ÜSt Alacak Hesaplarını Geliştirme Stratejileri

Etkili bir alacak yönetimi stratejisinin oluşturulması başarılı bir iş yürütmenin çok önemli bir parçasıdır. Buna rağmen, duruma metodik bir yaklaşım getirmekte başarısız olan KOBİ'leri rutin olarak ele alıyor ve bunun için daha kötüler. Hesap alacak işlemleri iyileştirmek ve optimize etmek, masaya pek çok avantaj getirir ve sadece AR'nin kendisine uygulanmaz. Akıcı ve verimli bir AR süreci de pazarlama, satış, müşteri hizmetleri ve genel operasyonları olumlu etkiliyor.

Yani onu geliştirmek için zaman ve gayret sarfetmek de buna değer.

Hesapları Alacak Hesaplarını En İyileştirme: Neden Önemlidir

Birçok işletme sahipleri gibi, alacak hesap süreçlerinizi proaktif bir şekilde optimize etmenin faydalarını göremeyebilirsiniz. Bununla birlikte, yukarıda belirtildiği gibi, bunu yapmanız işinizin birçok yönünü büyük ölçüde geliştirebilir. Mevcut sermayenin israfa uğramasını önleyerek likiditeyi artırır. Buna karşılık, bir işletme borçları azaltmak, maliyetleri düşürmek, büyümeyi artırmak ve çoğu durumda rekabette daha iyi performans gösterebilir.
Hesap alacak işlemleri optimize etmenin önemli bir parçası, süreci erken başlatma konusunda ısrarcı olmaktır. İşletmeler çok sıklıkla, alacak hesaplarını sonradan düşünerek satış yapmaya niyetli. Sürecin başlaması, müşteri ilişkisinin ilk aşamalarında ödeme koşulları gibi şeyleri tartışmak anlamına gelir. Sürecin başında elektronik ödemelerle yeni bir müşteri edinmek duruma proaktif bir yaklaşım getirmenin bir başka örneğidir.

Başka bir şey yapmadan önce, mümkün olan en erken süreçte firmanızın alacak hesaplarını ön planda tutmayı taahhüt ederim.

Tipik Ticari Alacaklar Tuzaklar

Ticari işletme sahipleri, genellikle tek başına yeterince iyi terk etmenin mükemmel bir şekilde para cezası olduğunu varsayarak, alacak hesaplarını arka yazıcıya ittiriyorlar. Bununla birlikte, kötü AR uygulamaları işletmeler için bir takım sorunlara neden olur.

Krediyi kalifiye olmayan müşterilere, vadesi geçmiş hesaplarla zamanında takip etmemeye kadar, yoksul AR uygulamaları, bir işletmeden zaman, para ve üretkenlik kazanıyor. Genellikle, bir şirkette çalışan neredeyse her yönüyle ilgili bir dalgalanma etkisi yaratırlar. Hepsinden en kötü yanı, sorunların çoğunun kolayca önlenebilir olmasıdır.
AR ile ilgili diğer yaygın sorunlar, nakit ödemelerin yanlış uygulanması ve tahsis edilmesi, faturaların ve faturaların doğruluğuna dikkat etmemesidir ve olası sorunları sıfıra indiren raporlar üretmede başarısız olmayı içerir. Bu ve diğer yanlış adımlardan herhangi biri çok başarılı ve karlı işletmeler için çok geniş kapsamlı sorunlara neden olabilir, bu nedenle bunları mümkün olan en erken zamanda düzeltmek için gereken adımların atılmasının ötesinde bir şeydir.

Geliştirilmiş Hesaplar İçin Bu Beş Etkinliği Alacak İşleme İşlemi Optimize Etme

Hesap alacak işlemleri en başından baştan aşağı korkutucu görünüyor. Bununla birlikte, duruma metodik bir yaklaşımla, oldukça hızlı ve etkileyici gelişmelere neden olacak değişiklikleri uygulayabilirsiniz. Size kolaylık sağlamak için, düzgün bir şekilde optimize edildiğinde, alacak hesap süreçinizin genel işlevini önemli ölçüde artıracak ve sonuçta işletmeniz için bir bütün olarak birçok heyecan verici fayda sağlayan beş etkinlik tespit ettik:

