Video: Amazon Satıcıları Konferansı - Tuğer Akkaya - Sahne Beşiktaş - 21 Nisan 2019 2024
Birçok iş için, bir şey ters gidene kadar hesap borç departmanı çok fazla ilgi görmez. Ancak, borçlar departmanı tarafından iyi yönetilen çok şey var. Tersine, sadece bir taraftan gevşek olan pek çok problem var. Bu bölüm genellikle bir işletmenin nakit akışında çok büyük bir etkiye sahiptir ve tedarikçilerle ödeme anlaşmalarından faydalanmaktan kazanılabilecek veya kaybedilebilecek fırsatlar bulunmaktadır.
İyi yönetilen borçlar departmanı hacim indirimlerinden ve erken ödeme indirimlerinden faydalanabilmenin yanısıra, diğer gider ve yatırımlar için bir işletmeye en fazla nakitin elde edilmesinin en iyi yolunu belirlemelidir. Bu departman ayrıca, tedarikçilerin sözleşmelere ve sözleşmelere dayalı yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlayabilmelidir; böylece, hacim veya kalite standartlarına uyulmazsa, konular çözülür ve uygun düzeltici önlemler alınır.
Ortak Hesap Açığı Borç Problemleri
Maliyetleri düşürmek ve parayı boşaltmak için sayısız fırsat olmasına rağmen, işletmelerin bu hedeflere ulaşmaya çalışırken karşılaştıkları birtakım engeller de bulunmaktadır. Canon'un 2014 Ödenecek Bilanço Hesapları En İyileştirme Çalışması, kağıt işlemesinin birçok organizasyon için en büyük sorun kaynaklarının başında geldiğini ve kağıt faturalandırmanın en büyük sorun olarak göründüğünü buldu.
Diğer endişe kaynağı:
- Ödemelerin zamanında yapılmasının sağlanması
- Fatura onay sürecinin daha verimli hale getirilmesi
- Tedarikçilerle birlikte en iyi ödeme koşullarının elde edilmesi ve yükümlülüklerin
- Çeşitli tedarikçi muhasebe ve faturalama sistemleriyle uğraşmak
- Verilerin ve işlemlerin güvenliğinin kaydedilmesi ve doğrulanması
Listelenen birçok sorun daha da kötüleşir veya kağıt faturalandırmaya bağlı olarak oluşturulur. Kayıp evrak işleri, birçok organizasyonda sık karşılaşılan bir sorundur ve geç ödemelere ya da cevapsız ödemelere neden olur. Ek olarak, bazı işletmeler evraklarını sayısallaştırmakla ilgilenirken, tedarikçilerin çoğunluğu hâlâ kağıt faturaları postalıyor veya faksla gönderiyor.
Çoğu küçük işletme, ödenecek evrak işlerini halleder ve bunun çoğu elle yapılır. Birkaç tedarikçi elektronik faturalandırmaya geçtiğinden, çoğu kuruluş el ile veri girişi ve dokümantasyonun dijital kopyalarının oluşturulması için büyük miktarda insan gücü harcıyor.
Kağıt belgelerinin kullanılması sıklıkla fatura onay sürecini yavaşlatır çünkü kopyalar yapılması ve gözden geçirilmek üzere yönetimin uygun üyelerine iletilmesi gerekir. Evrak, kolayca erişilebilir olmadığında veya dijital bir biçimde mevcut olmadığı zaman, verileri analiz etmek ve en iyi ödeme anlaşmalarının elde edilmesini ve yükümlülüklerin karşılanmasını sağlamak bir meydan okumadır.Zaman ve erken ödeme indirim anlaşmaları, işletmeler gerektiğinde ödeme yapamıyorsa kaybolabilir, bu nedenle evrak ile ilgili sorunlar masraflı olabilir.
İyileştirmeler ve Optimizasyon
Borçların hesap bölümlerinin düzgün çalışmasıyla ilgili bir takım hususların aynı kök nedenlerden kaynaklanıyor olmasının yanı sıra, kuruluşların yapabileceği birkaç düzeltme de vardır; aynı zamanda endişeler. İşletmelerin borç hesap süreçlerini daha verimli hale getirebilecekleri en etkili yollardan üçü şunlardır:
- Evrak sayısallaştırmak için nesne karakter tanıma kullanın
- Tedarikçiler tarafından erişilebilen çevrimiçi portallardan yararlanma
- Yönetim iş akışları oluşturun
OCR
Birçok şirket, düzenli olarak evrakların dijital kopyalarını oluşturmak için tarayıcılardan faydalanırken, bu genellikle sadece bir bilgisayara kaydedilmiş bir belge görüntüsü yaratmayı gerektirir. Bu, bilginin elle bir veritabanına girilmesi gerektiği anlamına gelir; bu nedenle kayıtların kaybolması daha az sorun olsa da, hala zaman alıcıdır.
Nesne karakter tanıma (OCR), bir dokümanın taranmasını ve dokümandan veri alınmasını içerir. Bu veriler bir veritabanına veya elektronik tabloya otomatik olarak eklenebilir. OCR işlemi, manuel veri girişi hatalarının azaltılmasına yardımcı olur ve belge alındığında bilgi girilmesini sağlar. OCR, bir çalışan için belge tarama işlemi sırasında bir görüntü dosyası oluşturmak için yaklaşık aynı saati alır ve genellikle herhangi bir ek adım gerektirmez. Per Gartner'da, bir çalışanın doğrudan katılmak zorunda kalmadan faturalarını yüzde 80 veya daha fazlasını yayınlayabilen kuruluşlar var.
