şirketin yaralanmalarından sorumlu tutulabileceği bazı durumlar vardır. Bu nedenle, işe aldığınız tüm bağımsız yüklenicilerin işçilere tazminat sigortası yaptıklarının kanıtını sunması konusunda ısrar etmelisiniz.