1. Doğru Müşteri Verilerini Koruyun - Müşteri hesaplarının ve bilgilerin doğruluğunun sağlanması için ana veri sürecinin merkezileştirilmesi, etkin alacak hesaplarının oluşturulması ve sürdürülmesinin önemli bir parçasıdır. Örneğin, hatalı adresler, faturaların yanlış yere gönderilmesine ve bunun sonucunda geç ödemelere neden olabilir. Müşteri hesapları, alışılmadık veya uygun olmayan ödeme koşulları, kredi limitleri, indirimler ve benzerleri gibi anormallikleri kontrol etmek için tutarlı bir şekilde denetlenmelidir. Müşteri verilerindeki değişiklikler doğru bir şekilde belgelenmeli ve yetkisiz kişilerin verilere erişebilmesi veya verileri düzenlemesine engel olmak için kontroller yapılmalıdır.
2. Açık, Kesin Kredi Onay Süreci Oluşturun - İşletmeler genelde satışları artırmak için zararlı kredi alışkanlıklarına girerler. Tabii ki, bu sonuçta bir şirket için felaket olabilecek bir kısır döngüye yol açar. Krediyi genişletmek çok iyi bir şey olabilir, ancak bunu yapmak için açık bir süreç oluşturulmalıdır. Kredi limitlerini ne zaman ve nasıl değerlendireceğini ve geçersiz kılabileceği, hesapların ne zaman bekletileceği ve başvuru sürecinin nasıl yürüdüğü konusunda açık talimatlar içermelidir. Koşulların değişmesi nedeniyle, kredi onay sürecinin düzenli gözden geçirmeleri yapılmalıdır.
3. Etkili Faturalandırma Süreci Oluşturun - Müşterilerin fatura ve faturalandırılmasının etkili olması için doğru ve akıcı olmalıdır. Fiyatlandırma, ölçüm birimleri ve benzeri hatalar ciddi hasar yaratabilir. Dahası, faturalar zamanında oluşturulmalı ve gönderilmelidir ve üretildikleri tarz tutarlı ve tanımlanmış olmalıdır. Faturalandırmayı ve faturalandırmayı iyileştirmenin bir yolu, olabildiğince çoğunu otomatik hale getirmektir; dolayısıyla burada teknolojiye güvenmekten korkmayın. Sorunlu hesapları belirlemek için istisna raporları kullanın. Mümkünse, bir kısmını müşteriye kaydırıp onlara özerklik hissi verecek bir müşteri portalı oluşturun.
4. Nakit Başvuru Sürecini Yaptırın - Ödemenin doğru bir şekilde yapılması gerekir. Doğru müşteriye ve uygun faturalara uygulanmalıdır. Aksi takdirde, anlaşmazlıklar veya sorunlar daha sonra ortaya çıkarsa, başlangıçtaki sorunu sıfırlamaya çalışmak çok zordur. Ödemeler ayrıca, herhangi bir anda, hangi hesapların mevcut ve vadesi geçmiş olduğunu bildiğinizden emin olmak için hızlı bir şekilde uygulanmalıdır. İşlemi optimize etmenin olası bir yolu, sadelik için sınırlı ödeme seçenekleri sunmaktır.Günlük girişlerini derhal ve kesme tarihlerinden çok önce postalayın. Mümkün olduğunca, gerçekte nereye gitmesi gerektiğini anlayıncaya kadar, nakit para cezası hesaplarına dumanı atmaktan kaçının.
5. Toplama İşlemini En İyileştirme - Ticari alacakların düzgün şekilde optimize edilmesi, ödemeyi zamanında ve etkili bir şekilde toplamayı kolaylaştırıyor. Örneğin ödemeler düzgün bir şekilde uygulandığında, hangi hesapların varsayılana girme riskiyle karşı karşıya olduğunu belirlemek kolaydır. Toplama çabaları tutarlı ve metodik olmalıdır. Ödeme planlarının müzakere edilmesi için açıkça tanımlanmış bir süreç, şirketin genel hedefleri ile uyumlu olmasını sağlamak için oluşturulmalıdır. Manuel giriş hatalarının riskini azaltmak için süreçler mümkün olduğunca otomatik hale getirilmelidir.