Tedarikçi Portalları
Faturaları ve verileri merkezileştirilmiş bir sisteme girme sürecini kolaylaştırmak, işletmelere, bir işletmenin ve tedarikçilerin siparişleri izlemelerine, faturalara bakmalarına ve ödemeleri ne zaman yapacaklarına dair çevrimiçi bir portaldan yararlanma imkânı tanırlar. yapıldı. Bu verileri bir organizasyondaki birçok kişiye açık hale getirmek, borçlar hesap departmanının doğru gözetim altında olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir ve faturaları onaylamak için gereken süreyi hızlandırabilir. Tedarikçilerin portala erişmelerine izin verilmesi, bu işletmelerin fatura göndermelerini ve ödemeleri takip etmelerini ve ayrıca alınan sarf malzemeleri veya faturalandırma konularıyla ilgili tüm hususların farkında olmalarını sağlar.
İş Akışları ve Süreçleri Oluşturun
Ancak, bir kuruluş, veri yönetimi çabalarını ele almaya karar verir; hesapları ve ödemeleri yönetmek için kurulmuş bir süreç olması önemlidir. Bu, işletmelere operasyonları çalıştığından emin olmalarını ve hantal oldukları veya hatalara veya gecikmelere neden olabilecek alternatifleri anlamalarını sağlar. Deloitte'ye göre, bu süreçler, bir fatura alırken borçlar departmanının ne yaptığını, verilerin nasıl girildiğini ve paylaşıldığını ve faturaların onaylanması için ne gibi işlemlerin yapıldığını ayrıntılı olarak açıklamalıdır. Farklı tedarikçi türlerini ödemenin en iyi yollarını belirlemek için kurallar da olmalıdır.
Birçok tedarikçi, 30 ya da 90 gün içinde ödeme indiriminde bulunsa da, bir kuruluşun nakit akışını engelleyecek olursa indirime değer olmayabilir. Hem şirketin hem de tedarikçilerin bir sözleşme veya sözleşmenin reçetelerini yerine getirdiğini doğrulamanın bir yolu olması da önemlidir. Bu sorunlarla başa çıkmak için iş akışları kurmak, kuruluşların doğru seçimleri yapmalarına yardımcı olabilir.
Tedarikçiler zamanında, yeterli miktarda veya uygun miktarda hisse senedi çıkarmadıklarında şirketler, bu konular çözülene dek fatura ödememek isteyebilir. Bir iş akışı, bu sorunlar olduğunda ne yapılması gerektiğini belirlemek için kritik olabilir. Buna ek olarak, tedarikçilere yapılan ödemelerin, indirimlerden kaçınmak veya geç ödemeler için ceza ödememek için zamanında yapılması gerekiyor. Her bir tedarikçi sözleşmesi, her şey değiştikçe belgelenmeli ve güncellenmelidir ve işlemler her bir hesabın uygun bir şekilde işlemesini sağlamalıdır.
İş akışları yaratmak aynı zamanda bir şirkete yardımcı olabilir:
Dış Kaynak Kullanımı
Kayıtların sayısallaştırılması, OCR'nin uygulanması ve tedarikçilerin erişebileceği bir portal kullanılması, küçük işletmeler için gerekli olan bir şey olmayabilir; ancak kuruluşlar, maliyet bir işletmenin onlardan faydalanmasını engeller. Elektronik sistemleri kurma ve bakımını yapma maliyeti birçok küçük ve orta ölçekli kuruluş için yasaklayıcı olabilir, ancak bunu şirket içinde yapmak çoğu zaman gerekli değildir. Kuruluşların bu görevleri dış kaynakta yapabildikleri çeşitli üçüncü taraf sağlayıcılar vardır. Kuruluşlar, bir şirketin tedarikçi sözleşmelerini analiz etmek için iş akışları oluşturmasına yardımcı olmak için bir OCR süreci kurmaya kadar her konuda dış kaynaklı yardım alabilir.
Kuruluşlar çeşitli BT sistemlerini kendi başlarına uygulamak için gereken maliyeti karşılayamayabilirken, üçüncü tarafların bunları ele geçirmesi genellikle çok hesaplıdır. İşletmeler, bu sistemleri, potansiyel tasarruflara ve nakit kurtarma değerine karşı geliştirmek için dış tarafları kullanmanın maliyetlerini karşılaştırmalıdır; ancak dış kaynak kullanımı, kuruluşların genellikle çok pahalı olan teknoloji ve sistemlerden faydalanmasını sağlar.
- Satınalma siparişlerinin her yeni sipariş için oluşturulduğundan emin olun
- Faturaların alınan ürünlerle eşleştiğini doğrulayın ve sözleşmeye dayalı anlaşmaları yerine getirin.
- Ödemelerin yapılmasını, zamanında yapılır ve çoğaltılamaz olmasını sağlamak için kayıtları kontrol edin
- Harçları azaltmak için EFT'ler veya kredi kartları gibi faturaları ödemek için en iyi yöntemi belirleyin
Borç Yerleşiminin Üç Faydası Borç yerleşim sektörünün dışında, borç yerleşiminin herhangi bir faydasını nadiren duyarsınız.
. Bununla birlikte, bazı tüketiciler için borç yerleşimi faydalıdır.
Iyi Borç ve Kötü Borç - Hangi Borç Ödeme Yaparım?
Iyi bir borç olduğunu biliyor muydunuz? İyi borç ve kötü borç arasında büyük bir fark var. Her biri ne kadar taşıyorsunuz?
ÜSt Alacak Hesaplarını Geliştirme Stratejileri
Küçük işletmedeki alacak hesap süreçlerini engelleri ortadan kaldırmak için en iyi stratejileri okumak ödemeler ve kredi yönetimi için.