Kaynak Muhasebe İşlemleri

Bir şirket bir finansal işlem yaparken her tür kağıt izi üretir. Bu kağıt izine bir kaynak belge denir. Küçük bir işletme, örneğin ofis malzemeleri için çek hesabı çeklerini yazarsa, kaynak belgeler çek ve büro sarf malzemeleri belgesidir.

Kaynak Belgeler Neden Önemlidir

Kaynak belge, muhasebe ve muhasebe süreci için gereklidir, çünkü finansal bir işlemin gerçekleştiğinin kanıtıdır.

Eğer bir şirket denetlenirse, kaynak belgeler muhasebe defterlerini ve genel muhasebeyi tartışılmaz bir denetim izi olarak yedekler.

Bir iş için kaynak belge tutmak, sadece kişisel vergileriniz için vergiden düşülebilir kalemlerdeki makbuzları saklamaya benzer. Vergileriniz denetlenirse, bu satın alımları yaptığınızı kanıtlarlar. Aynı şey işiniz için de geçerlidir, ancak işte makbuzları yalnızca vergiden düşülebilir giderler için saklamazsınız. Her finansal işlem için orijinal belgeleri saklamış olursunuz.

Hangi Kaynak Dokümanlar Sağlayın

Bir kaynak doküman, işlemin yapıldığı kime, işlemin amacına, işlemin miktarına ve işlem tarihi.

Ortak kaynak belgelerine birkaç örnek:

iptal edilen kontrol
fatura
nakit kayıt makbuzu
bilgisayar tarafından üretilen makbuz
müşteri geri ödemesi için kredi dekontu
çalışanların zaman kartı
depozito kaydı

satınalma emri

Kaynak Dokümanlara Nasıl Bakılır

Kaynak belge işlemden sonra mümkün olan en kısa sürede uygun muhasebe günlüğüne kaydedilmelidir. Kayıttan sonra, tüm kaynak dokümanlar, ihtiyaç duyulduğunda ve geri alınabilmeleri için alınabilecekleri bir çeşit sisteme aktarılmalıdır.

Bazı durumlarda, söz konusu kaynak belgenin sizin kontrolünüzde kaldığını belirleyebilmek için gözaltı merciinin sağlanması da önemli olabilir.

Kaynak Belgeler vs Fotokopiler

Çoğu durumda, kaynak belgelerin fotokopileri yasal olarak kabul edilebilir. Örneğin, İç Gelirler Servisi, okunaklı olduğu sürece, makbuzların fotokopilerini 1997'den beri kabul etti; orijinalde bulunan tüm bilgileri içeriyor ve tarama sürecinin sınırları dahilinde bu bilgiyi, orijinal.

Satın alınan nesneleri ve ödenen bedeli belirten, ancak tedarikçinin adı olmadan taranan bir malzeme makbuzu hak kazanamaz. Orijinal makbuzdaki tüm bilgileri sunan, ancak Word veya Excel formatında yeniden yazılan bir belge de nitelendirilmez.

IRS standardı - orijinalin eksiksiz, okunaklı ve doğru bir şekilde yeniden üretilmesi - birçok işletme ve devlet kurumunda kullanılan standarttır.Bununla birlikte, diğer kurumlar bu genel gereklilikleri de ekler.

Örneğin, Washington Üniversitesi, asgari 300 dots in dpi (dpi inç) yoğunlukta taranan orijinal belge fotokopilerini yalnızca PDF veya TIFF formatlarında ikame olarak kabul eder; JPEG fotokopilerini kabul etmez.

Depolama işlemini kolaylaştırmak için muhasebe veya yasal belgeleri taramayı planlıyorsanız, kullanmayı planladığınız biçimde belgeleri kabul edeceğinden emin olmak için ilgili kuruma danışın.