Hesapları Artıracak İşlemleri Onarmak İçin En İyi 8 Sekiz Uygulama

Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi (APQC), Açık Standartlar adlı bir dizi standart oluşturdu. Hesap alacak işlemleri için en iyi uygulamaların ana hatlarını çizerler ve AR işlemlerinizi düzeltmek için çalıştıklarında çok değerli olduklarını ispatlamalıdırlar. Size kolaylık sağlamak için APQC Açık Standartlarından en önemli sekizi özetledik:

1. Ödemeleri Almak İçin Engelleri Yok Etme - Örneğin, müşterilerinize hangi ödeme yöntemlerinin kendileri için en uygun olduğunu öğrenmek için anket uygulayın. Buradan, müşterilerin faturalarını zamanında ödemelerini kolaylaştırmak için farklı ödeme seçeneği seçenekleri sunmayı düşünün.
2. Kredi Yönetimi'ne öncelik verin - Sadece satışları takmayı devam ettirmek için krediyi aceleyle genişletmeyin. Bu strateji, uzun vadede geriye dönüşür ve zayıf kredi yönetimi süreçleri nedeniyle ortaya çıkabilecek birçok potansiyel problemin yalnızca bir örneğidir.
3. Hesapları Alacaklarını Düzenli Olarak Değerlendirin - Hesaplarınızın durumunu izlemek ve değerlendirmek için belirli bir zaman çizelgesi oluşturun. İdeal olarak, haftada en az bir kez yapılmalıdır. Hataları ne kadar çabuk bulursanız o kadar çabuk düzeltebilirsiniz - ve işiniz için büyük sorunlara yol açma ihtimaliniz azdır.
4. Ödeme Koşulları Kısaltmayı Düşün - Tüm müşterilerin net-30 ödeme koşullarına sahip olmalarını gerektiren bir kanun yoktur. Çoğu zaman, daha kısa ödeme koşulları kullanmak, ödemeyi yavaşlatan müşterilerin en azından biraz daha hızlı ödeme yapmalarını ister; bu nedenle düşünülmesi gereken değerli bir seçenektir.
5. Bir Faturalandırma Uyuşmazlık Çözüm Süreci Oluşturun - Faturalandırma anlaşmazlıklarını işleme koymak için özel bir süreç oluşturun. Bu sadece işlemi düzene sokmakla kalmaz, aynı zamanda genel müşteri memnuniyetini artıracaktır, çünkü ekibiniz bir anlaşmazlık olduğunda tam olarak ne yapacağınızı bilecektir.
6. Otomatikleştirin - Muhasebe alacaklarının mümkün olan en fazla işlemlerini otomatik hale getirmek için farklı yazılım türlerini ve diğer teknoloji türlerini araştırın. İnsan unsurunu elinizden çıkarmaktan çok, tüm süreç daha doğru ve güvenilir olacaktır. Pek çok program pahalıdır, ancak ROI daha az hata olduğundan ve birçok durumda çalışan verimliliğini de artırdığı için ROI önemlidir.
7. Proaktif Toplama Süreci Oluşturun - Koleksiyonları bir öncelik haline getirin ve açık, özlü bir koleksiyon stratejisi oluşturarak uygulayın. İdeal olarak, erken müdahele etmeyi hedefleyin. Bir hesap, geçmişe dönük sütununa girdiğinde, ekibinizin her yerinde olması ve yalnızca ne yapması gerektiğini bilmelidir.
8. Elektronik olarak fatura - Bunu yapmanın imkanına sahipseniz müşterilere elektronik olarak fatura göndermeye başlayın. Elektronik faturaları ve ödemeleri destekleyemeyen kimiler olsa da, çoğu şirket bu günlerde bundan etkileniyor. Göndermeniz gereken iş ve posta işlemleriniz ne kadar az kağıt denetimi, tüm süreç daha kolay ve daha doğru olur.

Gördüğünüz gibi, alacak hesaplarınızı iyileştirmek ve optimize etmek için sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz. Bir kerede bir alan seçmeyi seçebilir ya da önünüzde buharla dalabilir ve tümünü aynı anda yenileyebilirsiniz. Her iki durumda da, alacak hesaplarınızı optimize etmek için attığınız adımlar uzun vadede çok başarılı bir şekilde sonuçlanacaktır.